BỘ THÔNG TIN VÀ
TRUYỀN THÔNG
-------

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
---------

Số: 1725/BTTTT-ƯDCNTT
V/v Hướng dẫn các yêu cầu cơ bản về chức năng, tính năng kỹ thuật cho hệ thống một cửa điện tử.

Hà Nội, ngày 04 tháng 06 năm 2010

Nơi nhận:
- Như trên;
- Phó Thủ tướng Nguyễn Thiện Nhân (để b/c);
- Bộ trưởng (để b/c);
- Lưu: VT, Cục ƯDCNTT.

KT. BỘ TRƯỞNG
THỨ TRƯỞNG




Nguyễn Minh Hồng

TT

Tên chức năng

Mô tả

Đối tượng sử dụng

Quản lý danh mục thủ tục, hồ sơ, biểu mẫu

1.

Danh mục thủ tục hành chính

- Danh mục lĩnh vực, nhóm thủ tục hành chính.

- Định nghĩa và quản lý từng thủ tục hành chính:

+ Trình tự các bước thực hiện

+ Cách thức thực hiện: trực tiếp tại cơ quan hành chính, qua mạng internet

+ Hồ sơ: thành phần hồ sơ bao gồm mẫu đơn, mẫu tờ khai, các giấy tờ - tài liệu liên quan; số lượng bộ hồ sơ

+ Thời hạn giải quyết

+ Kết quả thực hiện: giấy phép, giấy chứng nhận, giấy đăng ký, chứng chỉ hành nghề, thẻ, quyết định phê duyệt, chứng chỉ, văn bản xác nhận, quyết định hành chính, giấy xác nhận, bản cam kết, biển hiệu, văn bản chấp thuận, bằng cấp hoặc loại giấy tờ khác

+ Các yêu cầu, điều kiện thực hiện thủ tục hành chính (nếu có)

+ Căn cứ pháp lý của thủ tục hành chính

Người quản trị

2.

Biểu mẫu hồ sơ

- Định nghĩa và quản lý các biểu mẫu hồ sơ thủ tục hành chính.

- Định dạng dữ liệu cho từng biểu mẫu trong hồ sơ thủ tục hành chính.

- Quản lý căn cứ pháp lý của biểu mẫu.

- Định nghĩa các biểu mẫu sau:

+ Mẫu phiếu biên nhận hồ sơ cho tổ chức, cá nhân

+ Mẫu phiếu bàn giao hồ sơ giữa các phòng ban, bộ phận

+ Mẫu phiếu hẹn trả kết quả

+ Mẫu kết quả giải quyết thủ tục hành chính

+ Các mẫu biểu khác có liên quan

Người quản trị

3.

Chu trình lưu chuyển, xử lý của thủ tục

- Định nghĩa và quản trị chu trình lưu chuyển, xử lý hồ sơ thủ tục hành chính giữa các phòng, ban chức năng và nhóm các cán bộ xử lý.

- Đồng thời cho phép thiết lập thời gian xử lý tại các bước xử lý của chu trình (lưu ý tổng thời gian xử lý của tất cả các bước phải nhỏ hơn hoặc bằng thời hạn giải quyết) nhằm giúp lãnh đạo theo dõi khả năng giải quyết, cũng như triển khai giải pháp tăng cường khi xảy ra quá tải.

- Chu trình lưu chuyển, xử lý phải bao gồm chức năng bổ sung hồ sơ.

Người quản trị

4.

Quản lý danh mục trạng thái hồ sơ thủ tục hành chính

- Định nghĩa danh mục trạng thái hồ sơ thủ tục hành chính.

- Định nghĩa và quản trị lưu đồ chuyển đổi trạng thái hồ sơ trong quá trình hồ sơ luân chuyển trong chu trình lưu chuyển, xử lý của thủ tục hành chính (theo mục 3.2.a.3).

Tiếp nhận và xử lý hồ sơ

5.

Tiếp nhận hồ sơ

- Hỗ trợ cán bộ tiếp nhận và trả kết quả (sau đây gọi tắt là cán bộ TN&TKQ): hiển thị danh mục hồ sơ cần nộp tương ứng với thủ tục hành chính, hiển thị danh sách các văn bản pháp quy quy định đối với thủ tục hành chính cần giải quyết.

