Kính gửi: Các Ông (Bà) Thủ trưởng các đơn vị sử dụng lao động trên địa bàn thành phố Hà Nội.

Thực hiện Quyết định 528/QĐ-BHXH ngày 14/04/2015 của BHXH Việt Nam ban hành quy định về giao dịch hồ sơ điện tử (HSĐT) trong việc thực hiện thủ tục tham gia BHXH, BHYT, BHTN, cấp sổ BHXH, thẻ BHYT; Công văn 2981/UBND-VX ngày 6/5/2015 của UBND TP Hà Nội về việc triển khai thực hiện giao dịch điện tử về BHXH, BHYT. Để tiếp tục đẩy mạnh cải cách TTHC và ứng dụng CNTT ở cấp độ cao hơn nhằm phục vụ tốt hơn các đơn vị sử dụng lao động (SDLĐ) và người dân khi thực hiện các thủ tục hành chính về BHXH, BHYT; BHXH thành phố Hà Nội đề nghị các đơn vị SDLĐ thực hiện một số nội dung sau:

1. Thực hiện giao dịch HSĐT đối với những đơn vị SDLĐ có sử dụng chữ ký số để giao dịch hồ sơ với cơ quan BHXH.

Ngày 13/3/2015, BHXH thành phố Hà Nội đã ban hành Công văn số 428/BHXH-PT về việc hướng dẫn tạm thời giao dịch HSĐT kê khai BHXH, BHYT qua mạng internet. Quá trình triển khai giao dịch HSĐT bước đầu đem lại những lợi ích tích cực cho đơn vị SDLĐ và người lao động, giảm thiểu thời gian kê khai, đi lại chờ nộp hồ sơ với cơ quan BHXH. Để tiếp tục đẩy mạnh giao dịch HSĐT ở cấp độ cao hơn (đơn vị SDLĐ sử dụng chữ ký số để giao dịch hồ sơ với cơ quan BHXH), đề nghị các đơn vị SDLĐ phối hợp chặt chẽ với cơ quan BHXH, các nhà cung cấp dịch vụ I-VAN để triển khai giao dịch HSĐT, cụ thể:

- Các thủ tục thực hiện giao dịch HSĐT: trong giai đoạn hiện tại, BHXH thành phố Hà Nội lựa chọn 8 thủ tục để thực hiện giao dịch HSĐT, bao gồm:

a) Đăng ký tham gia đối với đơn vị tham gia lần đầu, đơn vị di chuyển từ địa bàn tỉnh, thành phố khác đến.

b) Báo tăng lao động.

c) Báo giảm lao động.

d) Thay đổi điều kiện đóng, căn cứ đóng, mức đóng.

e) Tạm dừng đóng vào quỹ Hưu trí, Tử tuất.

g) Cấp lại thẻ BHYT do bị mất, rách, hỏng (không thay đổi thông tin trên thẻ).

h) Cấp thẻ BHYT hàng năm.

i) Cấp thẻ BHYT cho đối tượng là học sinh, sinh viên.

Đối với các thủ tục còn lại, BHXH thành phố Hà Nội sẽ tiếp tục rà soát để thực hiện giao dịch HSĐT khi điều kiện cho phép.

- Quy trình giao dịch HSĐT thực hiện tại đơn vị SDLĐ theo Phụ lục ban hành kèm theo công văn này.

- Về phần mềm kê khai hồ sơ điện tử: các đơn vị SDLĐ lựa chọn một trong các đơn vị cung cấp dịch vụ I-VAN để được cung cấp, hỗ trợ, triển khai phần mềm kê khai hồ sơ giao dịch điện tử.

- Về sử dụng chữ ký số: các đơn vị đã có chữ ký số (đang sử dụng cho các loại hình giao dịch điện tử khác) thì vẫn được sử dụng để ký trên hồ sơ điện tử giao dịch với cơ quan BHXH. Đối với các đơn vị chưa có chữ ký số đề nghị sớm liên hệ với các nhà cung cấp chữ ký số để có chữ ký số sử dụng giao dịch hồ sơ điện tử với cơ quan BHXH.

