Tóm tắt Công văn 164/TCHQ-GSQL về ủy quyền làm thủ tục hải quan

Công văn 164/TCHQ-GSQL do Tổng cục Hải quan ban hành là văn bản hướng dẫn nghiệp vụ quan trọng nhằm thống nhất thực hiện các quy định về việc ủy quyền làm thủ tục hải quan đối với hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu. Văn bản này giải quyết các vướng mắc phát sinh trong quá trình thông quan khi chủ hàng không trực tiếp thực hiện thủ tục mà ủy quyền cho bên thứ ba. Dưới đây là chi tiết các nội dung cốt lõi và hướng dẫn quy trình thực hiện:

1. Quy định về đối tượng được nhận ủy quyền làm thủ tục hải quan

Công văn làm rõ hai nhóm đối tượng chính được phép nhận ủy quyền từ chủ hàng để thực hiện các bước trong quy trình thông quan:

• Đại lý làm thủ tục hải quan: Là doanh nghiệp đáp ứng đầy đủ các điều kiện hoạt động theo quy định của Luật Hải quan. Khi được chủ hàng ký hợp đồng đại lý, đại lý hải quan sẽ đứng tên trên tờ khai hải quan, sử dụng chữ ký số của mình để truyền dữ liệu và chịu trách nhiệm trong phạm vi thỏa thuận.
• Tổ chức, cá nhân khác (Ủy quyền theo pháp luật dân sự): Trường hợp không thông qua đại lý hải quan, chủ hàng có thể ủy quyền cho tổ chức hoặc cá nhân khác thực hiện một số công việc cụ thể (như nhận hàng, giao hàng, xuất trình hàng hóa để kiểm tra thực tế). Việc ủy quyền này phải tuân thủ nghiêm ngặt các quy định của Bộ luật Dân sự về đại diện và ủy quyền.

2. Yêu cầu về hình thức và nội dung của văn bản ủy quyền

Để đảm bảo tính pháp lý khi xuất trình cho cơ quan hải quan, văn bản ủy quyền phải đáp ứng các tiêu chuẩn sau:

• Hình thức văn bản: Việc ủy quyền phải được lập thành văn bản (Hợp đồng ủy quyền hoặc Giấy ủy quyền) có đầy đủ chữ ký, đóng dấu hợp pháp của người đại diện theo pháp luật của cả bên ủy quyền và bên nhận ủy quyền.
• Nội dung ủy quyền: Phải thể hiện rõ ràng, chi tiết phạm vi ủy quyền, thời hạn ủy quyền, quyền và nghĩa vụ của mỗi bên. Nội dung không được ghi chung chung mà phải chỉ rõ các công việc cụ thể được phép thực hiện thay mặt chủ hàng trong quá trình làm thủ tục hải quan.

3. Trách nhiệm pháp lý của các bên trong quan hệ ủy quyền

Công văn phân định rõ trách nhiệm của bên ủy quyền (chủ hàng) và bên được ủy quyền trước pháp luật và cơ quan hải quan:

• Trách nhiệm của bên ủy quyền (Chủ hàng): Chịu trách nhiệm hoàn toàn trước pháp luật về tính chính xác, trung thực của các chứng từ, thông tin cung cấp cho bên nhận ủy quyền để khai báo hải quan. Chủ hàng vẫn là đối tượng chịu trách nhiệm cuối cùng về nghĩa vụ thuế và các chính sách quản lý hàng hóa xuất nhập khẩu.
• Trách nhiệm của bên nhận ủy quyền: Phải thực hiện đúng, đầy đủ các công việc trong phạm vi được ủy quyền. Trường hợp thực hiện vượt quá phạm vi ủy quyền hoặc gây ra sai sót do lỗi chủ quan, bên nhận ủy quyền phải tự chịu trách nhiệm trước pháp luật và với bên ủy quyền theo thỏa thuận dân sự.

4. Hướng dẫn kiểm tra của cơ quan hải quan đối với văn bản ủy quyền

Công văn chỉ đạo các Chi cục Hải quan địa phương thực hiện kiểm tra chặt chẽ hồ sơ ủy quyền nhằm ngăn chặn các hành vi gian lận thương mại:

• Công chức hải quan có trách nhiệm kiểm tra tính hợp lệ của văn bản ủy quyền (thẩm quyền ký, thời hạn hiệu lực, phạm vi công việc được ủy quyền).
• Đối chiếu thông tin của người trực tiếp đến làm thủ tục hải quan (Chứng minh nhân dân/Căn cước công dân, giấy giới thiệu) với thông tin trên văn bản ủy quyền để đảm bảo đúng người, đúng thẩm quyền.
• Trường hợp phát hiện văn bản ủy quyền có dấu hiệu giả mạo hoặc không hợp lệ, cơ quan hải quan có quyền từ chối tiếp nhận hồ sơ và yêu cầu các bên giải trình hoặc xử lý theo quy định của pháp luật.