Tóm tắt Công văn 1840/TCT-CS năm 2015 về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ

Công văn 1840/TCT-CS do Tổng cục Thuế ban hành nhằm hướng dẫn và giải đáp các vướng mắc của doanh nghiệp cũng như cơ quan thuế địa phương liên quan đến việc tạo, phát hành và sử dụng hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ. Đây là văn bản hướng dẫn nghiệp vụ quan trọng giúp các đơn vị thực hiện đúng quy định pháp luật về thuế và hóa đơn.

1. Quy định về việc tạo và phát hành hóa đơn của doanh nghiệp

Công văn tập trung làm rõ các điều kiện và thủ tục để doanh nghiệp thực hiện tạo hóa đơn tự in, hóa đơn đặt in hoặc hóa đơn điện tử:

• Điều kiện tự in hóa đơn: Doanh nghiệp phải đáp ứng đầy đủ các điều kiện về vốn điều lệ, hệ thống máy móc thiết bị, phần mềm bán hàng và không thuộc diện có rủi ro cao về thuế theo quy định của cơ quan quản lý thuế.
• Thủ tục thông báo phát hành: Trước khi sử dụng hóa đơn cho việc bán hàng hóa, dịch vụ, tổ chức kinh doanh phải gửi Thông báo phát hành hóa đơn và hóa đơn mẫu đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp chậm nhất là 05 ngày trước khi bắt đầu sử dụng.
• Xử lý khi thay đổi thông tin doanh nghiệp: Trường hợp doanh nghiệp thay đổi tên, địa chỉ trụ sở chính nhưng không thay đổi mã số thuế và cơ quan thuế quản lý trực tiếp, nếu muốn tiếp tục sử dụng số hóa đơn đã đặt in thì phải đóng dấu tên, địa chỉ mới vào bên cạnh tiêu thức tên, địa chỉ đã in sẵn và gửi thông báo điều chỉnh thông tin đến cơ quan thuế.

2. Nguyên tắc lập hóa đơn khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ

Tổng cục Thuế hướng dẫn cụ thể về thời điểm và cách thức lập hóa đơn đối với một số trường hợp đặc thù nhằm đảm bảo tính minh bạch:

• Thời điểm lập hóa đơn: Đối với bán hàng hóa, thời điểm lập hóa đơn là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa. Đối với cung ứng dịch vụ, thời điểm lập hóa đơn là ngày hoàn thành việc cung ứng dịch vụ, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa.
• Tiêu thức bắt buộc trên hóa đơn: Hóa đơn phải được lập theo đúng thực tế phát sinh, có đầy đủ các chỉ tiêu bắt buộc như tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán và người mua; tên hàng hóa, dịch vụ, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền, thuế suất và tiền thuế giá trị gia tăng.
• Đồng tiền ghi trên hóa đơn: Đồng tiền ghi trên hóa đơn là đồng Việt Nam (VND). Trường hợp giao dịch phát sinh bằng ngoại tệ theo quy định của pháp luật thì người nộp thuế ghi tổng số tiền thanh toán bằng ngoại tệ, đồng thời ghi rõ tỷ giá giao dịch thực tế để quy đổi ra đồng Việt Nam.

3. Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn và chế tài xử lý vi phạm

Để tăng cường công tác quản lý thuế và hạn chế gian lận, Công văn 1840/TCT-CS nhấn mạnh nghĩa vụ báo cáo của người nộp thuế:

• Nghĩa vụ nộp báo cáo định kỳ: Hàng quý, tổ chức, hộ, cá nhân bán hàng hóa, dịch vụ có trách nhiệm nộp Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp, kể cả trường hợp trong kỳ không sử dụng hóa đơn.
• Thời hạn nộp báo cáo: Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn của quý trước phải được nộp chậm nhất là ngày 30 của tháng đầu quý sau.
• Xử lý hành vi vi phạm: Các hành vi chậm nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn, không lập hóa đơn khi bán hàng hóa, dịch vụ, hoặc lập hóa đơn không đúng thời điểm sẽ bị xử phạt vi phạm hành chính về hóa đơn theo quy định pháp luật hiện hành.

4. Hiệu lực thi hành và tổ chức thực hiện

Công văn yêu cầu Cục Thuế các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương có trách nhiệm phổ biến, hướng dẫn các doanh nghiệp, tổ chức, cá nhân kinh doanh trên địa bàn thực hiện nghiêm túc các nội dung hướng dẫn tại văn bản này, đảm bảo tính thống nhất trong việc áp dụng pháp luật thuế và hóa đơn trên toàn quốc.