Sở Ngoại vụ đã có Công văn số 186/SNgV-LS ngày 04/4/2006 hướng dẫn các cơ quan, đơn vị, địa phương và các doanh nghiệp trong tỉnh về việc lập hồ sơ đề nghị cấp phép cán bộ đi công tác, đi việc riêng nước ngoài. Tuy nhiên, trong thời gian qua, vẫn còn nhiều hồ sơ thực hiện chưa đúng trình tự quy định, hồ sơ không hợp lệ, gây không ít khó khăn trong việc tham mưu, đề xuất giải quyết.

Để phù hợp hơn với tình hình mới và cụ thể hóa các Quy định số 17-QĐ/TW ngày 10/12/1996 của Ban chấp hành trung ương Đảng về nhiệm vụ của đảng viên khi đi nước ngoài; Nghị định số 136/2007/NĐ-CP ngày 17/8/2007 của Chính phủ về xuất nhập cảnh của công dân Việt Nam; Quyết định số 135-QĐ/TU ngày 14/6/2006 của Tỉnh ủy Quảng Nam về việc ban hành Quy chế quản lý công tác đối ngoại của tỉnh; Quyết định số 459/QĐ-UBND ngày 01/02/2008 của Ủy ban nhân dân tỉnh Quảng Nam về việc trình trực tiếp các hồ sơ thuộc thẩm quyền giải quyết của UBND tỉnh và các văn bản liên quan, Sở Ngoại vụ hướng dẫn việc lập hồ sơ và gửi đề nghị cho phép cán bộ đi công tác và đi việc riêng tại nước ngoài như sau:

A. ĐI CÔNG TÁC NƯỚC NGOÀI

Đi công tác nước ngoài là đi thực hiện nhiệm vụ chính thức do cơ quan cử đi bao gồm: đi dự hội nghị, hội thảo; xúc tiến đầu tư, thương mại, du lịch, giao lưu, hợp tác quốc tế, ký kết hợp đồng kinh tế, đi tham quan, nghiên cứu, học tập kinh nghiệm; đi đào tạo ngắn hạn, dài hạn ở nước ngoài…(được hiểu bên ngoài Việt Nam, bao gồm các quốc gia và vùng lãnh thổ).

I. Đi công tác nước ngoài không sử dụng ngân sách nhà nước:

1. Hồ sơ đề nghị gồm có:

- Tờ trình về việc cử cán bộ đi nước ngoài của đơn vị chủ quản. Nội dung Tờ trình cần nêu rõ: họ và tên cán bộ được cử đi, ngày tháng năm sinh, mã ngạch, chức vụ công tác, cấp bậc (đối với lực lượng vũ trang), nhiệm kỳ (đối với các chức danh do dân cử), Đảng viên (nếu có); mục đích chuyến đi, thời gian đi, nước đến, kinh phí, tên và địa chỉ đối tác mời.

- Thư mời (bắt buộc, bản photocopy), kèm theo bản dịch sang tiếng Việt có chứng thực của các cơ quan dịch thuật (đối với các thư mời bằng tiếng nước ngoài).

2. Trình tự gửi hồ sơ:

2.1. Đối với các chức danh là Tỉnh ủy viên, Thường vụ Tỉnh ủy: Hồ sơ gửi trực tiếp xin ý kiến Ban Thường vụ Tỉnh ủy, sau khi Ban Thường vụ Tỉnh ủy có ý kiến đồng ý thì gửi hồ sơ cho Sở Ngoại vụ để Sở tham mưu Quyết định trình Ủy ban nhân dân tỉnh. (Riêng các đồng chí là Bí thư Tỉnh ủy, Trưởng đoàn Đại biểu Quốc hội tỉnh, Chủ tịch Hội đồng Nhân dân tỉnh, Chủ tịch UBND tỉnh phải có ý kiến bằng văn bản của Ban Bí thư Trung ương, Ủy ban Thường vụ Quốc hội, Thủ tướng Chính phủ).

2.2. Đối với các chức danh khác hiện đang công tác tại các cơ quan Đảng, đoàn thể chính trị, Mặt trận tỉnh, các Huyện, Thị ủy và Đảng ủy trực thuộc (trừ các chức danh quy định tại điểm 2.1): Hồ sơ gửi trực tiếp xin ý kiến Ban Tổ chức Tỉnh ủy, sau khi Ban Tổ chức Tỉnh ủy có ý kiến đồng ý thì gửi hồ sơ cho Sở Ngoại vụ để Sở tham mưu Quyết định trình Ủy ban nhân dân tỉnh.

