Giới thiệu chung về Công văn 1381/TCT-DNL năm 2019

Công văn 1381/TCT-DNL do Tổng cục Thuế ban hành là văn bản hướng dẫn quan trọng dành cho các doanh nghiệp về việc triển khai và thực hiện hóa đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan thuế. Văn bản này nhằm thúc đẩy lộ trình hiện đại hóa công tác quản lý thuế, tăng cường tính minh bạch và giảm thiểu rủi ro gian lận hóa đơn trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.

- Đối tượng áp dụng và phạm vi triển khai

• Các doanh nghiệp thuộc diện quản lý của Vụ Quản lý thuế doanh nghiệp lớn (Tổng cục Thuế) đang thực hiện hoặc chuẩn bị chuyển đổi sang hình thức hóa đơn điện tử có mã xác thực.
• Các tổ chức cung cấp dịch vụ giá trị gia tăng về giao dịch điện tử trong lĩnh vực thuế (T-VAN) phối hợp hỗ trợ kỹ thuật và kết nối dữ liệu.
• Các cục thuế địa phương có trách nhiệm đôn đốc, giám sát và hỗ trợ doanh nghiệp trên địa bàn thực hiện đúng quy định.

- Quy trình đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã xác thực

• Doanh nghiệp thực hiện lập Tờ khai đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế theo mẫu quy định và gửi trực tuyến đến cơ quan thuế qua Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế hoặc qua tổ chức T-VAN.
• Trong thời hạn quy định, cơ quan thuế sẽ gửi thông báo điện tử về việc chấp nhận hoặc không chấp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã của doanh nghiệp.
• Kể từ thời điểm được chấp nhận, doanh nghiệp phải thực hiện hủy các hóa đơn giấy, hóa đơn điện tử không có mã đã thông báo phát hành trước đó nhưng chưa sử dụng (nếu có).

- Quy định về lập và cấp mã xác thực cho hóa đơn điện tử

• Doanh nghiệp sử dụng phần mềm lập hóa đơn để khởi tạo hóa đơn, ký số và gửi dữ liệu hóa đơn đến hệ thống của cơ quan thuế để yêu cầu cấp mã xác thực.
• Hệ thống của cơ quan thuế tự động kiểm tra thông tin, cấp mã xác thực và gửi lại hóa đơn đã được cấp mã cho doanh nghiệp.
• Hóa đơn điện tử có mã xác thực hợp lệ là hóa đơn có đầy đủ chữ ký số của người bán và mã xác thực do hệ thống của cơ quan thuế cấp. Doanh nghiệp có trách nhiệm gửi hóa đơn này cho người mua bằng phương thức điện tử đã thỏa thuận.

- Phương án xử lý sai sót đối với hóa đơn điện tử đã lập

• Trường hợp hóa đơn đã lập, đã được cấp mã nhưng chưa gửi cho người mua có sai sót: Doanh nghiệp thực hiện thông báo với cơ quan thuế để hủy hóa đơn đã lập, sau đó lập hóa đơn mới để cơ quan thuế cấp mã mới thay thế.
• Trường hợp hóa đơn đã lập, đã cấp mã và đã gửi cho người mua nhưng phát hiện sai sót về tên, địa chỉ của người mua (các nội dung khác không sai): Doanh nghiệp thông báo cho người mua và cơ quan thuế, không phải lập lại hóa đơn.
• Trường hợp sai sót về mã số thuế, số tiền, thuế suất hoặc tiền thuế: Doanh nghiệp và người mua lập văn bản thỏa thuận ghi rõ sai sót, sau đó doanh nghiệp lập hóa đơn điện tử mới thay thế hoặc điều chỉnh để cơ quan thuế cấp mã mới.

- Trách nhiệm của doanh nghiệp trong quá trình thực hiện

• Đảm bảo hạ tầng kỹ thuật công nghệ thông tin, đường truyền internet ổn định và chữ ký số còn hiệu lực để thực hiện giao dịch điện tử liên tục với cơ quan thuế.
• Chịu trách nhiệm hoàn toàn về tính chính xác, trung thực của dữ liệu hóa đơn điện tử gửi đến cơ quan thuế.
• Lưu trữ dữ liệu hóa đơn điện tử theo đúng thời hạn quy định của Luật Kế toán và sẵn sàng cung cấp cho cơ quan chức năng khi có yêu cầu thanh tra, kiểm tra.

- Vai trò hỗ trợ của cơ quan thuế và các tổ chức T-VAN

• Cơ quan thuế các cấp có nhiệm vụ tuyên truyền, hướng dẫn chi tiết quy trình nghiệp vụ và giải đáp kịp thời các vướng mắc phát sinh của doanh nghiệp trong quá trình áp dụng.
• Các tổ chức T-VAN có trách nhiệm duy trì kênh truyền nhận dữ liệu thông suốt, bảo mật thông tin khách hàng và phối hợp chặt chẽ với Tổng cục Thuế để xử lý các sự cố kỹ thuật phát sinh.