Thông tư 21/2010/TT-NHNN ngày 08/10/2010 quy định báo cáo thống kê áp dụng đối với các đơn vị thuộc Ngân hàng Nhà nước và các tổ chức tín dụng, chi nhánh ngân hàng nước ngoài có hiệu lực từ ngày 01/7/2011. Qua theo dõi quá trình thực hiện cho thấy, các tổ chức tín dụng, chi nhánh ngân hàng nước ngoài (sau đây gọi tắt là tổ chức tín dụng - TCTD) đã thực hiện tương đối nghiêm túc các quy định báo cáo của Ngân hàng Nhà nước (NHNN) tại Thông tư số 21/2010/TT-NHNN. Tuy nhiên, việc kiểm tra, tra soát báo cáo tại các đơn vị thuộc NHNN và việc truyền lại báo cáo sau tra soát trong thời gian qua còn một số hạn chế, vướng mắc. Để việc kiểm tra, tra soát báo cáo có hiệu quả nhằm xây dựng khi dữ liệu kịp thời, đầy đủ, chính xác đáp ứng yêu cầu của NHNN trong chỉ đạo, điều hành, NHNN hướng dẫn chi tiết về việc gửi báo cáo của TCTD và việc kiểm tra, duyệt, tra soát báo cáo của các đơn vị thuộc NHNN đối với các báo cáo của TCTD và việc kiểm tra, duyệt, tra soát báo cáo của các đơn vị thuộc NHNN đối với các báo cáo của TCTD trên cơ sở quy định tại Thông tư 21/2010/TT-NHNN như sau:

1. Gửi kiểm tra, duyệt và tra soát báo cáo của TCTD (trừ Quỹ tín dụng nhân dân cơ sở - QTDCS)

1.1. Một số nguyên tắc gửi, kiểm tra, duyệt, tra soát báo cáo

1.1.1. Mức chênh lệch cho phép khi kiểm tra báo cáo: Là mức chênh lệch có thể chấp nhận được khi thực hiện kiểm tra tính khớp đúng của báo cáo. Mức chênh lệch này do các Vụ, Cục, Cơ quan Thanh tra, giám sát ngân hàng xác định trong từng thời kỳ và là căn cứ để kiểm tra tính khớp đúng của báo cáo theo tiêu chí 3 và 4 nêu tại điểm 1.1.2 công văn này. Mức chênh lệch sẽ được NHNN thông báo trên chương trình báo cáo thống kê.

1.1.2. Các tiêu chí kiểm tra tự động tại Cục Công nghệ tin học

- Tiêu chí 1: Tính hợp lệ của flie dữ liệu điện tử nhận được từ đơn vị báo cáo

- Tiêu chí 2: Tính đầy đủ của chỉ tiêu, mẫu biểu báo cáo. Tính đầy đủ được hiểu là: (i) gửi đủ các loại báo cáo phải thực hiện trong kỳ khi hết thời hạn báo cáo, (ii) gửi đủ báo cáo của toàn hệ thống, tất cả Sở giao dịch, các chi nhánh trong cùng hệ thống đối với báo cáo quy định TCTD phải gửi báo cáo toàn hệ thống, từng Sở giao dịch, chi nhánh.

- Tiêu chí 3: Tính khớp đúng giữa số liệu toàn hệ thống TCTD và số liệu tổng hợp từ Sở giao dịch, chi nhánh TCTD (chỉ áp dụng đối với báo cáo có quy định TCTD phải gửi báo cáo toàn hệ thốn, Sở giao dịch, từng chi nhánh). Tính khớp đúng được hiểu là chênh lệch giữa số liệu toàn hệ thống và số liệu tổng hợp từ Sở giao dịch, các chi nhánh TCTD trong cùng hệ thống nằm trong phạm vi mức chênh lệch cho phép được quy định tại điểm 1.1.1 công văn này.

- Tiêu chí 4: Tính khớp đúng của chỉ tiêu theo công thức kiểm tra (chỉ áp dụng đối với các nhóm chỉ tiêu có công thức kiểm tra). Tính khớp đúng của chỉ tiêu theo công thức kiểm tra được hiểu là chênh lệch giữa số liệu báo cáo và nguồn dữ liệu để kiểm tra theo công thức kiểm tra nằm trong phạm vi mức chênh lệch cho phép được quy định tại điểm 1.1.1 công văn này.