- Nhập mới hồ sơ, nhập bổ sung hồ sơ (theo mẫu đơn, mẫu tờ khai và các giấy tờ, tài liệu liên quan): các thông tin yêu cầu, thông tin định danh và các tài liệu đính kèm. Kiểm tra được tính đầy đủ, tính hợp pháp của các trường thông tin đã nhập.

- Hiển thị danh mục các hồ sơ đã tiếp nhận theo loại hồ sơ với các thông tin: loại thủ tục hành chính, mã hồ sơ, nội dung hồ sơ, ngày hẹn trả,…

- Chuyển xử lý: theo quy trình đã định nghĩa.

- Tự động sinh mã tiếp nhận, in mã vạch phục vụ tra cứu.

- In phiếu hẹn trả kết quả, biên nhận hồ sơ cho tổ chức, cá nhân.

- In phiếu biên nhận bàn giao giữa các đơn vị.

- Quản lý thông tin liên lạc, liên hệ của tổ chức, cá nhân.

- Hỗ trợ tiếp nhận hồ sơ qua mạng internet.

Cán bộ TN&TKQ

6.

Tiếp nhận bổ sung hồ sơ

- Hiển thị danh sách hồ sơ chờ bổ sung.

- Cho phép cập nhật các thông tin bổ sung khi tổ chức, cá nhân bổ sung đầy đủ các thông tin, giấy tờ cần thiết.

- Chuyển xử lý: theo quy trình đã định nghĩa (theo phòng, ban hoặc cá nhân).

- In lại phiếu trả kết quả.

Cán bộ TN&TKQ

7.

Phân công thụ lý hồ sơ

- Hỗ trợ lãnh đạo phòng, ban phân công thụ lý với những hồ sơ được chuyển xứ lý về phòng.

- Phân công thụ lý lại.

Lãnh đạo phòng, ban

8.

Thụ lý hồ sơ

- Hiển thị danh sách các hồ sơ đang giải quyết: mã hồ sơ, nội dung hồ sơ, ngày hẹn trả, trạng thái hồ sơ.

- Hiển thị đầy đủ thông tin của hồ sơ được chọn xử lý và các tài liệu đính kèm.

- Hỗ trợ xử lý hồ sơ theo danh mục công việc đã được quy định: xác nhận nội dung hồ sơ, yêu cầu bổ sung, nhận hồ sơ bổ sung, …

- Chuyển bộ phận tiếp nhận và trả kết quả để thông báo yêu cầu bổ sung hồ sơ (nếu có).

- Phân công phối hợp xử lý hoặc chuyển xử lý trong trường hợp không cần phối hợp (sử dụng chức năng của hệ thống quản lý văn bản và điều hành).

- Trình phê duyệt.

Cán bộ thụ lý

9.

Phê duyệt hồ sơ

- Hiển thị danh sách các hồ sơ chờ được phê duyệt.

- Hỗ trợ tạo dự thảo kết quả xử lý dưới định dạng Word, Pdf, …

- Ký duyệt.

- Từ chối hồ sơ, cập nhật ý kiến chỉ đạo.

- Hiển thị danh sách các hồ sơ đã được ký duyệt.

Lãnh đạo đơn vị

Lãnh đạo phòng, ban được ủy quyền phê duyệt

10.

Trả kết quả

- Hiển thị thông tin các hồ sơ đã giải quyết, tình trạng trả kết quả của hồ sơ.

- Hỗ trợ thông báo cho tổ chức, cá nhân kết quả xử lý hồ sơ qua email/tin nhắn SMS theo đăng ký.

- Hỗ trợ thông báo thời gian thực hiện nghĩa vụ tài chính đối với các thủ tục hành chính bắt buộc phải thực hiện nghĩa vụ tài chính.

- Cập nhật thông tin trả kết quả cho tổ chức, cá nhân, thời gian trả kết quả và biên lai nộp lệ phí theo quy định.

- Cập nhật các dữ liệu trả kết quả vào hệ thống.

Cán bộ TN&TKQ

Báo cáo thống kê

11.

