Giới thiệu về Công văn 1681/CT-TTHT của Cục Thuế TP. Hồ Chí Minh

Công văn 1681/CT-TTHT do Cục Thuế Thành phố Hồ Chí Minh ban hành nhằm hướng dẫn các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế thực hiện đúng quy định về việc ghi tên hàng hóa, dịch vụ trên hóa đơn điện tử. Đây là một trong những nội dung quan trọng giúp doanh nghiệp hạn chế các rủi ro về thuế, đảm bảo tính hợp pháp, hợp lệ của hóa đơn đầu ra và đầu vào trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh.

Các nguyên tắc cốt lõi khi ghi tên hàng hóa, dịch vụ trên hóa đơn

Theo hướng dẫn tại Công văn và các quy định pháp luật về thuế hiện hành (đặc biệt là Nghị định 123/2020/NĐ-CP), việc ghi tên hàng hóa, dịch vụ trên hóa đơn phải tuân thủ các nguyên tắc nghiêm ngặt sau:

• Ngôn ngữ thể hiện: Tên hàng hóa, dịch vụ trên hóa đơn phải được thể hiện bằng tiếng Việt. Trường hợp cần ghi thêm chữ nước ngoài thì chữ nước ngoài phải được đặt bên phải trong ngoặc đơn () hoặc đặt ngay dưới dòng tiếng Việt và có cỡ chữ nhỏ hơn chữ tiếng Việt.
• Tính chính xác và rõ ràng: Tên hàng hóa, dịch vụ phải phản ánh đúng bản chất nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Không được viết tắt tùy tiện dẫn đến việc người mua và cơ quan thuế không thể nhận diện rõ ràng loại hàng hóa, dịch vụ được giao dịch.
• Mã hàng hóa, dịch vụ (nếu có): Đối với các đơn vị có quản lý mã hàng hóa, dịch vụ nội bộ hoặc theo quy định chuyên ngành, việc thể hiện mã hàng hóa song song với tên hàng hóa là cần thiết để tăng tính minh bạch và dễ dàng đối chiếu.

Hướng dẫn ghi hóa đơn đối với một số trường hợp đặc thù

Công văn cũng làm rõ cách thức xử lý đối với các trường hợp đặc biệt khi danh mục hàng hóa, dịch vụ quá nhiều hoặc có tính chất phức tạp:

• Trường hợp cung cấp dịch vụ hoặc xây dựng, lắp đặt: Đối với các dịch vụ thực hiện theo kỳ hoặc các công trình xây dựng, lắp đặt có nhiều hạng mục, tên hàng hóa, dịch vụ trên hóa đơn có thể ghi theo tên dịch vụ kèm theo số, ngày của hợp đồng kinh tế hoặc biên bản nghiệm thu, bàn giao chi tiết.
• Sử dụng bảng kê kèm theo hóa đơn: Khi bán hàng hóa có nhiều chủng loại, quy cách khác nhau, doanh nghiệp phải lập hóa đơn điện tử ghi đầy đủ danh mục hàng hóa chi tiết. Hạn chế tối đa việc lập hóa đơn chung chung rồi kèm bảng kê giấy, trừ các trường hợp đặc thù được pháp luật về hóa đơn điện tử cho phép cụ thể.
• Đối với hàng hóa dùng để khuyến mại, quảng cáo, cho, tặng: Doanh nghiệp vẫn phải lập hóa đơn theo quy định. Trên hóa đơn phải ghi rõ tên hàng hóa, dịch vụ kèm theo dòng chữ thể hiện rõ đây là hàng khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu hoặc cho, tặng không thu tiền để làm cơ sở hạch toán chi phí hợp lý.

Hệ quả pháp lý và lưu ý đối với doanh nghiệp

Việc tuân thủ đúng hướng dẫn tại Công văn 1681/CT-TTHT mang lại nhiều lợi ích thiết thực và giúp doanh nghiệp tránh được các rủi ro pháp lý đáng tiếc:

• Khấu trừ thuế GTGT và tính chi phí được trừ: Hóa đơn ghi sai tên hàng hóa, dịch vụ hoặc ghi không rõ ràng có thể bị cơ quan thuế từ chối cho khấu trừ thuế GTGT đầu vào và không chấp nhận là chi phí hợp lý khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN).
• Xử phạt vi phạm hành chính: Hành vi lập hóa đơn không đúng thời điểm hoặc ghi không đầy đủ, không chính xác các nội dung bắt buộc trên hóa đơn (trong đó có tên hàng hóa, dịch vụ) có thể bị xử phạt vi phạm hành chính về hóa đơn theo quy định tại Nghị định 125/2020/NĐ-CP.
• Khuyến nghị cho doanh nghiệp: Doanh nghiệp cần thường xuyên rà soát quy trình lập hóa đơn, tập huấn cho bộ phận kế toán và bán hàng về cách ghi tên hàng hóa, dịch vụ chuẩn xác, đồng thời chủ động liên hệ với cơ quan thuế quản lý trực tiếp để được giải đáp kịp thời các vướng mắc phát sinh.