2. Về việc thông báo kết quả đóng BHXH, BHYT, BHTN (mẫu C12-TS) trên Cổng TTĐT.

Đến thời điểm hiện nay việc thông báo kết quả đóng BHXH, BHYT, BHTN hàng tháng được in và gửi cho đơn vị SDLĐ (gửi trực tiếp hoặc thông qua dịch vụ bưu chính). Để thuận tiện khai thác và thông tin kịp thời đến các đơn vị SDLĐ, từ ngày 01/10/2015, ngoài việc in và gửi thông báo cho đơn vị SDLĐ, BHXH thành phố Hà Nội còn thực hiện việc ký số điện tử trên các mẫu C12-TS và đăng tải trên Cổng TTĐT của BHXH thành phố Hà Nội.

Kể từ ngày 01/01/2016, BHXH thành phố Hà Nội dừng in và gửi mẫu C12-TS đến các đơn vị, chỉ thực hiện việc ký số điện tử trên mẫu C12-TS và thông báo cho đơn vị qua Cổng TTĐT. Đề nghị các đơn vị SDLĐ liên hệ trực tiếp với BHXH huyện hoặc Phòng Thu (nơi đơn vị đang tham gia BHXH) để nhận thông tin về USED, PASSWORD và hướng dẫn truy cập vào Cổng TTĐT theo địa chỉ: http://www.baohiemxahoidientu.vn/c12 để nhận mẫu C12-TS.

3. Thông báo danh sách các nhà cung cấp dịch vụ I-VAN

BHXH thành phố Hà Nội thông báo danh sách 06 đơn vị đã ký Hợp đồng cung cấp dịch vụ I-VAN với BHXH Việt Nam, bao gồm:

a) Tổng Công ty Dịch vụ Viễn thông VNPT - Vinaphone.

Địa chỉ trên mạng internet: vinaphone.com.vn

Địa chỉ Email: hotrokhachhang@vdc.com.vn, cuongvm@vdc.com.vn

Số điện thoại đường dây nóng: 0904240268

Số điện thoại hỗ trợ: 18001260

b) Công ty CP TS24.

Địa chỉ trên mạng internet: ts24.com.vn

Địa chỉ Email: hanoi.ibhxh@gmail.com

Số điện thoại đường dây nóng: 19006154

Số điện thoại hỗ trợ: 1900636131

c) Công ty TNHH Phát triển công nghệ Thái Sơn.

Địa chỉ trên mạng internet: thaison.vn, ebh.vn

Địa chỉ Email: info@thaison.vn, giang@thaison.vn

Số điện thoại đường dây nóng: 0984857788

Số điện thoại hỗ trợ: 1900558872, 1900558873

d) Công ty cổ phần Công nghệ tin học EFY Việt Nam.

Địa chỉ trên mạng internet: baohiemxahoidientu.vn

Địa chỉ Email: ebhxh@efy.com.vn

Số điện thoại đường dây nóng: 0985485888

Số điện thoại hỗ trợ: 19006142

e) Công ty cổ phần BKAV.

Địa chỉ trên mạng internet: nopbaohiem.vn

Địa chỉ Email: ebhxh@bkav.com

Số điện thoại đường dây nóng: 1900545414

Số điện thoại hỗ trợ: 1900545414

g) Tổng công ty Viễn thông Viettel.

Địa chỉ trên mạng internet: kekhaibaohiem.vn

Địa chỉ Email: hotro@viettel-ca.vn

Số điện thoại đường dây nóng: 19008098

Số điện thoại hỗ trợ: 0466844150, 0462734212

Các đơn vị SDLĐ lựa chọn, liên hệ với một trong những đơn vị cung cấp dịch vụ I-VAN nêu trên để được tư vấn, hỗ trợ các dịch vụ gia tăng về giao dịch điện tử trong lĩnh vực bảo hiểm xã hội.