 Báo cáo

- Báo cáo thống kê theo nhiều tiêu chí: lĩnh vực, thời gian, trạng thái, quá trình xử lý, cán bộ xử lý,…

- Hỗ trợ chức năng tạo báo cáo theo các định dạng phổ biến như excel, pdf, word, …

- In báo cáo thống kê.

Lãnh đạo đơn vị

Lãnh đạo phòng, ban

Cán bộ thụ lý

Cán bộ TN&TKQ

12.

Biểu mẫu văn bản

- Định nghĩa biễu mẫu báo cáo của hệ thống: báo cáo tình hình xử lý, báo cáo định kỳ, …

Người quản trị

Quản lý văn bản, hồ sơ

13.

Biểu mẫu văn bản

- Định nghĩa biễu mẫu các báo cáo của hệ thống: báo cáo tình hình xử lý, báo cáo định kỳ, …

Người quản trị

14.

Danh mục văn bản pháp luật

- Cập nhật danh mục, nội dung văn bản pháp luật ban hành thủ tục hành chính, quy định việc xử lý thủ tục hành chính.

- Phân loại văn bản pháp luật theo các tiêu chí: các văn bản pháp luật có liên quan, văn bản ban hành thay thế, văn bản cập nhật nội dung văn bản cũ, …

Người quản trị

15.

Lưu trữ tài liệu

- Hỗ trợ cập nhật trạng thái, vị trí, đối tượng quản lý về hồ sơ gốc, văn bản giấy (hardcopy) liên quan đến quá trình xử lý thủ tục hành chính.

- Lưu vết quá trình dịch chuyển vị trí hồ sơ gốc.

Cán bộ TN&TKQ

Cán bộ thụ lý

Văn thư lưu trữ

16.

Luân chuyển hồ sơ

- Tích hợp với hệ thống quản lý văn bản và điều hành của cơ quan để tiếp nhận yêu cầu từ cơ quan hành chính nhà nước khác và luân chuyển hồ sơ giữa các đơn vị trong cơ quan.

- Trong trường hợp cơ quan chưa có hệ thống quản lý văn bản và điều hành, phần mềm Một cửa điện tử phải cung cấp phân hệ để thực hiện chức năng này.

- Cập nhật trạng thái hồ sơ trong quá trình xử lý thủ tục hành chính quy định tại mục (3.2.a.3) với danh mục trạng thái hồ sơ quy định tại mục (3.2.a.4).

Quản lý danh mục tham chiếu

17.

Quản lý danh mục tham chiếu

- Định nghĩa các danh mục thông tin: địa danh, giới tính, trình độ văn hóa, …

- Quản trị nội dung các danh mục.

Người quản trị

Quản trị người dùng

18.

Quản trị người dùng

- Thiết lập và quản trị nhóm người dùng và người dùng: tên, chức danh, phòng, ban, thông tin cá nhân, quyền truy cập hệ thống.

- Phân quyền theo quy trình xử lý thủ tục hành chính (phân quyền theo nhóm, theo cá nhân, theo chức vụ).

Người quản trị

Quản trị hệ thống

19.

Quản trị hệ thống

- Thiết lập tham số cho kết nối máy in, cơ sở dữ liệu danh mục, các tham số chế độ làm việc, quyền truy cập hệ thống, đăng nhập/đăng xuất, …

- Cung cấp các báo cáo vận hành, giám sát hệ thống.

Người quản trị

Điều hành, tác nghiệp

20.

Chỉ đạo, điều hành

- Tích hợp với trang tin điện tử/cổng thông tin điện tử. Trong trường hợp cơ quan chưa có trang tin điện tử, phần mềm Một cửa điện tử phải cung cấp phân hệ Trang tin điện tử để thực hiện chức năng này. Phân hệ này phải đảm bảo cung cấp các thông tin theo quy định tại Thông tư số 26/2009/TT-BTTTT ngày 31/7/2009 của Bộ trưởng Bộ Thông tin và Truyền thông quy định về việc cung cấp thông tin và đảm bảo khả năng truy nhập thuận tiện đối với trang thông tin điện tử của Nhà nước và bổ sung các thông tin trong mục Thông tin về thủ tục hành chính bao gồm:

