Tóm tắt Công văn 1561/TCT-CS về việc sử dụng hoá đơn “Vận đơn hàng không - Air Waybill”

Công văn 1561/TCT-CS do Tổng cục Thuế ban hành nhằm hướng dẫn các đơn vị, doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực vận tải hàng không về việc sử dụng "Vận đơn hàng không" (Air Waybill - AWB) như một loại hóa đơn hợp pháp để phục vụ công tác kê khai, khấu trừ thuế và hạch toán chi phí. Đây là văn bản hướng dẫn quan trọng giúp tháo gỡ các vướng mắc thực tế của doanh nghiệp hàng không trong bối cảnh chuyển đổi số và áp dụng hóa đơn điện tử theo quy định mới.

- Cơ sở pháp lý về việc công nhận Vận đơn hàng không là hóa đơn

• Theo quy định tại Nghị định số 123/2020/NĐ-CP của Chính phủ về hóa đơn, chứng từ, các loại vé, thẻ hoặc các chứng từ vận chuyển quốc tế (bao gồm cả vận đơn hàng không) được phép thiết lập dưới dạng hóa đơn điện tử nếu đáp ứng đủ các điều kiện kỹ thuật và nội dung theo quy định.
• Vận đơn hàng không (Air Waybill) được xác định là chứng từ vận chuyển hàng không quốc tế, đồng thời đóng vai trò là hóa đơn đặc thù đối với dịch vụ vận chuyển hàng hóa bằng đường hàng không.
• Việc áp dụng hóa đơn điện tử đối với vận đơn hàng không phải tuân thủ các nguyên tắc chung về khởi tạo, truyền nhận và lưu trữ dữ liệu điện tử theo Luật Quản lý thuế và các văn bản hướng dẫn thi hành.

- Điều kiện để Vận đơn hàng không được coi là hóa đơn hợp lệ

• Vận đơn hàng không phải được đăng ký sử dụng với cơ quan thuế dưới hình thức hóa đơn điện tử theo quy định tại Nghị định số 123/2020/NĐ-CP.
• Chứng từ phải hiển thị đầy đủ các thông tin cốt lõi bao gồm: tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán (đơn vị vận chuyển); thông tin người mua; tên dịch vụ vận chuyển; đơn giá, thành tiền; thuế suất và tiền thuế (nếu có).
• Đối với các vận đơn hàng không quốc tế được phát hành theo thông lệ quốc tế và quy định của Hiệp hội Vận tải Hàng không Quốc tế (IATA), các chỉ tiêu trên vận đơn phải đảm bảo tính đối chiếu, xác thực được dòng tiền và dịch vụ đã thực hiện thực tế.
• Dữ liệu hóa đơn điện tử của vận đơn hàng không phải được chuyển đầy đủ về hệ thống dữ liệu của Tổng cục Thuế theo đúng định dạng và thời gian quy định.

- Hướng dẫn kê khai, khấu trừ thuế và hạch toán chi phí

• Doanh nghiệp sử dụng dịch vụ vận chuyển hàng không được sử dụng vận đơn hàng không hợp lệ (đã đăng ký và phát hành đúng quy định) làm căn cứ để kê khai, khấu trừ thuế giá trị gia tăng (GTGT) đầu vào.
• Vận đơn hàng không hợp lệ là chứng từ hợp pháp để tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN), với điều kiện có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với các giao dịch có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên.
• Các hãng hàng không và đại lý vận chuyển có trách nhiệm giải trình, cung cấp tài liệu chứng minh tính xác thực của vận đơn khi có yêu cầu thanh tra, kiểm tra từ cơ quan thuế.

- Trách nhiệm của doanh nghiệp và cơ quan thuế địa phương

• Doanh nghiệp hàng không phải chủ động nâng cấp hệ thống công nghệ thông tin để đảm bảo việc khởi tạo và truyền dữ liệu vận đơn hàng không điện tử thông suốt đến cơ quan thuế.
• Cục Thuế các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương có trách nhiệm tuyên truyền, hướng dẫn và giám sát các doanh nghiệp trên địa bàn thực hiện đúng tinh thần chỉ đạo tại Công văn 1561/TCT-CS, tránh gây phiền hà cho người nộp thuế nhưng vẫn đảm bảo quản lý chặt chẽ, chống thất thu ngân sách nhà nước.