Giới thiệu về Công văn 189/TCT-CS năm 2016

Công văn 189/TCT-CS do Tổng cục Thuế ban hành hướng dẫn về chính sách thuế đối với các khoản chi phí quản lý kinh doanh khách sạn chi trả cho đối tác nước ngoài. Đây là văn bản hướng dẫn nghiệp vụ quan trọng giúp các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực dịch vụ lưu trú, khách sạn xác định rõ nghĩa vụ thuế nhà thầu nước ngoài và các điều kiện để được ghi nhận chi phí quản lý vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN).

1. Nghĩa vụ Thuế nhà thầu nước ngoài (FCT) đối với phí quản lý khách sạn

Theo hướng dẫn của Tổng cục Thuế, hoạt động cung cấp dịch vụ quản lý kinh doanh khách sạn của tổ chức nước ngoài tại Việt Nam thuộc đối tượng điều chỉnh của thuế nhà thầu nước ngoài:

• Đối tượng chịu thuế: Tổ chức nước ngoài không có cơ sở thường trú tại Việt Nam hoặc có cơ sở thường trú nhưng không thực hiện chế độ kế toán Việt Nam, khi phát sinh thu nhập từ việc cung cấp dịch vụ quản lý, điều hành khách sạn trên lãnh thổ Việt Nam, phải nộp thuế nhà thầu.
• Cơ cấu thuế nhà thầu phát sinh: Khoản phí dịch vụ quản lý khách sạn chi trả cho nhà thầu nước ngoài phải chịu cả Thuế giá trị gia tăng (GTGT) và Thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) theo tỷ lệ phần trăm quy định đối với ngành dịch vụ tại Thông tư số 103/2014/TT-BTC.
• Trách nhiệm khấu trừ và nộp thay: Doanh nghiệp Việt Nam (chủ đầu tư hoặc đơn vị vận hành khách sạn tại Việt Nam) có nghĩa vụ khấu trừ tiền thuế nhà thầu trước khi thanh toán phí quản lý cho phía nước ngoài, thực hiện kê khai và nộp khoản thuế này vào ngân sách nhà nước theo đúng thời hạn quy định.

2. Điều kiện khấu trừ chi phí quản lý khách sạn khi tính thuế TNDN

Để khoản chi phí quản lý kinh doanh khách sạn chi trả cho đối tác nước ngoài được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN, doanh nghiệp Việt Nam phải đáp ứng đầy đủ các điều kiện sau:

• Liên quan đến hoạt động kinh doanh: Khoản chi phí quản lý phải thực tế phát sinh và phục vụ trực tiếp cho hoạt động sản xuất, kinh doanh dịch vụ lưu trú, khách sạn của doanh nghiệp.
• Hồ sơ, chứng từ hợp pháp: Doanh nghiệp phải cung cấp đầy đủ hợp đồng quản lý khách sạn ký kết giữa hai bên, hóa đơn thương mại do phía nước ngoài cung cấp, biên bản nghiệm thu khối lượng công việc hoặc báo cáo kết quả quản lý định kỳ.
• Chứng từ nộp thuế nhà thầu: Doanh nghiệp phải có chứng từ chứng minh đã hoàn thành nghĩa vụ khấu trừ và nộp thay thuế nhà thầu nước ngoài đối với phần phí quản lý đã chi trả.
• Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt: Đối với các khoản chi phí có hóa đơn, chứng từ thanh toán từng lần có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (giá đã bao gồm thuế GTGT), doanh nghiệp bắt buộc phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt theo quy định của pháp luật về thuế.

3. Các lưu ý quan trọng về tính hợp lý và phân bổ chi phí

Trong quá trình áp dụng chính sách thuế, doanh nghiệp cần lưu ý một số điểm cốt lõi để tránh bị cơ quan thuế loại trừ chi phí khi thanh tra, kiểm tra:

• Tránh trùng lặp chi phí: Các khoản chi phí quản lý chung do tập đoàn nước ngoài phân bổ cho khách sạn tại Việt Nam không được trùng lặp với các khoản chi phí dịch vụ trực tiếp khác đã được thanh toán riêng biệt theo các hợp đồng dịch vụ khác.
• Nguyên tắc giao dịch độc lập: Trường hợp doanh nghiệp Việt Nam và công ty quản lý nước ngoài có mối quan hệ liên kết, việc xác định phí quản lý phải tuân thủ nghiêm ngặt nguyên tắc giá thị trường và các quy định về quản lý thuế đối với doanh nghiệp có giao dịch liên kết.
• Chi phí không được trừ: Các khoản chi phí không liên quan đến hoạt động vận hành thực tế của khách sạn tại Việt Nam, hoặc các khoản chi phí vượt quá định mức thỏa thuận trong hợp đồng mà không có lý do bất khả kháng hợp lý, sẽ bị loại khỏi chi phí được trừ khi quyết toán thuế TNDN.