Tóm tắt Công văn 1562/CT-TTHT năm 2018 về chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp

Công văn số 1562/CT-TTHT do Cục Thuế Thành phố Hồ Chí Minh ban hành nhằm hướng dẫn các doanh nghiệp xác định các khoản chi phí được trừ và không được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN). Đây là văn bản hướng dẫn nghiệp vụ quan trọng, giúp doanh nghiệp thực hiện đúng quy định pháp luật về thuế, tối ưu hóa chi phí hợp lý và hạn chế rủi ro bị truy thu thuế khi quyết toán.

- Nguyên tắc chung về điều kiện xác định chi phí được trừ

Theo hướng dẫn của Cục Thuế, để một khoản chi phí được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN, doanh nghiệp phải đáp ứng đầy đủ các điều kiện cơ bản sau:

• Khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.
• Khoản chi có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật.
• Khoản chi nếu có hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ từng lần có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (giá đã bao gồm thuế GTGT) khi thanh toán phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt theo quy định của pháp luật về thuế giá trị gia tăng.

- Hướng dẫn cụ thể đối với các khoản chi cho người lao động

Công văn tập trung làm rõ việc hạch toán các khoản chi phí mang tính chất phúc lợi hoặc chi trả thay cho người lao động (đặc biệt là lao động nước ngoài):

• Chi phí tiền thuê nhà, tiền điện, nước cho người lao động: Trường hợp doanh nghiệp ký hợp đồng lao động trong đó có thỏa thuận doanh nghiệp chịu trách nhiệm chi trả tiền thuê nhà, điện, nước cho người lao động thì khoản chi này được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN nếu có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp và chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt (đối với hóa đơn từ 20 triệu đồng trở lên).
• Chi phí vé máy bay và đi lại: Các khoản chi mua vé máy bay khứ hồi cho người lao động nước ngoài về nước nghỉ phép năm, hoặc chi phí đưa đón người lao động từ nơi ở đến nơi làm việc phải được quy định cụ thể trong hợp đồng lao động hoặc quy chế tài chính của doanh nghiệp mới được chấp nhận là chi phí hợp lý.
• Chi phí đào tạo, nâng cao tay nghề: Khoản chi phí đào tạo cho người lao động phù hợp với ngành nghề kinh doanh của doanh nghiệp, có hóa đơn, chứng từ học phí hợp pháp được tính vào chi phí được trừ.

- Các khoản chi không được trừ cần lưu ý

Doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý các khoản chi không đáp ứng điều kiện hoặc vượt định mức quy định sẽ bị loại khỏi chi phí được trừ:

• Các khoản chi không có hóa đơn, chứng từ hoặc hóa đơn không hợp pháp, hóa đơn bị mua bán, sử dụng bất hợp pháp.
• Các khoản chi tiền lương, tiền thưởng cho người lao động nhưng không được ghi cụ thể điều kiện hưởng và mức hưởng trong hợp đồng lao động, thỏa ước lao động tập thể hoặc quy chế tài chính của công ty.
• Các khoản chi vượt định mức đối với một số chi phí đặc thù như chi trang phục bằng tiền mặt vượt quá 05 triệu đồng/người/năm.
• Các khoản chi trích trước vào chi phí nhưng thực tế chưa phát sinh hoặc chưa có đủ chứng từ chứng minh khi kết thúc kỳ tính thuế.

- Khuyến nghị dành cho doanh nghiệp

Để đảm bảo tính an toàn pháp lý và tối ưu hóa nghĩa vụ thuế, doanh nghiệp cần thực hiện các biện pháp sau:

• Rà soát lại toàn bộ hệ thống hợp đồng lao động, quy chế tài chính, quy chế chi tiêu nội bộ để đảm bảo các khoản chi cho người lao động được quy định rõ ràng, chi tiết.
• Thiết lập quy trình kiểm soát hóa đơn đầu vào chặt chẽ, đảm bảo tính hợp pháp, hợp lệ của chứng từ trước khi hạch toán.
• Thực hiện nghiêm túc phương thức thanh toán không dùng tiền mặt đối với các giao dịch có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên để tránh bị loại chi phí một cách đáng tiếc.