+ Thông tin tác nghiệp hồ sơ cần xử lý

+ Thông tin công khai tình trạng xử lý các hồ sơ theo kỳ: số hồ sơ xử lý đúng hạn, số hồ sơ quá hạn, …

+ Tra cứu, hướng dẫn về thủ tục hành chính cho tổ chức, cá nhân

+ Thông tin chi tiết quá trình xử lý một hồ sơ như: Trạng thái hồ sơ; hồ sơ đang ở bộ phận nào; hồ sơ đã qua các bước xử lý nào; bộ phận nào gây trễ, cán bộ nào trực tiếp xử lý (nếu có); hồ sơ sắp đến hết hạn trả

Lãnh đạo đơn vị

Lãnh đạo phòng, ban

Quản trị hệ thống

Tổ chức, cá nhân nộp hồ sơ

21.

Tra cứu tình trạng hồ sơ

- Tra cứu tình trạng hồ sơ, kết quả giải quyết hồ sơ của tổ chức, cá nhân.

Người nộp hồ sơ

Các tiện ích

22.

Thông báo, nhắc việc

- Cung cấp cho người sử dụng một bộ công cụ tiện ích để trao đổi, giải quyết các công việc, tổng hợp các hồ sơ cần giải quyết. Chức năng nhắc việc hiển thị theo định danh và vai trò người sử dụng.

Với cán bộ TN&TKQ: Chức năng thông báo tổng thế tình hình hồ sơ thuộc thẩm quyền xử lý, hiển thị theo loại hồ sơ:

+ Số hồ sơ mới tiếp nhận

+ Số hồ sơ chờ bổ sung

+ Số hồ sơ chờ trả kết quả

Với cán bộ thụ lý:

+ Số hồ sơ đang thụ lý chờ giải quyết

+ Số hồ sơ chờ bổ sung

+ Số hồ sơ đang trình ký

Với các trưởng phòng, ban:

+ Số hồ sơ chờ phân công thụ lý

+ Số hồ sơ chờ phân công thụ lý lại

+ Số hồ sơ chờ duyệt

+ Số hồ sơ chờ lãnh đạo đơn vị ký duyệt

Với lãnh đạo đơn vị:

+ Số hồ sơ chờ duyệt

Tất cả cán bộ

23.

Tìm kiếm

- Tìm kiếm thông tin theo yêu cầu.

Tất cả cán bộ

TT

Tên chức năng

Mô tả

Đối tượng sử dụng

1.

Quản lý thủ tục

- Định nghĩa chu trình lưu chuyển đa luồng cho mỗi thủ tục hành chính, bên cạnh chu trình chuyển trạng thái hồ sơ thủ tục hành chính tương ứng.

Người quản trị

2.

Môi trường công tác, trao đổi

- Hệ thống hội thoại trực tiếp giữa các cán bộ trong việc phối hợp giải quyết, trao đổi thông tin.

Tất cả cán bộ

3.

Gửi/nhận hồ sơ liên thông

- Nhận hồ sơ liên thông từ các cơ quan hành chính/hệ thống khác thực hiện theo quy trình văn thư đối với công văn đến:

+ Tiếp nhận yêu cầu dưới hình thức một công văn đến

+ Trường hợp tiếp nhận hồ sơ mới: chuyển chức năng TN&TKQ theo quy trình văn thư

+ Trường hợp phối hợp xử lý ngoài hệ thống: chuyển chức năng đợi kết quả xử lý theo quy trình văn thư

- Gửi hồ sơ liên thông đến các cơ quan hành chính/hệ thống khác thực hiện theo quy trình văn thư đối với công văn đi.

Cán bộ TN&TKQ

Cán bộ thụ lý

Văn thư lưu trữ

4.

Tra cứu tình trạng hồ sơ, kết quả giải quyết hồ sơ

- Tra cứu tình trạng hồ sơ, kết quả giải quyết hồ sơ qua SMS, điện thoại.

Người nộp hồ sơ

5.

Cung cấp dịch vụ công trực tuyến mức độ 3

- Thực hiện dịch vụ công trực tuyến mức độ 3 trên Trang tin điện tử của đơn vị và Cổng thông tin điện tử của tỉnh/thành phố cho các thủ tục hành chính theo chủ trương của Chính phủ.

