Công văn 19464/CT-TTHT do Cục Thuế thành phố Hà Nội ban hành năm 2017 là văn bản hướng dẫn nghiệp vụ quan trọng liên quan đến chính sách thuế và quy định xuất hóa đơn đối với các tổ chức, doanh nghiệp. Văn bản tập trung làm rõ các nguyên tắc xác định thời điểm lập hóa đơn đối với hoạt động bán hàng hóa và cung ứng dịch vụ, giúp người nộp thuế thực hiện đúng nghĩa vụ và hạn chế tối đa các rủi ro pháp lý về thuế.

Căn cứ theo các quy định pháp luật về thuế và quản lý hóa đơn, Cục Thuế thành phố Hà Nội hướng dẫn chi tiết về thời điểm xuất hóa đơn cho từng trường hợp cụ thể như sau:

• Đối với hoạt động bán hàng hóa: Thời điểm lập hóa đơn là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.
• Đối với hoạt động cung ứng dịch vụ: Thời điểm lập hóa đơn là ngày hoàn thành việc cung ứng dịch vụ, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền. Trường hợp tổ chức cung ứng dịch vụ thực hiện thu tiền trước hoặc trong khi cung ứng dịch vụ thì ngày lập hóa đơn là ngày thu tiền.
• Đối với hoạt động xây dựng, lắp đặt: Thời điểm lập hóa đơn là thời điểm nghiệm thu, bàn giao công trình, hạng mục công trình, khối lượng xây dựng, lắp đặt hoàn thành, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.

Doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý các chế tài và ảnh hưởng đối với hành vi lập hóa đơn không đúng thời điểm quy định:

• Xử phạt vi phạm hành chính: Hành vi lập hóa đơn sai thời điểm sẽ bị xử phạt vi phạm hành chính về hóa đơn theo các mức phạt quy định tại các văn bản pháp luật về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực thuế và hóa đơn.
• Ảnh hưởng đến việc khấu trừ thuế GTGT đầu vào: Việc sử dụng hóa đơn lập sai thời điểm có thể ảnh hưởng trực tiếp đến quyền lợi khấu trừ thuế giá trị gia tăng đầu vào của bên mua. Cơ quan thuế sẽ kiểm tra chặt chẽ tính hợp lệ của thời điểm xuất hóa đơn so với thời điểm bàn giao hàng hóa, dịch vụ thực tế.
• Tính vào chi phí được trừ khi xác định thuế TNDN: Để được ghi nhận là chi phí được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp, các hóa đơn lập sai thời điểm phải đi kèm với hồ sơ, chứng từ chứng minh giao dịch mua bán là có thật, hợp pháp và phục vụ trực tiếp cho hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.

Để đảm bảo tuân thủ đúng quy định và tối ưu hóa quy trình quản lý tài chính - kế toán, doanh nghiệp cần thực hiện:

• Chủ động rà soát các hợp đồng kinh tế, biên bản bàn giao, nghiệm thu để xác định chính xác thời điểm phát sinh nghĩa vụ xuất hóa đơn.
• Đối với các khoản tạm ứng dịch vụ hoặc thu tiền trước theo tiến độ, bộ phận kế toán cần thực hiện xuất hóa đơn ngay tại ngày nhận tiền theo đúng hướng dẫn của cơ quan thuế.
• Thường xuyên cập nhật các văn bản hướng dẫn mới từ cơ quan thuế để kịp thời điều chỉnh quy trình phát hành hóa đơn tại đơn vị.