Công văn 1590/TCT-CS năm 2014 do Tổng cục Thuế ban hành nhằm hướng dẫn các cục thuế địa phương và doanh nghiệp thực hiện thống nhất quy định về chứng từ thanh toán qua ngân hàng. Đây là cơ sở pháp lý quan trọng để xác định điều kiện khấu trừ thuế giá trị gia tăng (GTGT) đầu vào và tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN).

Nguyên tắc chung về chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt

Theo quy định của pháp luật về thuế, các hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ từng lần có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (đã bao gồm thuế GTGT) bắt buộc phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt để được khấu trừ thuế GTGT đầu vào và được tính vào chi phí hợp lý khi tính thuế TNDN. Chứng từ thanh toán qua ngân hàng được hiểu là chứng từ chứng minh việc chuyển tiền từ tài khoản của bên mua sang tài khoản của bên bán mở tại các tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán theo các hình thức thanh toán phù hợp với quy định pháp luật hiện hành.

Các trường hợp thanh toán đặc thù được coi là thanh toán qua ngân hàng

Công văn 1590/TCT-CS hướng dẫn chi tiết các hình thức thanh toán đặc thù nhưng vẫn được thừa nhận là thanh toán qua ngân hàng để phục vụ cho việc khấu trừ thuế và tính chi phí được trừ, bao gồm:

• Phương thức bù trừ công nợ: Trường hợp doanh nghiệp thực hiện bù trừ công nợ giữa giá trị hàng hóa, dịch vụ mua vào với giá trị hàng hóa, dịch vụ bán ra, hoặc bù trừ công nợ qua bên thứ ba. Phương thức này bắt buộc phải được quy định cụ thể trong hợp đồng mua bán hoặc văn bản thỏa thuận bù trừ công nợ giữa các bên liên quan.
• Thanh toán ủy quyền qua bên thứ ba: Trường hợp bên mua thực hiện thanh toán cho bên bán thông qua một bên thứ ba được ủy quyền hợp pháp. Việc ủy quyền thanh toán này phải được quy định rõ ràng bằng văn bản (hợp đồng chính thức hoặc phụ lục hợp đồng) và bên thứ ba phải thực hiện chuyển khoản qua tài khoản ngân hàng của mình sang tài khoản ngân hàng của bên bán.
• Thanh toán bằng thư tín dụng (L/C): Việc thanh toán thông qua thư tín dụng hoặc các hình thức thanh toán qua ngân hàng khác theo đúng quy định của Ngân hàng Nhà nước Việt Nam được chấp nhận là chứng từ thanh toán hợp lệ.
• Thanh toán qua tài khoản của cá nhân được ủy quyền: Đối với một số trường hợp đặc thù hoặc khẩn cấp, doanh nghiệp có thể ủy quyền cho cá nhân là người lao động của doanh nghiệp thanh toán cho người bán, sau đó doanh nghiệp thực hiện thanh toán lại cho cá nhân qua tài khoản ngân hàng. Quy trình này phải được quy định rõ ràng trong quy chế tài chính của doanh nghiệp và phải có đầy đủ chứng từ chứng minh việc chuyển tiền từ tài khoản doanh nghiệp sang tài khoản cá nhân, và từ tài khoản cá nhân sang tài khoản của người bán.

Yêu cầu về hồ sơ và chứng từ đối với các trường hợp đặc thù

Để đảm bảo tính pháp lý và tránh rủi ro bị cơ quan thuế từ chối khấu trừ hoặc xuất toán chi phí, doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ bộ hồ sơ chứng từ sau:

• Hợp đồng mua bán hàng hóa, dịch vụ có điều khoản quy định rõ ràng về phương thức thanh toán đặc thù (như bù trừ công nợ, ủy quyền thanh toán qua bên thứ ba, hoặc thanh toán qua tài khoản cá nhân).
• Biên bản đối chiếu công nợ có chữ ký xác nhận của các bên liên quan đối với trường hợp thực hiện bù trừ công nợ.
• Chứng từ giao dịch của ngân hàng (giấy báo Nợ, giấy báo Có, ủy nhiệm chi) thể hiện rõ dòng tiền được chuyển đi từ tài khoản hợp pháp của bên thanh toán sang tài khoản của bên thụ hưởng.

Lưu ý quan trọng đối với doanh nghiệp

Doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý các điểm sau khi thực hiện giao dịch thanh toán:

• Các tài khoản ngân hàng dùng trong giao dịch (của cả bên mua và bên bán) phải là tài khoản đã được đăng ký hoặc thông báo với cơ quan thuế quản lý trực tiếp theo quy định của pháp luật về đăng ký doanh nghiệp.
• Mọi hình thức thanh toán không dùng tiền mặt nếu không tuân thủ đúng quy trình, thiếu văn bản thỏa thuận hợp pháp hoặc không chứng minh được dòng tiền chạy qua hệ thống ngân hàng đều không được chấp nhận để khấu trừ thuế GTGT đầu vào và tính chi phí được trừ khi xác định thuế TNDN.