Công văn 2016/CTTPHCM-TTHT do Cục Thuế Thành phố Hồ Chí Minh ban hành năm 2021 là văn bản hướng dẫn quan trọng về chính sách thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN), đặc biệt liên quan đến việc xác định các khoản chi phí được trừ khi tính thuế TNDN đối với các khoản chi phí phát sinh trong bối cảnh dịch bệnh Covid-19, cụ thể là chi phí cách ly và đưa đón chuyên gia nước ngoài.

- Đối tượng áp dụng và bối cảnh ban hành

• Văn bản hướng dẫn trực tiếp cho các doanh nghiệp có sử dụng lao động là người nước ngoài (chuyên gia nước ngoài) nhập cảnh vào Việt Nam làm việc trong giai đoạn phòng chống dịch Covid-19.
• Giải quyết các vướng mắc thực tế của doanh nghiệp về việc hạch toán các khoản chi phí phát sinh bắt buộc theo quy định phòng dịch của Nhà nước nhằm hỗ trợ doanh nghiệp vượt qua khó khăn trong giai đoạn đại dịch.

- Điều kiện để chi phí cách ly và đưa đón chuyên gia được tính vào chi phí được trừ

Theo hướng dẫn tại Công văn, các khoản chi phí như tiền vé máy bay, chi phí cách ly tại khách sạn, chi phí xét nghiệm Covid-19 cho chuyên gia nước ngoài khi nhập cảnh vào Việt Nam được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN nếu đáp ứng đầy đủ các điều kiện sau:

• Quy định rõ trong hợp đồng lao động: Các khoản chi phí này phải được thỏa thuận và ghi rõ trong hợp đồng lao động ký kết giữa doanh nghiệp và chuyên gia nước ngoài, hoặc được quy định cụ thể trong quy chế tài chính, quy chế chi tiêu nội bộ của doanh nghiệp.
• Hóa đơn, chứng từ hợp pháp: Doanh nghiệp phải có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật đối với các khoản chi phí phát sinh (như hóa đơn tiền phòng khách sạn cách ly, hóa đơn vé máy bay, phiếu thu tiền xét nghiệm).
• Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt: Đối với các hóa đơn có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (đã bao gồm thuế GTGT), doanh nghiệp bắt buộc phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt theo đúng quy định của pháp luật về thuế.

- Bản chất của các khoản chi phí được chấp nhận

• Các khoản chi phí cách ly phòng dịch và đưa đón chuyên gia được xem là khoản chi phí trực tiếp liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp, do việc sử dụng nhân sự nước ngoài là cần thiết để duy trì và vận hành hoạt động của đơn vị.
• Việc chấp thuận các khoản chi này giúp doanh nghiệp giảm bớt gánh nặng tài chính trong giai đoạn dịch bệnh, đồng thời khuyến khích việc thu hút và giữ chân nguồn nhân lực chất lượng cao từ nước ngoài.

- Lưu ý quan trọng đối với doanh nghiệp khi thực hiện quyết toán thuế

• Doanh nghiệp cần rà soát kỹ lưỡng các điều khoản trong hợp đồng lao động với người lao động nước ngoài để đảm bảo có sự ràng buộc rõ ràng về nghĩa vụ chi trả các khoản phí cách ly, xét nghiệm và đi lại của doanh nghiệp.
• Trường hợp các khoản chi phí này do phía đối tác nước ngoài chi trả hoặc không có đầy đủ chứng từ chứng minh doanh nghiệp thực tế chi trả thì sẽ không được tính vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN.
• Cần phân biệt rõ giữa chi phí được trừ của doanh nghiệp (thuế TNDN) và thu nhập chịu thuế thu nhập cá nhân (TNCN) của người lao động đối với các khoản lợi ích nhận được này để thực hiện kê khai và nộp thuế đúng quy định của pháp luật hiện hành.