Công văn 195/LĐTBXH-LĐTL do Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội ban hành nhằm hướng dẫn thực hiện chế độ ăn giữa ca đối với người lao động làm việc trong các công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên do Nhà nước làm chủ sở hữu. Đây là văn bản hướng dẫn quan trọng giúp các doanh nghiệp nhà nước xác định rõ đối tượng, mức chi, phương thức tổ chức và cách thức hạch toán chi phí ăn giữa ca một cách hợp lệ, đúng quy định pháp luật.

- Đối tượng áp dụng và phạm vi điều chỉnh

• Áp dụng đối với người lao động làm việc theo chế độ hợp đồng lao động trong các công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên do Nhà nước sở hữu 100% vốn điều lệ.
• Các thành viên Hội đồng thành viên, Kiểm soát viên, Tổng giám đốc, Giám đốc, Phó Tổng giám đốc, Phó Giám đốc, Kế toán trưởng cũng thuộc đối tượng được xem xét áp dụng chế độ này theo các quy định quản lý lao động và tiền lương tương ứng.

- Nguyên tắc xác định mức chi và phương thức tổ chức ăn giữa ca

• Căn cứ hiệu quả sản xuất kinh doanh: Việc quyết định mức chi tiền ăn giữa ca cho người lao động phải phù hợp với kết quả hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp và không được vượt quá mức quy định tối đa do Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội phối hợp với Bộ Tài chính hướng dẫn trong từng thời kỳ.
• Hình thức thực hiện linh hoạt: Doanh nghiệp có thể lựa chọn các hình thức tổ chức ăn giữa ca phù hợp như tự tổ chức bếp ăn (tự nấu), thuê dịch vụ cung cấp suất ăn công nghiệp, phát phiếu ăn hoặc chi trả trực tiếp bằng tiền mặt cho người lao động. Nhà nước khuyến khích các doanh nghiệp tự tổ chức bữa ăn trực tiếp để đảm bảo chất lượng dinh dưỡng và an toàn vệ sinh thực phẩm.
• Tính toán theo ngày làm việc thực tế: Chế độ ăn giữa ca chỉ được áp dụng cho những ngày người lao động thực tế có mặt làm việc tại doanh nghiệp. Đối với những ngày nghỉ chế độ (như nghỉ ốm đau, thai sản, tai nạn lao động, nghỉ phép năm, nghỉ việc riêng có hưởng lương hoặc không hưởng lương), người lao động sẽ không được hưởng khoản hỗ trợ ăn giữa ca này.

- Thẩm quyền quyết định và thủ tục thực hiện tại doanh nghiệp

• Thẩm quyền phê duyệt: Hội đồng thành viên hoặc Chủ tịch công ty là người có thẩm quyền quyết định mức chi cụ thể cho chế độ ăn giữa ca, sau khi đã thảo luận và có ý kiến thống nhất bằng văn bản của Ban chấp hành Công đoàn cơ sở tại doanh nghiệp.
• Thể chế hóa vào quy chế nội bộ: Mức chi và phương thức tổ chức ăn giữa ca phải được ghi nhận rõ ràng trong Thỏa ước lao động tập thể, Quy chế tài chính hoặc Quy chế chi tiêu nội bộ của công ty. Đây là cơ sở pháp lý để doanh nghiệp thực hiện, đồng thời là căn cứ để các cơ quan chức năng tiến hành thanh tra, kiểm tra và giám sát.

- Quy định về hạch toán chi phí và nghĩa vụ thuế liên quan

• Hạch toán chi phí doanh nghiệp: Các khoản chi phí thực tế cho việc tổ chức ăn giữa ca hoặc chi tiền ăn giữa ca cho người lao động được tính vào chi phí quản lý hoặc chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ của doanh nghiệp, đảm bảo tuân thủ đúng các quy định của Luật Thuế thu nhập doanh nghiệp.
• Chính sách Thuế thu nhập cá nhân (TNCN): Khoản tiền ăn giữa ca chi cho người lao động nằm trong giới hạn định mức quy định của Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội sẽ được miễn thuế thu nhập cá nhân. Trong trường hợp doanh nghiệp chi vượt quá mức quy định tối đa, phần chi vượt mức đó phải được cộng vào thu nhập chịu thuế TNCN của người lao động để tính thuế theo quy định hiện hành.