Giới thiệu chung về Công văn 191/VTLTNN-VP

Công văn 191/VTLTNN-VP được Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước ban hành nhằm kịp thời hướng dẫn các bộ, cơ quan ngang bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và Ủy ban nhân dân các tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương triển khai thực hiện các quy định mới tại Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 của Chính phủ về công tác văn thư. Văn bản này đóng vai trò quan trọng trong việc thống nhất nhận thức, chuẩn hóa quy trình nghiệp vụ văn thư, đặc biệt là văn thư điện tử trong bối cảnh đẩy mạnh xây dựng Chính phủ điện tử.

Các nội dung hướng dẫn trọng tâm của Công văn 191/VTLTNN-VP

1. Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính

Công văn nhấn mạnh việc tuân thủ nghiêm ngặt các quy định về thể thức văn bản theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP để đảm bảo tính thống nhất trên toàn quốc:

• Khổ giấy và định dạng: Văn bản hành chính được trình bày trên khổ giấy A4 (210 mm x 297 mm). Đối với văn bản điện tử, định dạng bắt buộc là PDF (.pdf) sử dụng phông chữ tiếng Việt Times New Roman, bộ mã ký tự Unicode theo Tiêu chuẩn quốc gia TCVN 6909:2001.
• Căn lề trang văn bản: Quy định chi tiết về định lề trang văn bản đối với khổ giấy A4 là: lề trên và lề dưới từ 20 - 25 mm, lề trái từ 30 - 35 mm, lề phải từ 15 - 20 mm.
• Số và ký hiệu văn bản: Hướng dẫn cụ thể cách đánh số và ký hiệu đối với từng loại văn bản hành chính, đảm bảo tính khoa học, chính xác và dễ dàng tra cứu trên hệ thống quản lý văn bản và điều hành.

2. Quy trình quản lý văn bản đi và văn bản đến trong môi trường điện tử

Để thúc đẩy việc gửi, nhận văn bản điện tử giữa các cơ quan nhà nước, Công văn 191/VTLTNN-VP hướng dẫn chi tiết các bước thực hiện:

• Quản lý văn bản đến: Tất cả văn bản đến cơ quan phải được tiếp nhận, đăng ký tại Văn thư cơ quan. Đối với văn bản điện tử, văn thư phải kiểm tra tính xác thực của chữ ký số trên văn bản và chuyển giao ngay trong ngày cho người có thẩm quyền giải quyết trên hệ thống.
• Quản lý văn bản đi: Quy trình soạn thảo, duyệt dự thảo, ký ban hành và phát hành văn bản được thực hiện trên môi trường mạng. Văn thư cơ quan có trách nhiệm cấp số, ngày tháng năm và thực hiện ký số của cơ quan trước khi phát hành văn bản điện tử.

3. Quy định về ký số và sử dụng thiết bị lưu khóa bí mật

Việc áp dụng chữ ký số là nội dung cốt lõi để đảm bảo giá trị pháp lý của văn bản điện tử:

• Chữ ký số của người có thẩm quyền: Hình ảnh chữ ký số của người có thẩm quyền là hình ảnh chữ ký tươi của người đó trên giấy, màu xanh, định dạng Portable Network Graphics (.png) nền trong suốt.
• Chữ ký số của cơ quan, tổ chức: Hình ảnh chữ ký số của cơ quan là hình con dấu của cơ quan, tổ chức, màu đỏ, kích thước bằng kích thước thực tế của con dấu, định dạng .png nền trong suốt, trùm lên khoảng 1/3 hình ảnh chữ ký của người có thẩm quyền về phía bên trái.
• Quản lý thiết bị lưu khóa bí mật: Thiết bị lưu khóa bí mật (USB Token hoặc HSM) của cơ quan phải được quản lý chặt chẽ tại Văn thư cơ quan và chỉ được giao cho người có trách nhiệm quản lý, sử dụng theo quy định.

4. Công tác lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan

Công văn yêu cầu các cơ quan, tổ chức khẩn trương triển khai việc lập hồ sơ công việc trên môi trường điện tử nhằm tránh thất thoát tài liệu:

• Trách nhiệm của cá nhân: Mỗi cán bộ, công chức, viên chức có trách nhiệm mở hồ sơ, thu thập và cập nhật văn bản, tài liệu liên quan vào hồ sơ công việc trên hệ thống quản lý văn bản ngay trong quá trình giải quyết công việc.
• Nộp lưu hồ sơ điện tử: Khi công việc kết thúc, cá nhân thực hiện nộp lưu hồ sơ điện tử vào Lưu trữ cơ quan thông qua hệ thống. Lưu trữ cơ quan có trách nhiệm tiếp nhận, kiểm tra và tổ chức bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ điện tử theo đúng thời hạn quy định.

Ý nghĩa và định hướng triển khai thực hiện

Công văn 191/VTLTNN-VP là văn bản hướng dẫn nghiệp vụ kịp thời, giúp tháo gỡ các vướng mắc ban đầu của các cơ quan, tổ chức khi chuyển đổi từ phương thức làm việc truyền thống sang phương thức điện tử theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP. Việc thực hiện nghiêm túc các nội dung tại Công văn này góp phần quan trọng vào việc hiện đại hóa nền hành chính, nâng cao hiệu quả quản lý nhà nước và bảo đảm an toàn thông tin tài liệu lưu trữ.