1.1.3. Gửi, chỉnh sửa và gửi lại báo cáo

1.1.3.1. Đối với báo cáo quy định TCTD gửi số liệu toàn hệ thống và số liệu của Sở giao dịch, các chi nhánh trong cùng hệ thống, TCTD phải luôn đảm bảo gửi số liệu toàn hệ thống khớp đúng với số liệu tổng hợp từ Sở giao dịch, các chi nhánh trong cùng hệ thống.

1.1.3.2. TCTD chỉnh sửa và gửi lại báo cáo theo nguyên tắc sau:

- Chỉ gửi lại báo cáo phân nhóm chỉ tiêu/mẫu biểu bị phản hồi.

- Chỉ gửi lại báo cáo của đơn vị có số liệu phải chỉnh sửa (bao gồm số liệu của các đơn vị bị phản hồi và các đơn vị khác (nếu có) liên quan đến việc chỉnh sửa số liệu của đơn vị bị phản hồi).

- Gửi thuyết minh về việc chỉnh sửa báo cáo của các đơn vị trong hệ thống đối với nhóm chỉ tiêu, mẫu biểu báo cáo gửi lại. Nội dung thuyết minh cần nêu rõ số liệu chỉnh sửa liên quan đến Trụ sở chính/Sở giao dịch/chi nhánh nào trong hệ thống và lý do chỉnh sửa. Cấu trúc, quy định việc gửi file thuyết minh được thực hiện theo hướng dẫn của Cục Công nghệ tin học.

1.1.3.3. Nếu TCTD không gửi lại báo cáo đúng của các đơn vị bị phản hồi trong thời gian tại Khoản 4 Điều 12 Thông tư 21/2010/TT-NHNN thì coi như TCTD không gửi đủ báo cáo đối với nhóm chỉ tiêu, mẫu biểu báo cáo đó và là căn cứ để NHNN xem xét, xử lý vi phạm theo quy định tại Điều 24 của Thông tư 21/2010/TT-NHNN và tại các quy định khác có liên quan.

1.1.4. Duyệt, tra soát báo cáo

1.1.4.1. Các Vụ, Cục, Cơ quan Thanh tra, giám sát ngân hàng chịu trách nhiệm duyệt các chỉ tiêu, mẫu biểu báo cáo thuộc trách nhiệm theo dõi, đôn đốc, tổng hợp của đơn vị mình bao gồm số liệu của toàn hệ thống và số liệu của Sở giao dịch, các chi nhánh TCTD trong cùng hệ thống (trừ Biểu số 13-B/NHNN-CN).

1.1.4.2. NHNN chi nhánh tỉnh, thành phố khai thác các báo cáo đã được duyệt từ kho dữ liệu chung của NHNN để kiểm tra tính hợp lý của báo cáo. Nếu báo cáo không hợp lý à Phản hồi qua mạng truyền tin cho các Vụ, Cục, Cơ quan Thanh tra, giám sát ngân hàng (trừ Biểu số 13-B/NHNN-CN) và nêu rõ lý do phản hồi.

1.1.4.3. Các Vụ, Cục, Cơ quan Thanh tra, giám sát ngân hàng tổng hợp phản hồi của NHNN chi nhánh tỉnh, thành phố và xem xét, quyết định việc tra soát để TCTD chỉnh sửa và gửi lại NHNN.

1.1.4.4. Khi nhận được báo cáo do các TCTD gửi lại. các Vụ, Cục, Cơ quan Thanh tra, giám sát xem xét và duyệt báo cáo để các đơn vị khác thuộc NHNN khai thác.

1.2. Quy trình gửi, kiểm tra, duyệt và khai thác báo cáo

Trên cơ sở các nguyên tắc tại mục 1.1 công văn này, quy trình gửi, kiểm tra, duyệt và khai thác báo cáo được thực hiện như sau:

1.2.1. TCTD gửi báo cáo cho NHNN

1.2.1.1. Đối với loại báo cáo chỉ quy định TCTD gửi số liệu của toàn hệ thống:

Ngay sau khi nhận được phản hồi của NHNN về số liệu chỉ tiêu, mẫu biểu báo cáo, TCTD phải chỉnh sửa và gửi lại số liệu toàn hệ thống của riêng nhóm chỉ tiêu, mẫu biểu báo cáo bị phản hồi cho NHNN. Đồng thời TCTD phải gửi thuyết minh về việc chỉnh sửa báo cáo cho NHNN.

