Ngày 09/4/2015, Bộ trưởng Bộ Tư pháp ban hành Quy chế tổ chức họp trong hoạt động của cơ quan Bộ Tư pháp (ban hành kèm theo Quyết định số 693/QĐ-BTP) để điều chỉnh việc tổ chức các cuộc Họp, hội nghị (gọi chung là Họp) trong hoạt động quản lý, điều hành của Bộ Tư pháp nhằm giảm bớt số lượng, nâng cao chất lượng các cuộc Họp, thực hành tiết kiệm, chống lãng phí, bảo đảm đổi mới, nâng cao hiệu lực, hiệu quả sự chỉ đạo, điều hành chung của cơ quan Bộ Tư pháp.

Để triển khai thực hiện nghiêm Quy chế Họp, góp phần đổi mới, nâng cao hiệu lực, hiệu quả sự chỉ đạo, điều hành của cơ quan Bộ Tư pháp nói chung và Hệ thống các cơ quan Thi hành án dân sự nói riêng, Tổng cục Thi hành án dân sự yêu cầu Thủ trưởng các cơ quan trực thuộc Tổng cục, Cục trưởng Cục THADS các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương triển khai thực hiện một số công việc sau đây:

1. Quán triệt các quy định của Quy chế Họp vào việc tổ chức Họp tại cơ quan, đơn vị, bảo đảm nguyên tắc: Giải quyết công việc đúng thẩm quyền và phạm vi trách nhiệm được phân công; xác định rõ mục đích, yêu cầu, nội dung, thành phần tham dự Họp; chỉ tiến hành Họp khi thực sự cần thiết để phục vụ cho công tác chỉ đạo, điều hành trong việc thực hiện các nhiệm vụ công tác quan trọng; không dùng cuộc Họp để thay cho việc ban hành các quyết định quản lý, điều hành; thực hiện lồng ghép nội dung, kết hợp các cuộc Họp với nhau để tổ chức Họp một cách hợp lý, phù hợp với tính chất, yêu cầu và nội dung của vấn đề, công việc cần giải quyết, đảm bảo tiết kiệm thời gian, kinh phí.

2. Việc tổ chức Họp cần lưu ý một số nội dung sau:

2.1. Dự kiến kế hoạch, gồm: Mục đích, yêu cầu; Người chủ trì; Thành phần, số lượng đại biểu; Thời gian, địa điểm; Hình thức tổ chức cuộc Họp (tập trung, trực tuyến); Danh mục các tài liệu tại cuộc Họp; Dự kiến thành lập Ban Tổ chức cuộc Họp (nếu cần thiết); Phân công chuẩn bị và tổ chức phục vụ Họp; Tính chất của cuộc Họp (công khai, kín), có hay không cho phép cung cấp thông tin cho báo chí về nội dung cuộc Họp.

2.2. Chuẩn bị tài liệu Họp: Tài liệu Họp phải được chuẩn bị đúng theo yêu cầu cuộc Họp, trong đó nêu rõ những nội dung cần trao đổi, tham khảo ý kiến hoặc xin ý kiến tại cuộc Họp; Chuẩn bị bản tóm tắt (nếu tài liệu trình bày trực tiếp tại cuộc Họp dài trên 30 trang A4).

Chương trình, tài liệu Họp gửi Người có thẩm quyền duyệt trước ngày Họp ít nhất 03 ngày làm việc; Gửi thành phần tham dự Họp trước ít nhất 02 ngày làm việc trước ngày Họp.

2.3. Kỷ luật cuộc Họp: Tuyệt đối chấp hành Kỷ luật Họp, bảo đảm dự Họp đúng giờ, đúng thành phần mời/triệu tập.

2.4. Đơn vị chủ trì tổ chức Họp ghi lại nội dung cuộc Họp và làm thành Biên bản đối với nhưng cuộc Họp quan trọng hoặc thông báo ý kiến kết luận theo chỉ đạo của Người chủ trì.

2.5. Sau khi tổ chức Họp, đơn vị chủ trì tổ chức Họp có trách nhiệm tổ chức triển khai thực hiện những nội dung đã được kết luận tại cuộc Họp và kịp thời báo cáo kết quả thực hiện, những khó khăn, vướng mắc để Lãnh đạo có hướng giải quyết phù hợp, bảo đảm đúng tiến độ, chất lượng hiệu quả công việc.

3. Chánh Văn phòng Tổng cục, Chánh Văn phòng các Cục Thi hành án dân sự, công chức làm công tác văn phòng tại các Chi cục Thi hành án dân sự có trách nhiệm tham mưu, giúp Thủ trưởng các cơ quan thuộc Hệ thống tổ chức thi hành án dân sự tổ chức thực hiện nghiêm Quy chế Họp; đề xuất các biện pháp tiếp tục nâng cao chất lượng, hiệu quả công tác Họp tại cơ quan, đơn vị.

Nhận được công văn này, yêu cầu các đồng chí nghiêm túc tổ chức thực hiện, đồng thời, bám sát, nghiên cứu, vận dụng các nội dung khác trong Quy chế Họp vào việc tổ chức Họp tại cơ quan, đơn vị mình, bảo đảm triển khai thực hiện tốt Quy chế, phục vụ đắc lực cho công tác quản lý, điều hành./.

(Quy chế tổ chức Họp trong hoạt động của cơ quan Bộ Tư pháp được đăng tải trên Cổng Thông tin điện tử Bộ Tư pháp/Mục Văn bản điều hành).