Giới thiệu về Công văn 1692/TCT-CS về điều chỉnh hóa đơn điện tử

Công văn 1692/TCT-CS do Tổng cục Thuế ban hành là văn bản hướng dẫn quan trọng nhằm tháo gỡ các vướng mắc của doanh nghiệp và người nộp thuế trong quá trình xử lý, điều chỉnh hóa đơn điện tử có sai sót. Văn bản này căn cứ trên các quy định cốt lõi của Nghị định số 123/2020/NĐ-CP và Thông tư số 78/2021/TT-BTC, giúp thống nhất phương thức thực hiện trên toàn quốc.

Các trường hợp sai sót và nguyên tắc xử lý hóa đơn điện tử

Công văn hướng dẫn chi tiết cách xử lý đối với từng nhóm hành vi và lỗi sai sót cụ thể trên hóa đơn điện tử đã lập:

• Trường hợp sai sót về tên, địa chỉ của người mua: Nếu hóa đơn điện tử đã gửi cho người mua chỉ sai sót về tên, địa chỉ của người mua nhưng không sai mã số thuế và các nội dung khác thì người bán chỉ cần thông báo cho người mua về việc có sai sót và không phải lập lại hóa đơn. Người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT (trừ trường hợp hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế chưa gửi dữ liệu đến cơ quan thuế).
• Trường hợp sai sót về mã số thuế, số tiền, thuế suất hoặc quy cách hàng hóa: Người nộp thuế được lựa chọn một trong hai phương thức xử lý là lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hoặc lập hóa đơn điện tử thay thế cho hóa đơn đã lập có sai sót.

Hướng dẫn chi tiết về phương thức điều chỉnh và thay thế hóa đơn

Tổng cục Thuế hướng dẫn cụ thể quy trình áp dụng đối với hai phương thức xử lý sai sót như sau:

• Phương thức lập hóa đơn điều chỉnh: Hóa đơn điện tử điều chỉnh phải có dòng chữ "Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm...". Nội dung trên hóa đơn điều chỉnh phải thể hiện trị số dương (tăng) hoặc trị số âm (giảm) đúng với thực tế điều chỉnh của các chỉ tiêu như số lượng hàng hóa, giá bán, thuế suất thuế giá trị gia tăng, tiền thuế giá trị gia tăng.
• Phương thức lập hóa đơn thay thế: Hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải có dòng chữ "Thay thế cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm...". Người bán phải ký số trên hóa đơn mới và gửi cho người mua (đối với hóa đơn không có mã) hoặc gửi cơ quan thuế để cấp mã mới trước khi gửi cho người mua.

Một số lưu ý quan trọng khi thực hiện điều chỉnh hóa đơn

Để tránh các sai phạm hành chính trong lĩnh vực thuế và hóa đơn, người nộp thuế cần lưu ý các nguyên tắc sau:

• Tính nhất quán trong các lần điều chỉnh: Trường hợp hóa đơn đã lập có sai sót và người bán đã xử lý theo hình thức điều chỉnh hoặc thay thế, nhưng sau đó lại phát hiện hóa đơn vẫn tiếp tục có sai sót thì các lần xử lý tiếp theo người bán phải thực hiện theo đúng hình thức đã áp dụng lần đầu tiên.
• Thời hạn nộp Mẫu 04/SS-HĐĐT: Người nộp thuế cần tuân thủ nghiêm ngặt thời hạn gửi thông báo sai sót hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế để tránh bị xử phạt vi phạm hành chính về hành vi chậm nộp thông báo theo quy định pháp luật.
• Khai bổ sung hồ sơ khai thuế: Việc lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế có làm thay đổi nghĩa vụ thuế thì người nộp thuế phải thực hiện kê khai bổ sung hồ sơ khai thuế theo quy định của Luật Quản lý thuế hiện hành.