Tóm tắt Công văn 16340/BTC-TCT năm 2014 về khấu trừ thuế giá trị gia tăng đầu vào

Công văn 16340/BTC-TCT do Bộ Tài chính ban hành ngày 07 tháng 11 năm 2014 hướng dẫn chi tiết về điều kiện khấu trừ thuế giá trị gia tăng (GTGT) đầu vào, đặc biệt tập trung vào việc xử lý các vướng mắc liên quan đến chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt qua ngân hàng. Đây là văn bản hướng dẫn quan trọng giúp doanh nghiệp thực hiện đúng quy định pháp luật và tránh các rủi ro bị xuất toán thuế khi cơ quan thuế thanh tra, kiểm tra.

1. Nguyên tắc chung về điều kiện chứng từ thanh toán qua ngân hàng

Theo quy định của pháp luật về thuế GTGT, để được khấu trừ thuế GTGT đầu vào đối với các hóa đơn mua vào có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (đã bao gồm thuế), doanh nghiệp bắt buộc phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt. Công văn 16340/BTC-TCT làm rõ các nguyên tắc sau:

• Chứng từ thanh toán qua ngân hàng được xác định là chứng từ chứng minh việc chuyển tiền từ tài khoản của bên mua sang tài khoản của bên bán mở tại các tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán theo các hình thức thanh toán phù hợp với quy định pháp luật hiện hành.
• Các chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt khác cũng được chấp nhận để khấu trừ thuế trong một số trường hợp đặc biệt như thanh toán bù trừ công nợ hoặc thanh toán ủy quyền qua bên thứ ba, miễn là có đầy đủ hồ sơ, hợp đồng và biên bản đối chiếu theo quy định.

2. Hướng dẫn khấu trừ thuế đối với các phương thức thanh toán đặc thù

Công văn đưa ra hướng dẫn cụ thể đối với các trường hợp thanh toán phức tạp phát sinh trong thực tế hoạt động của doanh nghiệp:

• Thanh toán qua bên thứ ba được ủy quyền: Trường hợp doanh nghiệp mua hàng hóa, dịch vụ thực hiện thanh toán cho một bên thứ ba được người bán ủy quyền bằng văn bản (hoặc được quy định rõ trong hợp đồng mua bán), hình thức thanh toán này vẫn được coi là thanh toán qua ngân hàng hợp lệ. Doanh nghiệp được kê khai, khấu trừ thuế GTGT đầu vào nếu đáp ứng đủ các điều kiện về hóa đơn và chứng từ chuyển tiền.
• Thanh toán bằng hình thức bù trừ công nợ: Đối với phương thức bù trừ giữa giá trị hàng hóa, dịch vụ mua vào với giá trị hàng hóa, dịch vụ bán ra, hoặc bù trừ công nợ qua bên thứ ba, doanh nghiệp phải có hợp đồng mua bán quy định rõ phương thức thanh toán này và phải lập biên bản đối chiếu công nợ có xác nhận của các bên liên quan.
• Ủy quyền cho bên thứ ba thanh toán hộ: Trường hợp bên mua ủy quyền bằng văn bản cho bên thứ ba thanh toán hộ qua ngân hàng cho bên bán, giao dịch thanh toán này phải được thể hiện rõ trong hợp đồng hoặc phụ lục hợp đồng. Đồng thời, phải có chứng từ chuyển tiền từ tài khoản của bên thứ ba sang tài khoản của bên bán để làm cơ sở khấu trừ thuế.

3. Các trường hợp không đủ điều kiện khấu trừ thuế GTGT đầu vào

Bộ Tài chính cũng lưu ý các trường hợp doanh nghiệp sẽ không được chấp nhận khấu trừ thuế GTGT đầu vào do vi phạm nguyên tắc thanh toán:

• Các hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên nhưng doanh nghiệp thực hiện thanh toán bằng tiền mặt (trừ các trường hợp đặc thù được pháp luật cho phép).
• Chứng từ thanh toán qua ngân hàng không thể hiện rõ dòng tiền chuyển từ tài khoản của bên mua sang tài khoản của bên bán, hoặc thông tin trên chứng từ thanh toán không đồng nhất với thông tin trên hóa đơn và hợp đồng thương mại mà không có lý do chính đáng hoặc văn bản giải trình hợp lệ.
• Các trường hợp thực hiện thanh toán qua bên thứ ba hoặc bù trừ công nợ nhưng không lập văn bản thỏa thuận, hợp đồng hoặc biên bản đối chiếu công nợ trước khi thực hiện giao dịch thanh toán.

4. Khuyến nghị thiết thực dành cho doanh nghiệp

Để đảm bảo quyền lợi khấu trừ thuế GTGT đầu vào và hạn chế tối đa các rủi ro pháp lý, doanh nghiệp cần chủ động thực hiện các biện pháp sau:

• Kiểm tra kỹ lưỡng hợp đồng: Đảm bảo các điều khoản về phương thức thanh toán, thông tin tài khoản ngân hàng của các bên được ghi nhận rõ ràng, chính xác trong hợp đồng thương mại hoặc phụ lục hợp đồng kèm theo.
• Hoàn thiện hồ sơ thanh toán: Đối với các giao dịch thanh toán qua bên thứ ba hoặc bù trừ công nợ, doanh nghiệp phải chủ động lập và lưu trữ đầy đủ biên bản đối chiếu công nợ, văn bản ủy quyền thanh toán có chữ ký và đóng dấu hợp pháp của các bên trước khi tiến hành chuyển tiền.
• Lưu trữ chứng từ khoa học: Thiết lập hệ thống lưu trữ đồng bộ gồm hợp đồng mua bán, hóa đơn GTGT đầu vào, chứng từ thanh toán qua ngân hàng (như giấy báo nợ, ủy nhiệm chi) để sẵn sàng xuất trình và giải trình khi có yêu cầu thanh tra, kiểm tra từ cơ quan thuế.