Công văn 1820/DAN-QLDN2 do Cục Thuế Thành phố Đà Nẵng ban hành năm 2025 là văn bản hướng dẫn quan trọng dành cho các doanh nghiệp và tổ chức kinh doanh về nghiệp vụ lập hóa đơn đối với hoạt động giao nhận hàng hóa, cung cấp dịch vụ phát sinh vào thời điểm cuối tháng. Văn bản này giúp người nộp thuế thực hiện đúng quy định pháp luật về hóa đơn, chứng từ, từ đó hạn chế tối đa các rủi ro pháp lý và xử phạt vi phạm hành chính về thuế.

• Thời điểm lập hóa đơn đối với hàng hóa giao nhận cuối tháng: Theo hướng dẫn, thời điểm lập hóa đơn đối với hoạt động bán hàng hóa là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền. Đối với các giao dịch giao nhận hàng hóa diễn ra liên tục hoặc hoàn thành vào ngày cuối cùng của tháng, doanh nghiệp phải đảm bảo hóa đơn được lập ngay tại thời điểm hoàn thành việc giao nhận trong tháng đó, không được trì hoãn việc xuất hóa đơn sang tháng sau.
• Xác định thời điểm lập hóa đơn đối với dịch vụ hoàn thành cuối tháng: Đối với hoạt động cung cấp dịch vụ, thời điểm lập hóa đơn là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền. Trường hợp doanh nghiệp cung cấp dịch vụ có thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ thì thời điểm lập hóa đơn là thời điểm thu tiền. Các trường hợp nghiệm thu, bàn giao dịch vụ vào ngày cuối tháng cần phải lập hóa đơn đúng ngày hoàn thành nghiệm thu thực tế.
• Nguyên tắc đối chiếu số liệu giao nhận và lập hóa đơn: Đối với các đơn vị có phát sinh việc giao nhận hàng hóa, dịch vụ thường xuyên, liên tục vào cuối tháng, hai bên mua và bán cần thực hiện chốt số liệu, lập biên bản giao nhận hoặc biên bản đối chiếu dòng hàng hóa, dịch vụ kịp thời để làm cơ sở xuất hóa đơn đúng kỳ tính thuế. Việc chậm trễ trong khâu đối chiếu số liệu giữa hai bên không được coi là lý do bất khả kháng để lùi thời điểm lập hóa đơn sang kỳ tính thuế tiếp theo.
• Xử lý hành vi lập hóa đơn sai thời điểm: Công văn nhấn mạnh việc lập hóa đơn không đúng thời điểm theo quy định của pháp luật sẽ bị xử phạt vi phạm hành chính về thuế và hóa đơn. Đồng thời, bên mua có thể gặp rủi ro không được khấu trừ thuế giá trị gia tăng đầu vào hoặc không được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp đối với các hóa đơn lập sai thời điểm.

Thông qua Công văn 1820/DAN-QLDN2, Cục Thuế Thành phố Đà Nẵng yêu cầu các doanh nghiệp cần chủ động rà soát lại quy trình giao nhận hàng hóa và nghiệm thu dịch vụ vào dịp cuối tháng. Doanh nghiệp cần tăng cường phối hợp với đối tác để hoàn thiện hồ sơ giao nhận, tránh tình trạng dồn việc đối chiếu số liệu dẫn đến chậm trễ xuất hóa đơn. Việc tuân thủ nghiêm ngặt thời điểm lập hóa đơn không chỉ giúp doanh nghiệp tránh bị xử phạt hành chính mà còn bảo vệ quyền lợi khấu trừ thuế hợp pháp của khách hàng.