Tổng quan về Công văn 1404/CT-TTHT của Cục Thuế Thành phố Hồ Chí Minh

Công văn 1404/CT-TTHT do Cục Thuế Thành phố Hồ Chí Minh ban hành nhằm hướng dẫn các doanh nghiệp thực hiện đúng quy định về hóa đơn, chứng từ và nghĩa vụ thuế đối với các khoản chi hỗ trợ khách hàng. Đây là một trong những vướng mắc phổ biến của doanh nghiệp khi thực hiện các chương trình khuyến mại, hỗ trợ đại lý, hoặc chiết khấu thương mại nhằm thúc đẩy doanh số bán hàng.

1. Quy định về hóa đơn, chứng từ đối với khoản chi hỗ trợ bằng tiền

Trường hợp doanh nghiệp chi tiền hỗ trợ cho khách hàng (bao gồm hỗ trợ đạt doanh số, hỗ trợ chi phí trưng bày, hỗ trợ tiếp thị...) mà khoản hỗ trợ này không kèm theo điều kiện khách hàng phải thực hiện các dịch vụ khác cho doanh nghiệp, quy định cụ thể như sau:

• Đối với bên nhận tiền hỗ trợ (khách hàng): Không phải lập hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT). Khách hàng chỉ cần lập chứng từ thu tiền (phiếu thu hoặc chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt) theo quy định.
• Đối với bên chi tiền hỗ trợ (doanh nghiệp): Căn cứ vào mục đích chi, hợp đồng hỗ trợ, quyết định phê duyệt chương trình hỗ trợ và chứng từ chi tiền (phiếu chi hoặc chứng từ chuyển khoản) để hạch toán vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN).
• Nghĩa vụ thuế GTGT: Khoản tiền hỗ trợ này thuộc trường hợp không phải kê khai, tính nộp thuế GTGT theo quy định tại Khoản 1 Điều 5 Thông tư số 219/2013/TT-BTC của Bộ Tài chính.

2. Quy định đối với khoản chi hỗ trợ kèm theo điều kiện cung cấp dịch vụ

Trường hợp doanh nghiệp chi tiền hỗ trợ cho khách hàng nhưng kèm theo điều kiện khách hàng phải thực hiện các dịch vụ cho doanh nghiệp (như dịch vụ quảng cáo, dịch vụ trưng bày sản phẩm tại cửa hàng, dịch vụ tiếp thị, giới thiệu sản phẩm...):

• Nghĩa vụ lập hóa đơn: Đây được xác định là hoạt động cung ứng dịch vụ có thu tiền. Do đó, khách hàng nhận tiền hỗ trợ phải lập hóa đơn GTGT giao cho doanh nghiệp chi tiền.
• Thuế suất áp dụng: Thuế suất thuế GTGT đối với dịch vụ này thường là 10% (hoặc mức thuế suất tương ứng với loại dịch vụ cung cấp theo quy định pháp luật hiện hành).
• Kê khai thuế: Khách hàng thực hiện kê khai, nộp thuế GTGT đầu ra; doanh nghiệp chi tiền được kê khai, khấu trừ thuế GTGT đầu vào nếu đáp ứng đủ điều kiện về hóa đơn và chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.

3. Quy định đối với khoản chi hỗ trợ bằng hàng hóa, dịch vụ

Trường hợp doanh nghiệp thực hiện hỗ trợ khách hàng bằng hàng hóa, dịch vụ (không thu tiền) dưới các hình thức khuyến mại, quảng cáo theo quy định của pháp luật về thương mại:

• Nghĩa vụ lập hóa đơn của bên chi: Doanh nghiệp phải lập hóa đơn GTGT cho số hàng hóa, dịch vụ dùng để hỗ trợ, khuyến mại cho khách hàng.
• Giá tính thuế GTGT: Trên hóa đơn phải ghi rõ là hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mại, quảng cáo, hỗ trợ khách hàng. Giá tính thuế GTGT được xác định bằng 0 (không) đối với các chương trình khuyến mại thực hiện đúng quy định của pháp luật về thương mại (đã đăng ký hoặc thông báo với Sở Công thương).
• Trường hợp không đăng ký khuyến mại: Nếu chương trình hỗ trợ bằng hàng hóa, dịch vụ không thực hiện đúng quy định của pháp luật về thương mại, doanh nghiệp phải lập hóa đơn và kê khai, tính nộp thuế GTGT như đối với hàng hóa, dịch vụ bán ra thông thường.

4. Điều kiện để tính vào chi phí được trừ khi xác định thuế TNDN

Để các khoản chi hỗ trợ khách hàng được tính vào chi phí hợp lý được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN, doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ bộ hồ sơ chứng minh tính thực tế và hợp pháp của khoản chi, bao gồm:

• Hợp đồng mua bán hàng hóa hoặc thỏa thuận hợp tác có điều khoản quy định rõ về chính sách hỗ trợ khách hàng (mục đích, đối tượng, mức hỗ trợ, hình thức hỗ trợ).
• Chương trình, chính sách hỗ trợ khách hàng được phê duyệt bởi cấp có thẩm quyền của doanh nghiệp.
• Bảng kê danh sách khách hàng nhận hỗ trợ, có chữ ký xác nhận của đại diện khách hàng và đại diện doanh nghiệp.
• Hóa đơn GTGT (đối với trường hợp hỗ trợ kèm điều kiện dịch vụ hoặc hỗ trợ bằng hàng hóa) hoặc chứng từ thu - chi tiền (đối với trường hợp hỗ trợ bằng tiền không kèm điều kiện dịch vụ).
• Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với các khoản chi hỗ trợ có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (tính trên từng hóa đơn hoặc từng lần chi trả).