Người nộp hồ sơ

TT

Tính năng kỹ thuật

Yêu cầu chung

1.

- Giao diện với người sử dụng đầu cuối dựa trên nền tảng web.

2.

- Phần mềm hoạt động thông suốt và ổn định, đáp ứng số lượng truy cập lớn, nhiều người dùng cùng làm việc tại cùng một thời điểm.

3.

- Cho phép cài đặt theo mô hình máy chủ ứng dụng và máy chủ cơ sở dữ liệu.

4.

- Cho phép cài đặt theo mô hình máy chủ chính và máy chủ dự phòng.

5.

- Cho phép cài đặt trong hệ thống mạng có phân vùng bảo mật nhiều lớp.

Yêu cầu về lưu trữ

6.

- Cơ sở dữ liệu phải có khả năng lưu trữ với dung lượng lớn, trong thời gian lâu dài.

7.

- Có khả năng lưu trữ được nhiều định dạng dữ liệu khác nhau như dữ liệu có cấu trúc, dữ liệu phi cấu trúc dưới dạng tệp gắn kèm (dữ liệu tệp văn bản, dữ liệu phim, ảnh, âm thanh).

8.

- Cho phép tìm kiếm toàn văn (full text search) trong toàn bộ CSDL. Khuyến nghị cả trong các tệp gắn kèm.

9.

- Chuẩn hóa dữ liệu để lưu trữ theo chuẩn ký tự Unicode.

Yêu cầu về giao diện

10.

- Tương thích với các trình duyệt thông dụng hiện nay: Internet Explorer, Firefox, Opera, …

11.

- Cho phép người quản trị tự cấu hình các thông tin hiển thị trong các giao diện tiếp nhận hồ sơ.

- Giao diện được thiết kế phải đảm bảo mỹ thuật, tiện lợi và dễ sử dụng.

12.

- Hỗ trợ hiển thị tiếng Việt theo chuẩn Unicode.

13.

- Tuân thủ các quy định về chuẩn nội dung web, các định dạng văn bản, các định dạng hình ảnh theo Quyết định số 20/2008/QĐ-BTTTT .

Yêu cầu về kết nối thiết bị

14.

- Cho phép kết nối với thiết bị đọc, in mã vạch để phục vụ việc tra cứu hồ sơ theo mã vạch.

15

- Cho phép kết nối với máy quét, máy in.

16.

- Hỗ trợ kết nối với Kiosk tra cứu cảm ứng.

17.

- Cho phép kết nối tự động với hệ thống xếp hàng/cấp số.

18.

- Cho phép tra cứu tình trạng hồ sơ, kết quả giải quyết hồ sơ qua SMS, điện thoại.

Yêu cầu về an toàn bảo mật

19.

- Đáp ứng khả năng an toàn, bảo mật theo nhiều mức: mức mạng, mức xác thực người sử dụng, mức CSDL.

20.

- Hỗ trợ tích hợp và xác thực thông qua các hệ thống danh bạ điện tử như AD, LDAP, đảm bảo đúng cơ chế đăng nhập một lần đối với cán bộ được phân công tham gia hệ thống của cơ quan hành chính.

21.

- Hệ thống cấp số tự động là duy nhất, chỉ hoạt động trong giờ hành chính, phục vụ cho các bàn tiếp nhận hồ sơ thủ tục hành chính (các máy tính phục vụ tiếp nhận hồ sơ) theo quy định.

22.

- Cho phép tự động cập nhật các sự kiện (event log) diễn ra trong toàn bộ hệ thống để phục vụ theo dõi, giám sát và có cơ chế tự cảnh báo các lỗi phát sinh trong quá trình hoạt động của hệ thống.

Yêu cầu về trao đổi, tích hợp

23.

- Cung cấp các dữ liệu đầu ra theo chuẩn XML để phục vụ công tác lập báo cáo theo quy định hiện hành, theo quy định nội bộ của đơn vị, đồng thời cung cấp dữ liệu theo các khuôn dạng thống nhất phục vụ quy trình trao đổi thông tin với các hệ thống khác.

