Kính gửi: Các đơn vị thuộc và trực thuộc Bộ

Căn cứ đề nghị phê duyệt kế hoạch mua sắm, sửa chữa tài sản và kế hoạch đấu thầu mua sắm, sửa chữa tài sản 6 tháng đầu năm 2011 của 14 đơn vị gửi về Bộ, có 9 đơn vị không đầy đủ hồ sơ, nội dung thuyết minh về sự cần thiết, số lượng, chủng loại tài sản mua sắm, đơn giá và phân chia gói thầu chưa đáp ứng yêu cầu, chưa đúng nguồn kinh phí được sử dụng dẫn đến công tác thẩm định, phê duyệt kéo dài do đơn vị phải bổ sung hồ sơ, hoàn thiện thuyết minh.

Để đảm bảo cơ sở pháp lý và đẩy nhanh tiến độ thẩm định, trình Lãnh đạo Bộ phê duyệt kế hoạch mua sắm, sửa chữa tài sản và kế hoạch đấu thầu, Bộ yêu cầu Thủ trưởng các đơn vị chỉ đạo các bộ phận chuyên môn lập kế hoạch mua sắm, sửa chữa tài sản lồng ghép với kế hoạch đấu thầu mua sắm, sửa chữa tài sản (Kế hoạch đấu thầu), khi trình Bộ phê duyệt kế hoạch đấu thầu phải thực hiện theo đúng hướng dẫn tại Công văn số 903/LĐTBXH-KHTC ngày 26/3/2010 của Bộ và các văn bản quy phạm pháp luật về chế độ, tiêu chuẩn, định mức sử dụng tài sản, quản lý sử dụng kinh phí và đấu thầu. Trong đó cần đảm bảo đầy đủ các nội dung sau:

1. Căn cứ lập kế hoạch đấu thầu: Đơn vị căn cứ vào chế độ, tiêu chuẩn, định mức sử dụng tài sản, dự toán các nguồn kinh phí được sử dụng để mua sắm, sửa chữa tài sản (Dự toán ngân sách nhà nước đã được Bộ giao, Quỹ phát triển hoạt động sự nghiệp hiện có, các nguồn vốn khác, trừ nguồn vốn đầu tư) và nhu cầu mua sắm, sửa chữa tài sản phục vụ các nhiệm vụ được giao và các văn bản khác có liên quan để lập kế hoạch đấu thầu mua sắm sửa chữa tài sản cả năm của đơn vị.

2. Hồ sơ trình Bộ gồm: Tờ trình và các phụ lục số 01, 02, 03 và 04 ban hành kèm theo Công văn số 903/LĐTBXH-KHTC ngày 26/3/2010 nêu trên và hồ sơ làm căn cứ xác định giá mua sắm, sửa chữa tài sản.

3. Thuyết minh rõ các nội dung sau:

- Nhu cầu về số lượng, chủng loại tài sản cần thiết phải mua sắm: Nêu rõ cơ sở xác định số lượng, chủng loại và sự cần thiết phải mua sắm, đồng thời phải phù hợp với chế độ, tiêu chuẩn định mức theo quy định hiện hành.

- Về đơn giá: Thuyết minh căn cứ xác định đơn giá tài sản cần mua sắm, sửa chữa để làm cơ sở xác định giá gói thầu (kèm theo hồ sơ các căn cứ xác định giá) và kinh phí dự phòng khoảng từ 3-5% để đảm bảo tính khả thi, chủ động của đơn vị khi triển khai thực hiện.

- Việc phân chia gói thầu: Việc phân chia dự án, kế hoạch mua sắm thành các gói thầu được thực hiện theo quy định tại Luật Đấu thầu và Nghị định số 85/2009/NĐ-CP ngày 15/10/2009 của Chính phủ hướng dẫn thi hành Luật Đấu thầu và lựa chọn nhà thầu xây dựng theo Luật Xây dựng: tránh tình trạng chia nhỏ gói thầu, bảo đảm quy mô gói thầu không quá nhỏ hoặc quá lớn làm hạn chế sự tham gia của các nhà thầu.

- Nguồn vốn: Đối với mỗi gói thầu phải nêu rõ nguồn vốn; việc sử dụng nguồn vốn mua sắm, sửa chữa tài sản phải đảm bảo trong phạm vi tổng nguồn vốn được sử dụng, đúng nội dung và định mức chi, đúng đối tượng và mục đích sử dụng theo quy định hiện hành.

4. Thời hạn trình duyệt kế hoạch đấu thầu: Để đảm bảo thời gian thẩm định, phê duyệt kế hoạch đấu thầu, tổ chức đấu thầu mua sắm, sửa chữa tài sản, khắc phục tình trạng tập trung vào cuối năm, đồng thời nâng cao hiệu quả sử dụng kinh phí, tài sản phục vụ công tác. Đề nghị Thủ trưởng đơn vị thực hiện lập kế hoạch đấu thầu mua sắm, sửa chữa tài sản năm gửi về Bộ trước ngày 30/6 hàng năm để thẩm định, phê duyệt. Trường hợp đặc biệt, ngoài kế hoạch dự kiến thì thời hạn gửi về Bộ trước tháng 10 hàng năm.

5. Để đảm bảo duy trì các hoạt động thường xuyên của đơn vị, tùy theo tình hình kinh phí và phát sinh thực tế, mỗi đơn vị được dự toán kinh phí mua sắm, sửa chữa tài sản dưới 100 triệu đồng/năm để xử lý những trường hợp mua sắm nhỏ lẻ, sửa chữa thường xuyên phục vụ những nhiệm vụ phát sinh đột xuất, cấp bách mà trong kế hoạch năm chưa lường hết. Khoản kinh phí này do Thủ trưởng đơn vị tự quyết định việc mua sắm, sửa chữa tài sản theo phân cấp thẩm quyền tại Quyết định số 859/QĐ-LĐTBXH ngày 01/7/2008 của Bộ trưởng Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội về việc ban hành Quy chế phân cấp về quản lý nhà nước đối với tài sản nhà nước tại cơ quan hành chính, đơn vị sự nghiệp thuộc Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội, Thông tư số 131/2007/TT-BTC ngày 05/11/2007 sửa đổi, bổ sung Thông tư số 63/2007/TT-BTC ngày 15/6/2007 của Bộ Tài chính hướng dẫn thực hiện đấu thầu mua sắm tài sản nhằm duy trì hoạt động thường xuyên của cơ quan nhà nước bằng vốn nhà nước và các văn bản hiện hành khác có liên quan (đơn vị không phải trình Bộ phê duyệt kế hoạch mua sắm và kế hoạch đấu thầu mà tự quyết định thực hiện theo hướng dẫn nêu trên).

Yêu cầu đơn vị thực hiện nghiêm các nội dung nêu trên. Trong quá trình triển khai nếu có vướng mắc, đơn vị phản ánh về Bộ (Vụ Kế hoạch – Tài chính) để hướng dẫn giải quyết./.