Công văn 2252/TCHQ-GSQL được ban hành bởi Tổng cục Hải quan nhằm hướng dẫn, giải đáp các vướng mắc phát sinh của các Cục Hải quan tỉnh, thành phố và cộng đồng doanh nghiệp liên quan đến yêu cầu ghi "ngày/tháng/năm" trên các bản sao thuộc hồ sơ hải quan khi thực hiện thủ tục thông quan hàng hóa xuất nhập khẩu.

Văn bản này áp dụng trực tiếp đối với các cơ quan hải quan, công chức hải quan thực hiện nhiệm vụ kiểm tra hồ sơ và các tổ chức, cá nhân, doanh nghiệp tham gia hoạt động xuất nhập khẩu có nghĩa vụ nộp, xuất trình chứng từ giấy dưới dạng bản sao trong bộ hồ sơ hải quan.

• Theo quy định tại Khoản 2 Điều 5 Thông tư số 38/2015/TT-BTC (đã được sửa đổi, bổ sung tại Khoản 3 Điều 1 Thông tư số 39/2018/TT-BTC của Bộ Tài chính), đối với các chứng từ trong hồ sơ hải quan là bản sao, người khai hải quan phải thực hiện xác nhận bằng chữ ký, đóng dấu (nếu có) và chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính chính xác, hợp pháp của các chứng từ này.
• Mục đích của việc xác nhận là nhằm gắn trách nhiệm pháp lý của doanh nghiệp đối với nội dung tài liệu nộp cho cơ quan hải quan, đảm bảo tính trung thực so với bản chính.

• Tổng cục Hải quan làm rõ rằng các quy định pháp luật về hải quan hiện hành không có điều khoản nào bắt buộc người khai hải quan phải ghi cụ thể "ngày/tháng/năm" thực hiện việc sao chụp hoặc xác nhận trên từng trang bản sao của hồ sơ hải quan.
• Yêu cầu cốt lõi và bắt buộc là người khai hải quan (người đại diện theo pháp luật hoặc người được ủy quyền hợp pháp) phải ký tên, đóng dấu xác nhận (nếu có) và ghi rõ chữ "bản sao" hoặc "sao y" để thể hiện cam kết chịu trách nhiệm.
• Việc thiếu thông tin "ngày/tháng/năm" sao y trên bản sao không phải là căn cứ pháp lý để cơ quan hải quan từ chối tiếp nhận hồ sơ, miễn là các yếu tố về chữ ký, con dấu và tính hợp pháp của chứng từ vẫn được đảm bảo đầy đủ theo đúng quy định.

• Đối với công chức hải quan: Phải thực hiện đúng hướng dẫn, không được tự ý đặt ra các yêu cầu rườm rà ngoài quy định của pháp luật, gây khó khăn, kéo dài thời gian thông quan hàng hóa của doanh nghiệp.
• Đối với doanh nghiệp: Phải đảm bảo tính thống nhất, chính xác tuyệt đối giữa bản sao nộp cho cơ quan hải quan và bản chính đang lưu giữ tại đơn vị. Mọi hành vi gian lận, giả mạo chứng từ sẽ bị xử lý nghiêm khắc theo quy định của pháp luật hành chính hoặc hình sự.

Công văn này có hiệu lực hướng dẫn áp dụng ngay từ thời điểm ban hành, giúp thống nhất quy trình thực hiện thủ tục hải quan trên phạm vi toàn quốc, tạo điều kiện thuận lợi cho hoạt động thương mại quốc tế và giảm thiểu các tranh chấp hành chính không đáng có giữa cơ quan hải quan và doanh nghiệp.