- Cấu trúc dữ liệu của tệp XML được xác định tùy thuộc vào nhu cầu trao đổi thông tin của các hệ thống.

- Thủ tục trao đổi thông tin với các hệ thống thông tin khác cần có sự thỏa thuận và thống nhất trước khi tiến hành kết nối các hệ thống.

24.

- Đảm bảo nguyên tắc cung cấp dữ liệu đầu ra cho các hệ thống thông tin khác và chấp nhận đầu vào từ các hệ thống thông tin khác theo chuẩn XML để phục vụ quá trình trao đổi thông tin.

Yêu cầu về khai thác, vận hành

25.

- Cho phép sao lưu dữ liệu định kỳ và đột xuất.

26.

- Cho phép phục hồi dữ liệu khi hệ thống gặp sự cố.

27.

- Cung cấp các báo cáo khai thác, vận hành hệ thống.

28.

- Cho phép định nghĩa và quản trị quy trình tiếp nhận hồ sơ, luân chuyển hồ sơ, giải quyết hồ sơ và trả kết quả cho từng thủ tục hành chính.

- Các quy trình tiếp nhận hồ sơ, luân chuyển hồ sơ, giải quyết hồ sơ cho phép xử lý trường hợp bổ sung hồ sơ.

29.

- Cho phép định nghĩa và quản trị mẫu biểu theo quy định của thủ tục hành chính và quy định hành chính.

TT

Tính năng kỹ thuật

1.

- Thiết kế hệ thống tuân thủ các nguyên tắc cơ bản của kiến trúc hướng dịch vụ (Service Oriented Architecture).

2.

- Cho phép cài đặt và vận hành tốt trên nhiều môi trường hệ điều hành nền cơ bản như Windows, Linux, Unix, …

3.

- Thiết kế, xây dựng và khai thác Cơ sở dữ liệu sử dụng ngôn ngữ SQL chuẩn để có thể cho phép triển khai trên nhiều hệ quản trị Cơ sở dữ liệu như SQL Server, Oracle, DB2 và các ứng dụng quản lý dữ liệu như MySQL, ...

4.

- Cho phép theo dõi, giám sát việc sử dụng tài nguyên hệ thống.

5.

- Cho phép quản lý và sử dụng chữ ký số cho các đối tượng trong hệ thống như người dùng, máy chủ.

6.

- Tự động tính toán ngày hẹn trả kết quả trừ những ngày nghỉ và ngày lễ.

7.

- Kết hợp với chức năng hướng dẫn thủ tục hành chính để cung cấp cơ chế tư vấn gián tiếp cho tổ chức, cá nhân hoàn thiện hồ sơ thủ tục hành chính theo nhiều kênh như qua điện thoại, mạng internet trước khi tổ chức, cá nhân đến nộp hồ sơ.

Ví dụ: Tổ chức, cá nhân có nhu cầu chuẩn bị một bộ hồ sơ thủ tục hành chính và gửi hồ sơ qua môi trường mạng, hệ thống phải có khả năng kiểm tra tính đầy đủ của đầu mục bộ hồ sơ, tính đúng đắn về định dạng dữ liệu, sau đó cán bộ TN&TKQ có nhiệm vụ xem xét tính chính xác của thông tin khai báo, tính pháp lý của các giấy tờ, tài liệu trong hồ sơ để tư vấn cho tổ chức, cá nhân hoàn thiện hồ sơ trước khi tổ chức, cá nhân mang bộ hồ sơ đến nộp trực tiếp tại bộ phận TN&TKQ (đối với cách thức thực hiện là tại bộ phận TN&TKQ).

8.

- Cho phép mở thêm ”bàn tiếp nhận ảo” để sẵn sàng tiếp nhận và phân quyền tiếp nhận hồ sơ từ mạng internet trong giờ hành chính (theo quy định) đối với một số thủ tục hành chính có thể triển khai dịch vụ công mức độ 3 (thời gian gửi hồ sơ của tổ chức, cá nhân không phụ thuộc vào giờ hành chính).

9.

- Cho phép tra cứu tình trạng hồ sơ qua điện thoại di động có kết nối mạng internet.