Tóm tắt Công văn 1498/TCT-CS về giải quyết vướng mắc về hóa đơn điện tử

Công văn 1498/TCT-CS do Tổng cục Thuế ban hành nhằm kịp thời tháo gỡ và hướng dẫn các vướng mắc phát sinh trong quá trình áp dụng, quản lý và xử lý hóa đơn điện tử theo quy định tại Nghị định số 123/2020/NĐ-CP và Thông tư số 78/2021/TT-BTC. Đây là văn bản hướng dẫn nghiệp vụ quan trọng giúp người nộp thuế và cơ quan thuế các cấp thực hiện thống nhất, hạn chế tối đa sai sót pháp lý.

1. Quy định về thời điểm lập hóa đơn đối với các trường hợp đặc thù

Tổng cục Thuế yêu cầu người nộp thuế tuân thủ nghiêm ngặt nguyên tắc xác định thời điểm lập hóa đơn để đảm bảo tính chính xác của kỳ kê khai thuế:

• Đối với hoạt động cung cấp dịch vụ: Thời điểm lập hóa đơn là thời điểm hoàn thành việc cung cấp dịch vụ, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền. Trường hợp tổ chức cung ứng dịch vụ thực hiện thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ thì thời điểm lập hóa đơn là thời điểm thu tiền (ngoại trừ trường hợp thu tiền đặt cọc hoặc tạm ứng để đảm bảo thực hiện hợp đồng cung cấp các dịch vụ theo quy định).
• Đối với hoạt động xây dựng, lắp đặt: Thời điểm lập hóa đơn là thời điểm nghiệm thu, bàn giao công trình, hạng mục công trình, khối lượng xây dựng, lắp đặt hoàn thành, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.

2. Hướng dẫn xử lý sai sót đối với hóa đơn điện tử đã lập

Công văn đưa ra hướng dẫn chi tiết đối với từng trường hợp hóa đơn điện tử đã gửi cho người mua nhưng phát hiện có sai sót:

• Trường hợp sai sót về tên, địa chỉ của người mua: Nếu hóa đơn chỉ sai sót về tên, địa chỉ của người mua nhưng không sai mã số thuế và các nội dung khác thì người bán thông báo cho người mua về việc hóa đơn có sai sót và không phải lập lại hóa đơn. Đồng thời, người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế về hóa đơn điện tử có sai sót theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT.
• Trường hợp sai mã số thuế, số tiền, thuế suất hoặc quy cách hàng hóa: Người bán được lựa chọn một trong hai phương thức xử lý: lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hoặc lập hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn điện tử có sai sót.
• Yêu cầu về văn bản thỏa thuận: Đối với các trường hợp có thỏa thuận giữa hai bên trước khi lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế, người bán và người mua phải lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót bằng văn bản hoặc thông điệp dữ liệu trước khi người bán xuất hóa đơn mới.

3. Tăng cường quản lý rủi ro và kiểm soát hóa đơn điện tử

Nhằm ngăn chặn tình trạng gian lận, mua bán hóa đơn bất hợp pháp, Tổng cục Thuế chỉ đạo các đơn vị trực thuộc thực hiện các biện pháp kiểm soát chặt chẽ:

• Ứng dụng công nghệ thông tin: Áp dụng hệ thống phân tích dữ liệu lớn (Big Data) và trí tuệ nhân tạo để rà soát, đối chiếu chéo dữ liệu hóa đơn đầu vào - đầu ra, từ đó phát hiện nhanh chóng các doanh nghiệp có dấu hiệu rủi ro cao về thuế.
• Trách nhiệm của người nộp thuế: Doanh nghiệp có nghĩa vụ tự kiểm tra, rà soát tính hợp pháp của hóa đơn đầu vào. Trường hợp phát hiện hóa đơn mua của các doanh nghiệp đã có thông báo bỏ trốn hoặc tạm ngừng hoạt động, doanh nghiệp phải chủ động giải trình và thực hiện điều chỉnh giảm thuế khấu trừ theo đúng quy định pháp luật.

Khuyến nghị dành cho doanh nghiệp

Doanh nghiệp cần chủ động cập nhật các nội dung hướng dẫn tại Công văn 1498/TCT-CS để áp dụng chính xác vào hoạt động sản xuất kinh doanh. Việc thực hiện đúng quy trình xử lý hóa đơn sai sót và xác định đúng thời điểm lập hóa đơn không chỉ giúp doanh nghiệp tránh bị xử phạt vi phạm hành chính về thuế mà còn tối ưu hóa quy trình quản lý tài chính nội bộ.