Kính gửi: Các đơn vị sử dụng lao động trên địa bàn Thành phố.

Căn cứ công văn số 4027/BHXH-ST ngày 14/10/2016 của Bảo hiểm xã hội (BHXH) Việt Nam về việc hướng dẫn rà soát và bàn giao sổ BHXH cho người lao động; Công văn số 1976/BHXH-ST ngày 24/5/2017 của BHXH Việt Nam về việc chuyển phát nhận hồ sơ, trả sổ BHXH qua dịch vụ Bưu điện.

Trong quá trình thực hiện việc rà soát và bàn giao sổ BHXH cho người lao động đã phát sinh một số vướng mắc, để tạo điều kiện thuận lợi cho đơn vị sử dụng lao động (sau đây gọi tắt là đơn vị), người lao động và bàn giao sổ BHXH tận tay cho người lao động thông qua dịch vụ Bưu điện, BHXH thành phố Hồ Chí Minh hướng dẫn, như sau:

1. Sau khi đơn vị, người lao động rà soát, đối chiếu thông tin đóng BHXH, BHTN nộp sổ BHXH của người lao động đang tham gia (bao gồm sổ BHXH mẫu cũ, sổ BHXH mẫu mới có tờ rời kèm theo), kèm danh sách người lao động nộp sổ theo đợt phát sinh (đồng thời chuyển file dữ liệu cho cơ quan BHXH) theo phiếu giao nhận hồ sơ 626 cho cơ quan BHXH thông qua dịch vụ Bưu điện.

Lưu ý:

- Trường hợp thông tin đóng BHXH của người lao động trên Mẫu số 03 do cơ quan BHXH cung cấp chưa khớp đúng thì đơn vị lập hồ sơ điều chỉnh, bổ sung trước khi nộp hồ sơ rà soát sổ.

- Để thuận lợi cho cơ quan BHXH trong việc kiểm tra, rà soát sổ khi đơn vị chuyển sổ BHXH đề nghị sắp xếp, tách riêng từng loại: sổ BHXH mẫu cũ, sổ BHXH mẫu mới có tờ rời kèm theo (không gộp chung các loại sổ với nhau).

- Trường hợp người lao động đang tham gia chỉ có tờ bìa được cấp sổ BHXH tại đơn vị thì cơ quan BHXH sẽ chủ động cấp lại tờ bìa và tờ rời sổ đã được rà soát chuyển Bưu điện để trả sổ BHXH cho người lao động (đơn vị không cần nộp tờ bìa sổ BHXH theo phiếu giao nhận hồ sơ 626). Trường hợp nếu thiếu người lao động chưa được in sổ thì đơn vị lập danh sách đề nghị cấp bổ sung nộp theo phiếu giao nhận hồ sơ 626.

2. Trường hợp đang nộp hồ sơ rà soát sổ BHXH nếu có phát sinh người lao động nghỉ việc thì đơn vị lập phiếu giao nhận hồ sơ 627 nộp cho cơ quan BHXH để xác nhận quá trình đóng BHXH, BHTN của người lao động.

3. Cơ quan BHXH thực hiện rà soát, cập nhật dữ liệu để cấp lại sổ BHXH, in tờ rời quá trình đóng BHXH, BHTN đến tháng đơn vị đã đóng đủ tiền của năm trước, in Danh sách giao nhận sổ BHXH (Mẫu số 01) và Phiếu đối chiếu quá trình đóng BHXH (Mẫu số 03) đã hoàn chỉnh dữ liệu chuyển cho dịch vụ Bưu điện. Bưu điện đến trực tiếp tại đơn vị để trả sổ BHXH cho người lao động. Đồng thời hướng dẫn người lao động và đơn vị ký xác nhận, đóng dấu vào Mẫu số 01 và Mẫu số 03.

- Danh sách giao nhận sổ BHXH (Mẫu số 01) in họ tên theo thứ tự ABC để tiện cho Bưu điện trả sổ.

4. Đối với hồ sơ rà soát sổ BHXH (phiếu giao nhận hồ sơ 320) đơn vị nộp trước ngày 09/10/2017 nếu cơ quan BHXH đã rà soát và in cấp lại số theo các văn bản đã hướng dẫn trước đây thì đơn vị tự trả sổ BHXH cho người lao động.

- Đối với hồ sơ rà soát sổ BHXH được cơ quan BHXH thực hiện theo hướng dẫn tại Mục 3 của văn bản này thì Bưu điện phối hợp với đơn vị trả số BHXH cho người lao động.

5. Kể từ ngày 09/10/2017, Bưu điện Tp.Hồ Chí Minh, Bưu điện các quận, huyện sẽ đến các đơn vị trên địa bàn để nhận sổ BHXH chuyển giao cho cơ quan BHXH Tp.Hồ Chí Minh, BHXH các quận, huyện (gọi tắt là cơ quan BHXH), đồng thời thực hiện việc chuyển trả sổ BHXH đã được cơ quan BHXH hoàn thiện đến các đơn vị và phối hợp với đơn vị trả sổ BHXH cho người lao động. Trường hợp người lao động làm việc ở các tỉnh/thành phố khác thì đơn vị cung cấp địa chỉ nơi làm việc hoặc nơi người lao động cư trú để Bưu điện liên hệ với người lao động trả sổ.

Văn bản này có hiệu lực từ ngày ký, các văn bản hướng dẫn trước đây trái với văn bản này đều bị bãi bỏ./.