Tổng quan về Công văn 1387/CTL&BHXH-TLSXKD năm 2025

Công văn 1387/CTL&BHXH-TLSXKD do Cục Tiền lương và Bảo hiểm xã hội ban hành năm 2025 là văn bản hướng dẫn nghiệp vụ quan trọng liên quan đến chế độ ăn giữa ca dành cho người lao động tại các doanh nghiệp và cơ sở sản xuất kinh doanh. Văn bản này tập trung làm rõ các quy định về mức chi, phương thức thực hiện và sự ảnh hưởng của khoản chi này đối với nghĩa vụ đóng bảo hiểm xã hội cũng như các chính sách thuế liên quan, nhằm bảo đảm quyền lợi hợp pháp cho người lao động và tạo hành lang pháp lý rõ ràng cho người sử dụng lao động.

Các nội dung cốt lõi về chế độ ăn giữa ca

• Xác định bản chất của khoản chi ăn giữa ca: Chế độ ăn giữa ca (hoặc ăn trưa, ăn giao ca) là khoản hỗ trợ thiết thực của người sử dụng lao động nhằm bảo đảm sức khỏe và tái tạo sức lao động cho người lao động trong quá trình sản xuất, kinh doanh. Khoản hỗ trợ này có thể được thực hiện dưới hình thức tổ chức bữa ăn trực tiếp tại bếp ăn tập thể, mua suất ăn công nghiệp hoặc phát tiền mặt trực tiếp cho người lao động.
• Quy định về việc tính đóng Bảo hiểm xã hội (BHXH): Theo hướng dẫn của Cục Tiền lương và Bảo hiểm xã hội, khoản tiền hỗ trợ ăn giữa ca của người lao động không được tính vào tiền lương tháng đóng bảo hiểm xã hội bắt buộc. Điều này phù hợp với các quy định hiện hành về các khoản thu nhập không tính đóng BHXH, giúp giảm bớt gánh nặng chi phí cho cả doanh nghiệp và người lao động.
• Điều kiện để khoản chi ăn giữa ca được miễn thuế thu nhập cá nhân (TNCN): Để khoản tiền ăn giữa ca không bị tính vào thu nhập chịu thuế TNCN của người lao động, mức chi bằng tiền mặt không được vượt quá mức quy định tối đa của Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội. Trường hợp doanh nghiệp tự tổ chức nấu ăn, mua suất ăn hoặc cấp phiếu ăn thì toàn bộ chi phí thực tế phát sinh hợp lý sẽ được miễn thuế TNCN theo quy định pháp luật về thuế.
• Hạch toán chi phí được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN): Các khoản chi phí thực tế cho việc tổ chức ăn giữa ca cho người lao động, nếu có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp và được quy định cụ thể trong hợp đồng lao động, thỏa ước lao động tập thể hoặc quy chế tài chính của doanh nghiệp, sẽ được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN.

Hướng dẫn thực hiện cho doanh nghiệp và người lao động

• Xây dựng quy chế nội bộ rõ ràng: Doanh nghiệp cần cụ thể hóa chế độ ăn giữa ca trong Thỏa ước lao động tập thể, Hợp đồng lao động hoặc Quy chế tài chính của đơn vị. Trong đó phải nêu rõ đối tượng áp dụng, mức hỗ trợ, hình thức cung cấp (bằng tiền hay bằng hiện vật) và điều kiện hưởng.
• Hoàn thiện hồ sơ chứng từ: Đối với hình thức tự tổ chức ăn hoặc mua suất ăn, doanh nghiệp phải lưu trữ đầy đủ hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ, hợp đồng cung cấp suất ăn. Đối với hình thức phát tiền mặt, phải có danh sách ký nhận tiền lương, tiền công có thể hiện rõ khoản chi ăn giữa ca.
• Tuân thủ hạn mức chi theo quy định: Doanh nghiệp cần cập nhật liên tục các văn bản hướng dẫn mới nhất để áp dụng đúng hạn mức chi tiền ăn giữa ca không tính thuế TNCN, tránh việc chi vượt mức dẫn đến phát sinh nghĩa vụ thuế ngoài ý muốn cho người lao động.

Ý nghĩa của việc ban hành Công văn 1387/CTL&BHXH-TLSXKD

Văn bản này đóng vai trò là cơ sở pháp lý giúp các doanh nghiệp thống nhất phương thức hạch toán và thực hiện chế độ phúc lợi cho người lao động. Đồng thời, sự hướng dẫn rõ ràng từ Cục Tiền lương và Bảo hiểm xã hội giúp hạn chế tối đa các tranh chấp lao động liên quan đến quyền lợi, tạo môi trường làm việc ổn định và thúc đẩy quan hệ lao động hài hòa, tiến bộ trong doanh nghiệp.