Giới thiệu về Công văn 2198/TCT-CS

Công văn 2198/TCT-CS do Tổng cục Thuế ban hành nhằm hướng dẫn các vướng mắc liên quan đến việc thay đổi tên trên hóa đơn khi thực hiện cổ phần hóa doanh nghiệp. Đây là văn bản hướng dẫn quan trọng giúp các doanh nghiệp chuyển đổi sở hữu từ doanh nghiệp nhà nước thành công ty cổ phần giải quyết các vấn đề về hóa đơn, chứng từ trong giai đoạn chuyển giao, đảm bảo quyền lợi khấu trừ thuế giá trị gia tăng (GTGT) và tính chi phí được trừ khi xác định thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN).

Nội dung hướng dẫn cốt lõi của Công văn 2198/TCT-CS

Văn bản tập trung giải quyết các nguyên tắc xử lý hóa đơn trong quá trình bàn giao và chuyển đổi mô hình hoạt động, cụ thể như sau:

• Nguyên tắc kế thừa quyền và nghĩa vụ pháp lý: Doanh nghiệp sau khi cổ phần hóa (công ty cổ phần mới) kế thừa toàn bộ quyền, lợi ích hợp pháp và nghĩa vụ của doanh nghiệp trước khi cổ phần hóa theo quy định của pháp luật. Do đó, các vấn đề về hóa đơn phát sinh trong giai đoạn chuyển đổi được xem xét dựa trên nguyên tắc liên tục và kế thừa này.
• Xử lý hóa đơn đầu vào mang tên doanh nghiệp cũ: Trong giai đoạn chuyển đổi, nếu doanh nghiệp đã được cấp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới (mô hình công ty cổ phần) nhưng vẫn phát sinh các hóa đơn mua vào mang tên, địa chỉ hoặc mã số thuế của doanh nghiệp cũ (do các hợp đồng ký trước đó chưa thanh lý hoặc nhà cung cấp chưa kịp cập nhật thông tin), các hóa đơn này vẫn được chấp nhận để khấu trừ thuế GTGT đầu vào và tính vào chi phí hợp lý khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN. Điều kiện áp dụng là các giao dịch này phải thực tế phát sinh, có đầy đủ chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt (đối với hóa đơn từ 20 triệu đồng trở lên) và có biên bản bàn giao hoặc văn bản chứng minh sự kế thừa giữa hai thực thể.
• Xử lý hóa đơn đầu ra tự in hoặc đặt in còn dư: Đối với các hóa đơn đã đặt in hoặc tự in mang tên doanh nghiệp cũ chưa sử dụng hết, nếu doanh nghiệp có nhu cầu tiếp tục sử dụng thì phải thực hiện đóng dấu tên mới, địa chỉ mới bên cạnh tiêu thức tên, địa chỉ cũ đã in sẵn trên hóa đơn. Đồng thời, doanh nghiệp phải gửi Thông báo điều chỉnh thông tin hóa đơn đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp trước khi tiếp tục sử dụng các hóa đơn này.
• Trách nhiệm của doanh nghiệp sau cổ phần hóa: Doanh nghiệp mới có trách nhiệm thông báo bằng văn bản cho các nhà cung cấp, đối tác về việc thay đổi thông tin doanh nghiệp (tên, địa chỉ, mã số thuế nếu có thay đổi) ngay sau khi nhận được Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp mới để hạn chế tối đa việc xuất sai thông tin trên hóa đơn trong các giao dịch tiếp theo.

Ý nghĩa và lưu ý áp dụng thực tế

Hướng dẫn tại Công văn 2198/TCT-CS tạo điều kiện thuận lợi cho các doanh nghiệp trong quá trình cổ phần hóa, tránh việc bị xuất toán chi phí hoặc không được khấu trừ thuế GTGT do các lỗi khách quan về thông tin hóa đơn trong giai đoạn chuyển giao. Tuy nhiên, doanh nghiệp cần lưu ý:

• Phải chủ động hoàn thiện các thủ tục thông báo điều chỉnh thông tin hóa đơn với cơ quan thuế đúng thời hạn quy định.
• Lập đầy đủ hồ sơ, biên bản bàn giao tài sản, công nợ giữa doanh nghiệp cũ và công ty cổ phần mới để làm căn cứ giải trình với cơ quan thuế khi có hoạt động thanh tra, kiểm tra.
• Nhanh chóng chuyển đổi thông tin hợp đồng với các nhà cung cấp dịch vụ thường xuyên (như điện, nước, viễn thông, thuê nhà) sang thông tin của doanh nghiệp mới để đảm bảo tính hợp pháp lâu dài của hóa đơn đầu vào.