Tổng quan về Công văn 1954/TCT-CS năm 2016

Công văn 1954/TCT-CS do Tổng cục Thuế ban hành hướng dẫn về việc lưu trữ thông tin trên vé xổ số điện toán. Đây là văn bản nghiệp vụ quan trọng nhằm giải quyết các vướng mắc thực tế của doanh nghiệp kinh doanh xổ số điện toán (điển hình là Vietlott) trong việc bảo quản, lưu trữ chứng từ, dữ liệu bán vé nhằm phục vụ công tác quản lý thuế, thanh tra và kiểm tra tài chính.

- Bản chất pháp lý và đặc điểm của vé xổ số điện toán

• Vé xổ số điện toán vừa là chứng thư chứng nhận quyền tham gia dự thưởng của khách hàng, vừa đóng vai trò là chứng từ kế toán phản ánh doanh thu bán hàng của doanh nghiệp phát hành.
• Đặc thù của vé xổ số điện toán là được in trực tiếp từ thiết bị đầu cuối tại các đại lý bán vé bằng giấy nhiệt. Do đặc tính vật lý của chất liệu giấy nhiệt, thông tin in trên vé rất dễ bị phai mờ, bay màu theo thời gian và không thể bảo quản lâu dài theo phương thức lưu trữ vật lý thông thường.

- Phương thức lưu trữ thông tin vé xổ số điện toán theo hướng dẫn của Tổng cục Thuế

• Để khắc phục nhược điểm của giấy in nhiệt và bảo đảm tuân thủ Luật Kế toán, Tổng cục Thuế hướng dẫn giải pháp lưu trữ thông tin vé xổ số điện toán dưới dạng dữ liệu điện tử.
• Hệ thống công nghệ thông tin của doanh nghiệp phát hành xổ số điện toán phải có khả năng ghi nhận, truyền nhận và lưu trữ toàn bộ dữ liệu giao dịch bán vé một cách trung thực, chính xác và an toàn tuyệt đối.
• Dữ liệu điện tử được lưu trữ phải bao gồm đầy đủ các thông tin cốt lõi như: mã số vé, kỳ quay số mở thưởng, các trị số/con số khách hàng lựa chọn, thời gian phát hành, mã số thiết bị đầu cuối, doanh thu bán vé và các thông tin định danh giao dịch khác.

- Yêu cầu kỹ thuật và an toàn thông tin đối với hệ thống lưu trữ

• Doanh nghiệp có trách nhiệm xây dựng hệ thống sao lưu dữ liệu (backup) định kỳ, bảo đảm không bị mất mát, sai lệch dữ liệu trong mọi tình huống thiên tai, sự cố kỹ thuật hoặc có sự can thiệp trái phép từ bên ngoài.
• Hệ thống lưu trữ dữ liệu điện tử phải đáp ứng các tiêu chuẩn nghiêm ngặt về an toàn thông tin, có phân quyền truy cập chặt chẽ và ghi vết (log) toàn bộ các tác động, thay đổi vào hệ thống dữ liệu.
• Thời gian lưu trữ dữ liệu điện tử đối với thông tin vé xổ số điện toán phải tuân thủ thời hạn lưu trữ chứng từ kế toán theo quy định của pháp luật về kế toán (thông thường là 10 năm đối với tài liệu dùng cho kế toán, thống kê).

- Trách nhiệm của doanh nghiệp đối với cơ quan Thuế

• Doanh nghiệp phải chịu hoàn toàn trách nhiệm trước pháp luật về tính chính xác, trung thực và toàn vẹn của dữ liệu điện tử đã lưu trữ trong hệ thống.
• Khi cơ quan Thuế hoặc các cơ quan chức năng có thẩm quyền thực hiện công tác thanh tra, kiểm tra, quyết toán thuế, doanh nghiệp có nghĩa vụ cung cấp đầy đủ, kịp thời dữ liệu điện tử, công cụ tra cứu và kết xuất dữ liệu theo yêu cầu.
• Các thông tin kết xuất từ hệ thống dữ liệu điện tử được lưu trữ hợp pháp có giá trị pháp lý tương đương chứng từ giấy để làm căn cứ xác định nghĩa vụ thuế và các nghĩa vụ tài chính liên quan.