Giới thiệu về Công văn 15617/CT-TTHT năm 2019

Công văn 15617/CT-TTHT do Cục Thuế Thành phố Hồ Chí Minh ban hành năm 2019 là văn bản hướng dẫn nghiệp vụ thuế quan trọng liên quan đến việc lập hóa đơn khi hoàn trả phí bảo hiểm. Văn bản này tháo gỡ các vướng mắc cho doanh nghiệp bảo hiểm và khách hàng khi phát sinh các trường hợp chấm dứt hợp đồng bảo hiểm trước hạn, giảm phí bảo hiểm hoặc thay đổi các điều khoản hợp đồng dẫn đến việc hoàn trả lại tiền phí.

Quy định xuất hóa đơn đối với khách hàng là tổ chức, cá nhân kinh doanh

Khi doanh nghiệp bảo hiểm hoàn trả phí bảo hiểm cho khách hàng là các tổ chức, cá nhân có hoạt động sản xuất kinh doanh (đối tượng có khả năng xuất hóa đơn và kê khai thuế), thủ tục được thực hiện như sau:

• Trách nhiệm lập hóa đơn: Khách hàng (bên mua bảo hiểm) phải lập hóa đơn xuất trả lại phần phí bảo hiểm cho doanh nghiệp bảo hiểm.
• Nội dung hóa đơn: Trên hóa đơn phải ghi rõ lý do hoàn trả phí bảo hiểm (do giảm phí, chấm dứt hợp đồng trước hạn...), số tiền phí bảo hiểm được hoàn trả, thuế suất thuế giá trị gia tăng (GTGT) và tiền thuế GTGT tương ứng.
• Kê khai và điều chỉnh thuế: Hóa đơn này là căn cứ để doanh nghiệp bảo hiểm kê khai giảm doanh thu và giảm thuế GTGT đầu ra tương ứng. Đồng thời, bên mua bảo hiểm phải kê khai giảm chi phí được trừ và giảm số thuế GTGT đầu vào đã khấu trừ trước đó.

Quy định xuất hóa đơn đối với khách hàng là cá nhân không kinh doanh

Đối với đối tượng khách hàng là cá nhân tiêu dùng, không có hóa đơn để xuất trả lại cho doanh nghiệp bảo hiểm, thủ tục được hướng dẫn cụ thể nhằm đảm bảo tính chặt chẽ và hợp pháp:

• Lập biên bản thỏa thuận: Doanh nghiệp bảo hiểm và người mua bảo hiểm phải lập biên bản thỏa thuận hoặc có văn bản thỏa thuận rõ ràng về việc hoàn trả phí bảo hiểm. Biên bản phải thể hiện rõ: lý do hoàn trả phí, số tiền phí bảo hiểm hoàn trả (chưa có thuế), tiền thuế GTGT được hoàn trả, tổng số tiền thanh toán lại và chữ ký xác nhận của cả hai bên.
• Lập hóa đơn điều chỉnh: Căn cứ vào biên bản thỏa thuận đã ký kết, doanh nghiệp bảo hiểm thực hiện lập hóa đơn điều chỉnh giảm doanh thu và thuế GTGT đầu ra. Trên hóa đơn phải ghi rõ nội dung điều chỉnh giảm cho hóa đơn số bao nhiêu, ký hiệu nào, ngày tháng năm phát sinh hóa đơn gốc.
• Chứng từ chi tiền: Doanh nghiệp bảo hiểm thực hiện chi trả lại tiền cho khách hàng dựa trên hóa đơn điều chỉnh và biên bản thỏa thuận, kèm theo phiếu chi hoặc chứng từ thanh toán qua ngân hàng theo đúng quy định pháp luật.

Nguyên tắc kê khai và hạch toán thuế liên quan

Việc hoàn trả phí bảo hiểm phải tuân thủ các nguyên tắc hạch toán kế toán và kê khai thuế nghiêm ngặt để tránh rủi ro pháp lý:

• Đối với doanh nghiệp bảo hiểm: Chỉ được phép kê khai giảm doanh thu tính thuế và giảm thuế GTGT đầu ra khi có đầy đủ bộ hồ sơ hợp lệ (hóa đơn trả lại từ khách hàng tổ chức hoặc hóa đơn điều chỉnh kèm biên bản thỏa thuận đối với khách hàng cá nhân).
• Đối với khách hàng là tổ chức: Phải thực hiện điều chỉnh giảm chi phí được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) và giảm thuế GTGT đầu vào tương ứng trong kỳ tính thuế phát sinh việc nhận lại tiền phí bảo hiểm.
• Yêu cầu về phương thức thanh toán: Đối với các giao dịch hoàn trả phí bảo hiểm có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (áp dụng cho khách hàng là tổ chức), việc hoàn trả phải được thực hiện qua phương thức thanh toán không dùng tiền mặt để đảm bảo tính hợp lệ của chứng từ khấu trừ thuế.