4. Thực hiện việc tiếp nhận hồ sơ, trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính qua dịch vụ bưu chính.

Đến thời điểm hiện nay một số đơn vị SDLĐ đã đăng ký việc nhận kết quả giải quyết thủ tục hành chính qua dịch vụ bưu chính với toàn bộ chi phí dịch vụ do cơ quan BHXH chi trả. Để tạo điều kiện thuận lợi nhất cho đơn vị SDLĐ trong công tác gửi hồ sơ và nhận kết quả giải quyết thủ tục hành chính qua dịch vụ bưu chính, đề nghị các đơn vị SDLĐ xem xét, đăng ký việc gửi hồ sơ và nhận kết quả giải quyết thủ tục hành chính qua dịch vụ bưu chính với cơ quan BHXH.

Trên đây là một số nội dung triển khai giao dịch hồ sơ điện tử và thực hiện một số thủ tục hành chính giữa cơ quan BHXH với các đơn vị SDLĐ. Đề nghị các đơn vị SDLĐ phối hợp với cơ quan BHXH, các đơn vị cung cấp dịch vụ I-VAN để triển khai thực hiện. Trong quá trình thực hiện, nếu phát sinh vướng mắc phản ánh kịp thời về BHXH thành phố Hà Nội để được hướng dẫn, giải quyết./.

PHỤ LỤC

(Kèm theo Công văn số 2118/BHXH-PT ngày 30/9/2015 của BHXH TP Hà Nội)

Quy trình thực hiện hồ sơ điện tử lĩnh vực thu BHXH, BHYT, cấp thẻ BHYT, sổ BHXH thực hiện tại đơn vị sử dụng lao động

I. QUY TRÌNH ĐĂNG KÝ GIAO DỊCH ĐIỆN TỬ

1. Sơ đồ tóm tắt

2. Điều kiện giao dịch

Ngoài các yêu cầu quy định tại Phụ lục 2 ban hành kèm theo Công văn số 428/BHXH-PT ngày 13/3/2015 của Bảo hiểm xã hội thành phố Hà Nội thì đơn vị phải có chữ ký số để giao dịch hồ sơ điện tử với cơ quan BHXH.

Đơn vị được sử dụng chữ ký số đã có để ký hồ sơ điện tử giao dịch với cơ quan BHXH.

3. Đăng ký sử dụng giao dịch điện tử

Thực hiện theo Phụ lục 2 ban hành kèm theo Công văn số 428/BHXH-PT ngày 13/3/2015 của Bảo hiểm xã hội thành phố Hà Nội.

II. QUY TRÌNH CHI TIẾT THỰC HIỆN CÁC NGHIỆP VỤ:

1. Quy trình thực hiện theo bảng chi tiết kèm theo.

2. Nguyên tắc lập tờ khai tham gia BHXH, BHYT (mẫu TK1-TS)

- Tờ khai tham gia BHXH, BHYT (mẫu TK1-TS) do người lao động kê khai và có chữ ký của người lao động lưu tại đơn vị sử dụng lao động.

- Tờ khai tham gia BHXH, BHYT (mẫu TK1-TS) đơn vị gửi cho cơ quan BHXH (file Word có chữ ký số của chủ sử dụng lao động).

3. Nguyên tắc trả thẻ, truy thu BHYT

a) Trường hợp có trả thẻ BHYT:

+ Trường hợp đơn vị có cam kết trả thẻ và trả thẻ BHYT đúng theo thông báo của cơ quan BHXH thì không truy thu BHYT.

VD1: Theo thông báo của cơ quan BHXH thì ngày 25/7/2015 đơn vị phải nộp danh sách cam kết trả thẻ và thẻ BHYT của ông Nguyễn Văn A. Ngày 25/7/2015 đơn vị đến cơ quan BHXH nộp danh sách cam kết và thẻ BHYT theo đúng thông báo. Như vậy trường hợp này không phải truy thu BHYT.

