Giới thiệu về Công văn 1869/CT-TTHT năm 2017

Công văn 1869/CT-TTHT do Cục Thuế thành phố Hà Nội ban hành là văn bản hướng dẫn quan trọng về chính sách hóa đơn, chứng từ đối với các khoản thu hộ và chi hộ của doanh nghiệp. Đây là nghiệp vụ phát sinh thường xuyên trong hoạt động kinh doanh nhưng dễ gây nhầm lẫn trong quá trình thực hiện nghĩa vụ thuế. Văn bản này giúp làm rõ các nguyên tắc lập hóa đơn, kê khai thuế GTGT và ghi nhận doanh thu, chi phí đối với các giao dịch thu hộ, chi hộ.

Quy định về lập hóa đơn đối với khoản chi hộ

Cục Thuế thành phố Hà Nội hướng dẫn chi tiết hai trường hợp phát sinh đối với khoản chi hộ khách hàng như sau:

• Trường hợp hóa đơn mang tên khách hàng (bên được chi hộ): Khi doanh nghiệp thực hiện chi hộ các khoản chi phí mà hóa đơn, chứng từ của nhà cung cấp hàng hóa, dịch vụ được lập dưới tên, địa chỉ và mã số thuế của khách hàng (bên được chi hộ), doanh nghiệp chỉ đóng vai trò là bên thanh toán hộ. Khi thu lại tiền chi hộ, doanh nghiệp không phải lập hóa đơn GTGT mà chỉ lập chứng từ thu tiền (phiếu thu) kèm theo hóa đơn gốc của nhà cung cấp để bàn giao lại cho khách hàng.
• Trường hợp hóa đơn mang tên doanh nghiệp chi hộ: Nếu các hóa đơn, chứng từ của nhà cung cấp hàng hóa, dịch vụ liên quan đến khoản chi hộ được lập dưới tên, địa chỉ và mã số thuế của chính doanh nghiệp thực hiện chi hộ, thì khi thu lại tiền từ khách hàng, doanh nghiệp bắt buộc phải lập hóa đơn GTGT. Thuế suất thuế GTGT trên hóa đơn này phải áp dụng tương ứng với thuế suất của hàng hóa, dịch vụ chi hộ đó.

Quy định về lập hóa đơn đối với khoản thu hộ

Đối với các khoản thu hộ, việc xác định nghĩa vụ lập hóa đơn phụ thuộc vào bản chất của giao dịch và đối tượng thụ hưởng cuối cùng:

• Doanh nghiệp khi thực hiện thu hộ tiền cho đơn vị khác thì không được tự ý ghi nhận đây là doanh thu của mình.
• Khi nhận tiền thu hộ, doanh nghiệp phải lập chứng từ thu tiền theo quy định. Đồng thời, đơn vị có hàng hóa, dịch vụ được thu hộ phải có trách nhiệm xuất hóa đơn GTGT trực tiếp cho khách hàng mua hàng, hoặc doanh nghiệp thu hộ phải xuất hóa đơn trả lại cho đơn vị ủy quyền thu hộ theo đúng thỏa thuận hợp đồng.

Nguyên tắc kê khai thuế và ghi nhận chi phí

Việc xử lý hóa đơn đối với các khoản thu hộ, chi hộ ảnh hưởng trực tiếp đến việc kê khai thuế GTGT và quyết toán thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN):

• Đối với thuế GTGT đầu vào: Doanh nghiệp chi hộ không được kê khai, khấu trừ thuế GTGT đầu vào đối với các hóa đơn mang tên khách hàng. Khách hàng (bên được chi hộ) sẽ là đơn vị trực tiếp kê khai, khấu trừ khoản thuế GTGT này dựa trên hóa đơn gốc do doanh nghiệp chi hộ bàn giao.
• Đối với thuế TNDN: Các khoản thu hộ, chi hộ đúng bản chất và có đầy đủ chứng từ hợp lệ sẽ không được tính vào doanh thu tính thuế cũng như chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN của doanh nghiệp thực hiện thu hộ, chi hộ.

Khuyến nghị dành cho doanh nghiệp

Để đảm bảo tính pháp lý và tránh rủi ro bị truy thu thuế, doanh nghiệp cần lưu ý:

• Xây dựng hợp đồng hoặc thỏa thuận bằng văn bản rõ ràng về các điều khoản thu hộ, chi hộ giữa các bên trước khi thực hiện giao dịch.
• Phân loại rõ ràng các hóa đơn đầu vào ngay từ khâu tiếp nhận để áp dụng đúng phương pháp lập hóa đơn và kê khai thuế tương ứng.
• Lưu trữ đầy đủ hồ sơ, chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt (nếu có) đối với các khoản chi hộ có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên để đảm bảo tính hợp lệ cho bên được chi hộ.