2.3. Các trường hợp còn lại: Hồ sơ gửi trực tiếp cho Sở Ngoại vụ để Sở Ngoại vụ xem xét, tham mưu trình Ủy ban nhân dân tỉnh quyết định.

(Hiện nay Sở Ngoại vụ đang tham khảo một số địa phương khác để đề xuất Ủy ban nhân dân tỉnh ủy quyền Giám đốc Sở Ngoại vụ quyết định đối với những trường hợp này)

II. Đi công tác nước ngoài có sử dụng ngân sách nhà nước:

1. Hồ sơ đề nghị bao gồm:

- Tờ trình và Thư mời (nếu có) như Mục 1, Khoản I nêu trên;

- Văn bản đồng ý của Ủy ban nhân dân tỉnh đối với các trường hợp đề nghị Ủy ban nhân dân tỉnh cấp bổ sung kinh phí riêng cho chuyến công tác hoặc văn bản đồng ý của Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị, địa phương được giao quản lý kinh phí đã phân bổ theo kế hoạch đối với các trường hợp sử dụng kinh phí của cơ quan, đơn vị, địa phương chi phục vụ chuyến công tác.

(Trong trường hợp các Đoàn đi nước ngoài do các cơ quan, đơn vị, địa phương tự tổ chức thì hồ sơ không có Giấy mời của phía đối tác.)

2. Trình tự gửi hồ sơ:

- Bước 1: Gửi Công văn đề nghị Ủy ban nhân dân tỉnh phê duyệt nguồn kinh phí đối với các trường hợp xin bổ sung kinh phí cấp riêng cho chuyến công tác.

- Bước 2: Sau khi UBND tỉnh thống nhất duyệt nguồn kinh phí, gửi hồ sơ đề nghị cử đi nước ngoài theo trình tự tại Mục 2, Khoản I.

Các hồ sơ trên được lập thành hai (02) bộ và trình cho Ủy ban nhân dân tỉnh (thông qua Sở Ngoại vụ) ít nhất 07 ngày trước ngày dự kiến xuất cảnh.

B. ĐI NƯỚC NGOÀI VÌ VIỆC RIÊNG:

(Đi nước ngoài vì việc riêng là đi du lịch, thăm thân nhân, chữa bệnh,… không thuộc trường hợp đi công tác nói trên)

1. Hồ sơ bao gồm:

- Đơn xin phép đi nước ngoài. Nội dung đơn cần nêu rõ lý do đi nước ngoài, nước đến, thời gian ở nước ngoài, cơ quan, đơn vị hay cá nhân nào tổ chức chuyến đi, kinh phí (do cá nhân tự lo hay đơn vị, cá nhân nào tài trợ).

- Văn bản đồng ý của cơ quan, đơn vị nơi cán bộ đang công tác.

- Văn bản đồng ý của cơ quan chủ quản cấp trên (nếu có).

2. Trình tự gửi hồ sơ: như Mục 2, Khoản I, Phần A.

Các hồ sơ trên được lập thành hai (02) bộ và trình cho Ủy ban nhân dân tỉnh (thông qua Sở Ngoại vụ) ít nhất 07 ngày trước ngày dự kiến xuất cảnh.

C. THỰC HIỆN CHẾ ĐỘ BÁO CÁO

Chậm nhất 10 ngày sau khi kết thúc chuyến đi nước ngoài, các cá nhân/đoàn công tác thực hiện chế độ báo cáo như sau:

1. Đối với cá nhân: Trực tiếp viết báo cáo.

2. Đối với Đoàn công tác: Trưởng đoàn trực tiếp hoặc phân công cán bộ trong đoàn viết báo cáo để Trưởng đoàn ký.

3. Hình thức báo cáo: mẫu đính kèm.

D. HỘ CHIẾU

I. Hộ chiếu Ngoại giao:

1. Đối tượng được cấp:

- Các đồng chí là Đại biểu Quốc hội, Bí thư, Phó Bí thư Tỉnh ủy, Chủ tịch, Phó Chủ tịch Hội đồng nhân dân tỉnh, Chủ tịch, Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh, người mang quân hàm từ Thiếu tướng trở lên thuộc lực lượng vũ trang và vợ (hoặc chồng) của các đồng chí này cùng tham gia chính thức chuyến công tác.