+ Trường hợp đơn vị trả thẻ BHYT sau ngày thông báo nộp thẻ của cơ quan BHXH thì căn cứ vào ngày trả thẻ cán bộ thu thực hiện truy thu BHYT của thời gian đơn vị trả muộn theo quy định.

VD2:

Ngày 28/7/2015 đơn vị báo giảm CDHĐ của ông Nguyễn Văn A. Theo thông báo của cơ quan BHXH thì ngày 05/8/2015 đơn vị phải nộp danh sách cam kết trả thẻ BHYT của ông Nguyễn Văn A. Ngày 06/8/2015 đơn vị đến cơ quan BHXH nộp danh sách cam kết và thẻ BHYT không theo đúng thông báo. Như vậy trường hợp này phải truy thu BHYT tháng 8/2015.

b) Trường hợp không trả thẻ BHYT.

- Trường hợp không trả thẻ BHYT thì thực hiện truy thu BHYT hết giá trị của thẻ.

- Trường hợp đơn vị cam kết nhưng không trả thẻ BHYT thì cán bộ thu thực hiện truy thu BHYT hết giá trị của thẻ (định kỳ bộ phận TNHS in danh sách những đơn vị không trả thẻ để bàn giao cho bộ phận Thu thực hiện truy thu BHYT theo quy định).

VD3: Theo thông báo của cơ quan BHXH thì ngày 25/7/2015 đơn vị phải nộp danh sách cam kết trả thẻ BHYT của ông Nguyễn Văn A. Tuy nhiên đơn vị không trả thẻ BHYT theo thông báo. Vậy cơ quan BHXH thực hiện truy thu BHYT hết giá trị của thẻ.

- Trường hợp nếu sau đó đơn vị trả thẻ BHYT, căn cứ vào ngày trả thẻ cán bộ thu thực hiện thoái thu (TU) thời gian đã truy thu còn lại của thẻ theo quy định.

VD4: Theo thông báo của cơ quan BHXH thì ngày 25/7/2015 đơn vị phải nộp danh sách cam kết trả thẻ BHYT của ông Nguyễn Văn A. Tuy nhiên đơn vị không trả thẻ BHYT theo thông báo. Vậy cơ quan BHXH thực hiện truy thu BHYT hết giá trị của thẻ.

Sau đó: ngày 01/10/2015 đơn vị làm thủ tục trả thẻ BHYT của ông Nguyễn Văn A và đã được cơ quan BHXH tiếp nhận. Trường hợp này cơ quan BHXH thực hiện thoái thu BHYT của ông A tháng 11 và 12 theo quy định.

4. Một số loại hồ sơ giấy phải nộp

- Trường hợp báo tăng lao động: nếu người lao động cung cấp cho đơn vị Giấy xác nhận thời gian tham gia BHTN (mẫu C15-TS) thì đơn vị phải nộp lại bản gốc cho cơ quan BHXH.

- Trường hợp báo giảm lao động và trả thẻ BHYT: đơn vị nộp bản cam kết trả thẻ BHYT và thẻ BHYT.

- Trường hợp đơn vị tạm dừng đóng vào quỹ Hưu trí, Tử tuất: đơn vị nộp bản sao Quyết định cho phép đơn vị được tạm dừng đóng vào quỹ Hưu trí, Tử tuất của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.

- Trường hợp cấp lại thẻ BHYT do rách, hỏng: nộp lại thẻ BHYT cũ.

Những loại hồ sơ giấy trên, đơn vị có thể nộp trực tiếp tại bộ phận TNHS của cơ quan BHXH hoặc nộp thông qua Bưu điện. Ngày được công nhận nộp hồ sơ căn cứ vào ngày đóng dấu của Bưu điện trên bì thư.

5. Thủ tục hồ sơ và trình tự thực hiện: có bảng kê chi tiết kèm theo./.

BẢNG KÊ CHI TIẾT VỀ THỦ TỤC HỒ SƠ VÀ TRÌNH TỰ THỰC HIỆN TẠI ĐƠN VỊ SỬ DỤNG LAO ĐỘNG