Công văn 228/GSQL-TH được ban hành bởi Cục Giám sát quản lý về Hải quan năm 2015 nhằm hướng dẫn và giải quyết các vướng mắc liên quan đến thủ tục công nhận đại lý làm thủ tục hải quan. Đây là văn bản hướng dẫn nghiệp vụ quan trọng giúp các doanh nghiệp nắm rõ quy trình, hồ sơ và điều kiện để được công nhận là đại lý hải quan hợp pháp theo quy định pháp luật.

- Điều kiện để doanh nghiệp được công nhận là đại lý làm thủ tục hải quan

Theo tinh thần hướng dẫn của văn bản, doanh nghiệp muốn được công nhận là đại lý làm thủ tục hải quan phải đáp ứng đầy đủ các điều kiện cơ bản sau:

• Doanh nghiệp phải được thành lập theo quy định của pháp luật và có ngành nghề kinh doanh dịch vụ giao nhận hàng hóa hoặc đại lý làm thủ tục hải quan ghi trong giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.
• Có nhân viên đại lý làm thủ tục hải quan đã được cấp Mã số nhân viên đại lý làm thủ tục hải quan theo quy định.
• Có hạ tầng công nghệ thông tin đáp ứng yêu cầu thực hiện khai hải quan điện tử và kết nối mạng với cơ quan hải quan.

- Thành phần hồ sơ đề nghị công nhận đại lý làm thủ tục hải quan

Doanh nghiệp chuẩn bị và nộp bộ hồ sơ gửi đến Tổng cục Hải quan bao gồm các tài liệu chủ chốt:

• Đơn đề nghị công nhận đủ điều kiện hoạt động đại lý làm thủ tục hải quan theo mẫu quy định.
• Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc Giấy chứng nhận đầu tư của doanh nghiệp.
• Danh sách nhân viên đại lý làm thủ tục hải quan kèm theo bản sao chứng chỉ nghiệp vụ khai hải quan của từng nhân viên.
• Hồ sơ chứng minh năng lực công nghệ thông tin đáp ứng yêu cầu kết nối truyền dữ liệu với cơ quan hải quan.

- Trình tự, thủ tục tiếp nhận và giải quyết hồ sơ

Quy trình xử lý hồ sơ công nhận đại lý hải quan được thực hiện chặt chẽ qua các bước:

• Doanh nghiệp nộp hồ sơ trực tiếp hoặc gửi qua đường bưu chính đến Tổng cục Hải quan (Cục Giám sát quản lý về Hải quan).
• Trong thời hạn quy định kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, Tổng cục Hải quan tiến hành kiểm tra, thẩm định thông tin và hồ sơ của doanh nghiệp.
• Trường hợp đáp ứng đầy đủ điều kiện, Tổng cục trưởng Tổng cục Hải quan ban hành Quyết định công nhận đại lý làm thủ tục hải quan và thực hiện công khai danh sách trên Cổng thông tin điện tử của ngành Hải quan.
• Trường hợp không đủ điều kiện, cơ quan hải quan phải có văn bản trả lời và nêu rõ lý do từ chối cho doanh nghiệp được biết.

- Trách nhiệm của đại lý sau khi được công nhận

Sau khi được công nhận, đại lý làm thủ tục hải quan phải tuân thủ nghiêm ngặt các nghĩa vụ pháp lý:

• Thực hiện đúng phạm vi ủy quyền của chủ hàng hóa xuất nhập khẩu trong hợp đồng dịch vụ đại lý.
• Yêu cầu nhân viên đại lý sử dụng đúng mã số được cấp khi thực hiện các thủ tục hải quan.
• Chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính chính xác của các chứng từ, thông tin khai báo hải quan.
• Định kỳ báo cáo tình hình hoạt động cho cơ quan hải quan quản lý trực tiếp theo quy định.