Tổng quan về Công văn 2106/TCT-CS về chính sách thuế

Công văn 2106/TCT-CS do Tổng cục Thuế ban hành là văn bản hướng dẫn quan trọng giải quyết các vướng mắc về chính sách thuế đối với các khoản chi phí phát sinh trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Đặc biệt, công văn tập trung làm rõ cách xác định nghĩa vụ thuế liên quan đến các khoản chi phí phúc lợi, chi phí chi trả thay cho người lao động nước ngoài (như chi phí cách ly, vé máy bay, xét nghiệm) dưới góc độ Thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN), Thuế thu nhập cá nhân (TNCN) và Thuế giá trị gia tăng (GTGT).

Chính sách Thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN)

Đối với các khoản chi phí phát sinh liên quan đến người lao động nước ngoài do doanh nghiệp chi trả, Tổng cục Thuế hướng dẫn các điều kiện để được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN như sau:

• Tính liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh: Các khoản chi như chi phí cách ly phòng dịch tại khách sạn, chi phí xét nghiệm, và vé máy bay cho chuyên gia nước ngoài phải phục vụ trực tiếp cho việc đưa nhân sự vào thực hiện hoạt động sản xuất, điều hành kinh doanh của doanh nghiệp.
• Yêu cầu về hồ sơ, chứng từ: Doanh nghiệp phải có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật. Đối với các hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ từng lần có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (giá đã bao gồm thuế GTGT), bắt buộc phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.
• Quy định trong quy chế nội bộ: Các khoản chi phí này phải được quy định cụ thể về điều kiện hưởng và mức hưởng trong một trong các văn bản sau của doanh nghiệp: Hợp đồng lao động; Thỏa ước lao động tập thể; Quy chế tài chính của Công ty, Tổng công ty, Tập đoàn; hoặc Quy chế thưởng do Chủ tịch Hội đồng quản trị, Tổng giám đốc, Giám đốc quy định theo quy chế tài chính của Công ty, Tổng công ty.

Chính sách Thuế thu nhập cá nhân (TNCN)

Nghĩa vụ thuế TNCN đối với các khoản chi phí do doanh nghiệp chi trả thay cho người lao động được phân định rõ ràng dựa trên tính chất của từng khoản chi:

• Khoản chi không tính vào thu nhập chịu thuế TNCN: Đối với chi phí cách ly tại khách sạn và chi phí xét nghiệm Covid-19 cho các chuyên gia nước ngoài khi nhập cảnh vào Việt Nam, nếu việc cách ly và xét nghiệm này là bắt buộc theo quy định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền nhằm phòng chống dịch bệnh, phục vụ cho việc an toàn sản xuất kinh doanh tại doanh nghiệp, thì khoản chi này không tính vào thu nhập chịu thuế TNCN của người lao động.
• Khoản chi phải tính vào thu nhập chịu thuế TNCN: Đối với các khoản chi phí như vé máy bay khứ hồi, chi phí đưa đón cá nhân từ sân bay về nơi cách ly và ngược lại, nếu các khoản này được xác định là lợi ích cá nhân do doanh nghiệp chi trả hộ và được ghi nhận cụ thể trong hợp đồng lao động, thì doanh nghiệp phải cộng các khoản này vào thu nhập chịu thuế TNCN từ tiền lương, tiền công của người lao động để thực hiện khấu trừ thuế theo biểu thuế lũy tiến từng phần hoặc thuế suất toàn phần đối với cá nhân không cư trú.

Chính sách Thuế giá trị gia tăng (GTGT)

Về việc kê khai và khấu trừ thuế GTGT đầu vào đối với các hóa đơn dịch vụ liên quan:

• Điều kiện khấu trừ: Thuế GTGT đầu vào của các khoản chi phí cách ly, xét nghiệm, vé máy bay phục vụ cho chuyên gia nước ngoài được khấu trừ toàn bộ nếu đáp ứng đầy đủ các điều kiện về hóa đơn GTGT hợp pháp, chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với giao dịch từ 20 triệu đồng trở lên.
• Mục đích sử dụng: Các dịch vụ mua ngoài này phải phục vụ cho hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng hóa, dịch vụ chịu thuế GTGT của doanh nghiệp.

Khuyến nghị thực thi dành cho doanh nghiệp

Để đảm bảo an toàn về mặt pháp lý và tối ưu hóa chi phí thuế, doanh nghiệp cần lưu ý thực hiện các nội dung sau:

• Rà soát hệ thống hợp đồng: Kiểm tra và bổ sung các điều khoản chi tiết trong hợp đồng lao động hoặc quy chế tài chính về việc doanh nghiệp chịu trách nhiệm chi trả các khoản chi phí phát sinh cho chuyên gia nước ngoài khi sang Việt Nam làm việc.
• Chuẩn bị đồng bộ hồ sơ minh chứng: Lưu trữ đầy đủ các văn bản phê duyệt tiếp nhận lao động của Ủy ban nhân dân cấp tỉnh, văn bản chỉ định cách ly của cơ quan y tế, danh sách người lao động được xét nghiệm, hóa đơn dịch vụ khách sạn, vé máy bay và chứng từ thanh toán qua ngân hàng tương ứng để xuất trình khi cơ quan thuế thực hiện thanh tra, kiểm tra.