Tóm tắt Công văn 1962/TCHQ-TXNK năm 2018 về việc trả hồ sơ xác định trước mã số hàng hóa

Công văn 1962/TCHQ-TXNK do Tổng cục Hải quan ban hành là văn bản chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ quan trọng liên quan đến việc xử lý và trả lại các hồ sơ đề nghị xác định trước mã số hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu không đủ điều kiện pháp lý hoặc thiếu thông tin kỹ thuật theo quy định.

Các lý do cốt lõi dẫn đến việc trả hồ sơ xác định trước mã số:

• Hồ sơ không đầy đủ thành phần theo quy định: Doanh nghiệp nộp hồ sơ đề nghị nhưng thiếu các chứng từ, tài liệu bắt buộc được quy định tại Luật Hải quan và các văn bản hướng dẫn thi hành (như Nghị định số 08/2015/NĐ-CP và Thông tư số 38/2015/TT-BTC).
• Thiếu thông tin kỹ thuật chi tiết của sản phẩm: Tài liệu kèm theo hồ sơ không thể hiện rõ ràng về thành phần cấu tạo, công dụng, thông số kỹ thuật, quy trình sản xuất hoặc catalogue hình ảnh của hàng hóa. Điều này khiến cơ quan hải quan không có đủ cơ sở dữ liệu để thực hiện phân loại và áp mã số HS chính xác.
• Thông tin khai báo không nhất quán: Có sự mâu thuẫn, không đồng nhất về mô tả hàng hóa giữa đơn đề nghị xác định trước mã số với các tài liệu kỹ thuật hoặc chứng từ thương mại đi kèm.
• Không cung cấp mẫu hàng hóa khi có yêu cầu: Đối với các mặt hàng phức tạp cần phải phân tích, giám định trực quan hoặc kiểm nghiệm hóa lý, doanh nghiệp không cung cấp được mẫu thử hoặc mẫu cung cấp không đạt tiêu chuẩn kiểm định theo yêu cầu của cơ quan hải quan.

Hướng dẫn xử lý và trách nhiệm của các bên liên quan:

• Đối với cơ quan hải quan: Thực hiện rà soát kỹ lưỡng hồ sơ ngay khi tiếp nhận. Trường hợp hồ sơ không đủ điều kiện xử lý, phải kịp thời ban hành văn bản thông báo trả lại hồ sơ cho doanh nghiệp, trong đó phải nêu rõ lý do cụ thể và căn cứ pháp lý của việc từ chối tiếp nhận.
• Đối với doanh nghiệp xuất nhập khẩu: Cần nghiêm túc nghiên cứu các quy định về thủ tục xác định trước mã số. Khi bị trả hồ sơ, doanh nghiệp phải chủ động bổ sung, hoàn thiện các tài liệu kỹ thuật, bản dịch tiếng Việt hợp lệ (đối với tài liệu tiếng nước ngoài) và phối hợp chặt chẽ với cơ quan hải quan để làm rõ bản chất của hàng hóa trước khi nộp lại hồ sơ mới.

Văn bản này góp phần chuẩn hóa quy trình nghiệp vụ phân loại hàng hóa, nâng cao tính chính xác trong việc áp mã HS, đồng thời tăng cường tính minh bạch và trách nhiệm giải trình của doanh nghiệp trong hoạt động khai báo hải quan.