2. Nơi cấp: Cục Lãnh sự hoặc Sở Ngoại vụ thành phố Hồ Chí Minh trực thuộc Bộ Ngoại giao.

3. Thủ tục:

- 01 tờ khai đề nghị cấp hộ chiếu (theo mẫu của Bộ Ngoại giao), có dán ảnh, đóng dấu giáp lai vào 1/4 ảnh và xác nhận của cơ quan trực tiếp quản lý ở phía dưới.

- 02 ảnh nền trắng, cỡ 4 x 6cm, mắt nhìn thẳng, đầu để trần, không đeo kính màu, chụp chưa quá 01 năm.

- Quyết định của UBND tỉnh cử đi công tác nước ngoài. Quyết định nộp phải là bản chữ ký tươi, nếu có từ 02 trang trở lên thì phải có dấu giáp lai giữa các trang, nếu in giấy 2 mặt thì mặt trước phải có dấu treo; Nếu có sửa đổi, bổ sung trong văn bản thì phải đóng dấu lên các sửa đổi, bổ sung đó.

- Văn bản đồng ý cho phép đi nước ngoài của lãnh đạo cơ quan trực tiếp quản lý cán bộ, bản dấu đỏ.

- Bản photo Giấy chứng minh nhân dân (thời hạn trong vòng 15 năm trở lại)

- Thư mời (bản sao).

- Hộ chiếu ngoại giao đã hết hạn (nếu có).

* Trong trường hợp cán bộ đã được Cục Lãnh sự hoặc Sở Ngoại vụ thành phố Hồ Chí Minh trực thuộc Bộ Ngoại giao cấp hộ chiếu nhưng đánh mất vì bất cứ lý do nào thì cơ quan, đơn vị quản lý cán bộ phải có văn bản thông báo ngay cho Cơ quan cấp hộ chiếu (nếu đang ở trong nước) và Sở Ngoại vụ Quảng Nam hoặc cho Cơ quan đại diện ngoại giao Việt Nam gần nhất (nếu đang đi công tác nước ngoài).

II. Hộ chiếu Công vụ:

1. Đối tượng được cấp: Hộ chiếu công vụ được cấp cho công dân Việt Nam thuộc diện sau đây, được cơ quan có thẩm quyền cử ra nước ngoài thực hiện nhiệm vụ chính thức:

- Cán bộ, công chức, viên chức Nhà nước theo quy định của pháp luật về cán bộ, công chức;

- Sĩ quan, quân nhân chuyên nghiệp trong Quân đội nhân dân và Công an nhân dân.

2. Nơi cấp: Cục Lãnh sự hoặc Sở Ngoại vụ thành phố Hồ Chí Minh trực thuộc Bộ Ngoại giao

3. Thủ tục:

- Như Mục 3, Khoản I, Phần D

III. Hộ chiếu phổ thông: Áp dụng cho mọi đối tượng là công dân Việt Nam theo quy định của Bộ Công an.

Trên đây là một số nội dung hướng dẫn trình tự, thủ tục cử, cho phép cán bộ đi nước ngoài thay thế cho hướng dẫn tại Công văn số 186/SNgV-LS ngày 04/4/2006 của Sở Ngoại vụ. Sở Ngoại vụ thông báo và kính đề nghị các cơ quan, đơn vị, địa phương nghiên cứu thực hiện nhằm đảm bảo các quy định hiện hành.

Mẫu báo cáo kết quả đi nước ngoài

BÁO CÁO

Về kết quả đi công tác tại…………..

1. Họ và tên người báo cáo: (nếu là Đoàn thì nêu danh sách cả đoàn. Người báo cáo là Trưởng đoàn).

2. Chức vụ:

3. Đi công tác tại quốc gia/vùng lãnh thổ:

4. Theo Quyết định/Công văn số:

5. Mục đích chuyến đi:

6. Thời gian đi nước ngoài:

7. Lộ trình chuyến đi:

8. Những nội dung đã làm việc:

9. Đánh giá kết quả chuyến đi:

10. Những đề xuất kiến nghị:

11. Những tài liệu kèm theo (nếu có):