Công văn 163/BXD-KTXD được ban hành bởi Bộ Xây dựng nhằm hướng dẫn việc xác định và giải quyết các khoản chi phí phát sinh do tạm ngừng thi công xây dựng công trình. Đây là văn bản hướng dẫn quan trọng giúp các chủ đầu tư và nhà thầu tháo gỡ vướng mắc về chi phí phát sinh khi dự án bị gián đoạn, đặc biệt là trong các trường hợp bất khả kháng hoặc do lỗi của các bên tham gia hợp đồng.

Văn bản áp dụng đối với các tổ chức, cá nhân liên quan đến việc quản lý và thực hiện hợp đồng xây dựng thuộc các dự án sử dụng vốn nhà nước, vốn đầu tư công, đồng thời là tài liệu tham khảo cho các loại hình dự án khác sử dụng nguồn vốn khác.

• Việc giải quyết các chi phí phát sinh do tạm ngừng thi công phải căn cứ vào các điều khoản đã thỏa thuận trong hợp đồng xây dựng đã ký kết giữa các bên, phù hợp với quy định của pháp luật về hợp đồng xây dựng áp dụng cho hợp đồng đó.
• Các bên cần xác định rõ nguyên nhân dẫn đến việc tạm ngừng thi công (do lỗi của bên giao thầu, bên nhận thầu, hay do các nguyên nhân bất khả kháng) để làm cơ sở xác định trách nhiệm chi trả chi phí.

• Nếu việc tạm ngừng thi công xuất phát từ lỗi của bên giao thầu (ví dụ: chậm bàn giao mặt bằng, chậm thanh toán, hoặc các lý do chủ quan khác từ phía chủ đầu tư), bên giao thầu có trách nhiệm đền bù các thiệt hại thực tế, hợp lý cho bên nhận thầu.
• Các chi phí được xem xét đền bù bao gồm: chi phí duy trì công trường, chi phí bảo quản máy móc thiết bị, chi phí nhân công chờ việc, chi phí bảo hiểm, và các chi phí hợp lý khác phát sinh trực tiếp từ việc dừng thi công.
• Bên nhận thầu phải cung cấp đầy đủ hồ sơ, chứng từ hợp lệ để chứng minh các khoản thiệt hại thực tế này.

• Trong trường hợp tạm ngừng thi công do các sự kiện bất khả kháng (như thiên tai, dịch bệnh, hoặc theo yêu cầu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền để bảo đảm an toàn, phòng chống dịch), việc phân chia chi phí và trách nhiệm được thực hiện theo thỏa thuận về bất khả kháng trong hợp đồng.
• Thông thường, mỗi bên sẽ tự chịu trách nhiệm đối với các tổn thất của mình phát sinh trong thời gian dừng thi công do bất khả kháng, trừ trường hợp hợp đồng có thỏa thuận khác.
• Chủ đầu tư và nhà thầu cần phối hợp chặt chẽ để lập biên bản ghi nhận hiện trạng công trường tại thời điểm dừng và thời điểm tái khởi động để làm căn cứ xác định các chi phí phát sinh hợp lý.

• Bên nhận thầu có trách nhiệm lập bảng xác định chi phí phát sinh do tạm ngừng thi công gửi bên giao thầu (chủ đầu tư) xem xét.
• Bảng tính chi phí phải đi kèm với các tài liệu chứng minh như: nhật ký công trình, biên bản tạm ngừng thi công, danh sách nhân công chờ việc, hợp đồng thuê máy móc thiết bị, hóa đơn chứng từ liên quan.
• Chủ đầu tư phối hợp với tư vấn giám sát để kiểm tra, phê duyệt hoặc trình cấp có thẩm quyền phê duyệt các khoản chi phí này theo đúng quy định pháp luật về quản lý chi phí đầu tư xây dựng.

Công văn 163/BXD-KTXD đóng vai trò là cơ sở pháp lý hướng dẫn các bên giải quyết tranh chấp và thống nhất phương án tài chính khi dự án gặp gián đoạn, đảm bảo quyền lợi hợp pháp cho cả chủ đầu tư và nhà thầu trên tinh thần hợp tác và tuân thủ pháp luật.