Công văn 1840/BNV-CQĐP do Bộ Nội vụ ban hành là văn bản hướng dẫn quan trọng nhằm thống nhất việc thực hiện các quy định về thành viên Ủy ban nhân dân (UBND) các cấp cho Nhiệm kỳ 2011 - 2016. Văn bản này tập trung vào việc kiện toàn bộ máy nhân sự, xác định số lượng thành viên và chuẩn hóa quy trình bầu cử, phê chuẩn các chức danh lãnh đạo UBND từ cấp tỉnh đến cấp xã sau kỳ bầu cử đại biểu Hội đồng nhân dân (HĐND).

- Mục đích và phạm vi áp dụng của Công văn 1840/BNV-CQĐP

• Hướng dẫn chi tiết về cơ cấu tổ chức, số lượng thành viên UBND các cấp bao gồm Chủ tịch, các Phó Chủ tịch và các Ủy viên UBND trong nhiệm kỳ 2011 - 2016.
• Đảm bảo việc bầu cử các chức danh lãnh đạo UBND tại kỳ họp thứ nhất của HĐND khóa mới được tiến hành đúng quy định pháp luật, dân chủ, khách quan và đồng bộ.
• Giải quyết các vướng mắc phát sinh trong quá trình chuyển giao thế hệ lãnh đạo giữa hai nhiệm kỳ, tránh tình trạng gián đoạn trong công tác chỉ đạo, điều hành tại địa phương.

- Quy định về số lượng Phó Chủ tịch và thành viên UBND các cấp

• Đối với cấp tỉnh: Số lượng Phó Chủ tịch UBND được xác định nghiêm ngặt dựa trên phân loại đơn vị hành chính cấp tỉnh (loại I, loại II, loại III) theo đúng quy định của pháp luật hiện hành, đảm bảo không vượt quá số lượng tối đa cho phép nhằm tinh gọn bộ máy hành chính.
• Đối với cấp huyện: Xác định cụ thể số lượng Phó Chủ tịch UBND cấp huyện tương ứng với phân loại đơn vị hành chính cấp huyện, tạo điều kiện tối ưu cho công tác quản lý nhà nước trên địa bàn.
• Đối với cấp xã: Quy định rõ số lượng Phó Chủ tịch UBND cấp xã (phường, thị trấn) căn cứ vào phân loại đơn vị hành chính cấp xã, đặc biệt lưu ý các xã trọng điểm, phức tạp về an ninh trật tự hoặc các xã thuộc diện ưu tiên.
• Cơ cấu Ủy viên UBND: Xác định rõ các chức danh người đứng đầu cơ quan chuyên môn thuộc UBND cấp tỉnh, cấp huyện được bầu làm Ủy viên UBND, nhằm tăng cường tính đại diện và nâng cao năng lực điều hành chuyên môn của tập thể UBND.

- Quy trình bầu cử và phê chuẩn các chức danh thành viên UBND

• Công tác chuẩn bị nhân sự: Việc giới thiệu nhân sự để bầu các chức danh Chủ tịch, Phó Chủ tịch và Ủy viên UBND phải tuân thủ nghiêm ngặt quy trình hiệp thương, phê duyệt của cấp ủy Đảng và các cơ quan có thẩm quyền theo phân cấp quản lý cán bộ.
• Bầu cử tại kỳ họp thứ nhất HĐND: HĐND các cấp tiến hành bầu các thành viên UBND bằng hình thức bỏ phiếu kín theo danh sách đề cử, đảm bảo tính dân chủ và đúng trình tự luật định.
• Thủ tục phê chuẩn kết quả bầu cử: Sau khi có kết quả bầu cử, trong thời hạn quy định, UBND cấp dưới phải hoàn thiện hồ sơ trình UBND cấp trên trực tiếp (hoặc Thủ tướng Chính phủ đối với cấp tỉnh) để phê chuẩn kết quả bầu cử theo đúng quy định của pháp luật.

- Tổ chức thực hiện và xử lý chuyển tiếp

• Bộ Nội vụ yêu cầu UBND các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương chỉ đạo Sở Nội vụ phối hợp chặt chẽ với các cơ quan liên quan để hướng dẫn, kiểm tra và đôn đốc việc thực hiện tại địa phương.
• Đối với các trường hợp đặc biệt, có sự thay đổi về địa giới hành chính hoặc phân loại đơn vị hành chính trong nhiệm kỳ, các địa phương cần kịp thời báo cáo Bộ Nội vụ để có hướng dẫn xử lý cụ thể, tránh sai sót pháp lý.
• Đảm bảo sự liên tục, thông suốt và hiệu quả trong hoạt động quản lý nhà nước tại địa phương trong suốt quá trình chuyển giao nhiệm kỳ.