1.2.1.2. Đối với loại báo cáo quy định TCTD gửi số liệu của toàn hệ thống, Sở giao dịch, từng chi nhánh:

a. Trong thời hạn gửi báo cáo theo quy định tại Thông tư 21/2010/TT-NHNN , cuối mỗi ngày làm việc, chương trình phần mềm sẽ thực hiện đối chiếu tự động tính khớp đúng giữa số liệu tổng hợp từ Sở giao dịch, các chi nhánh TCTD. Nếu số liệu không khớp đúng, chương trình sẽ thông báo đến các TCTD về tình trạng chênh lệch để TCTD chỉnh sửa và gửi lại số liệu đúng.

b. Khi nhận được phản hồi của chương trình về tính không khớp đúng giữa số liệu toàn hệ thống và số liệu tổng hợp từ Sở giao dịch, các chi nhánh, TCTD phải chỉnh sửa và gửi lại số liệu toàn hệ thống/Sở giao dịch/các chi nhánh liên quan đến việc chỉnh sửa cho NHNN.

c. Khi nhận được phản hồi của Vụ, Cục, Cơ quan Thanh tra, giám sát ngân hàng (không bao gồm Cục Công nghệ tin học), TCTD phải chỉnh sửa và chỉ gửi lại số liệu của toàn hệ thống/Sở giao dịch/các chi nhánh có liên quan đến số liệu phải chỉnh sửa, đồng thời phải gửi thuyết minh về việc chỉnh sửa.

1.2.1.3. Đối với loại báo cáo chỉ quy định TCTD gửi số liệu của Sở giao dịch, chi nhánh (Biểu số 13-B/NHNN-CN):

Khi nhận được phản hồi của NHNN về tính hợp ý của báo cáo, TCTD phải chỉnh sửa và gửi lại báo cáo cho NHNN, bao gồm:

- Số liệu của riêng chi nhánh bị phản hồi nếu việc chỉnh sửa số liệu của chi nhánh đó không liên quan đến Sở giao dịch, chi nhánh khác trong cùng hệ thống.

- Số liệu của chi nhánh bị phản hồi và Sở giao dịch hoặc chi nhánh khác có liên quan nếu việc chỉnh sửa số liệu của chi nhánh đó liên quan đến Sở giao dịch, chi nhánh khác trong cùng hệ thống, đồng thời phải gửi thuyết minh về việc chỉnh sửa.

1.2.2. Kiểm tra báo cáo tại Cục Công nghệ tin học

1.2.2.1. Kiểm tra tiêu chí 1:

a. Nếu báo cáo không đáp ứng tiêu chí 1 à chương trình phần mềm tự động phản hồi trả lại toàn bộ file báo cáo.

b. Nếu báo cáo đáp ứng tiêu chí 1 à kiểm tra tiêu chí 2.

1.2.2.2. Kiểm tra tiêu chí 2:

a. Nếu báo cáo không đáp ứng tiêu chí 2 à chương trình phần mềm tự động thông báo qua mạng tin học cho TCTD về tình trạng gửi thiếu báo cáo để TCTD gửi bổ sung.

b. Nếu báo cáo đáp ứng tiêu chí 2:

- Đối với loại báo cáo yêu cầu TCTD gửi số liệu toàn hệ thống, Sở giao dịch, từng chi nhánh à kiểm tra tiêu chí 3.

- Đối với các loại báo cáo khác:

+ Loại báo cáo không có công thức kiểm tra à Chương trình phần mềm tự động chuyển báo cáo và kho dữ liệu chờ duyệt.

+ Loại báo cáo có công thức kiểm tra à kiểm tra tiêu chí 4.

1.2.2.3. Kiểm tra tiêu chí 3 (chỉ áp dụng đối với các báo cáo TCTD phải gửi số liệu toàn bộ hệ thống và số liệu của các chi nhánh, Sở giao dịch TCTD):

a. Nếu báo cáo không đáp ứng tiêu chí 3 à chương trình phần mềm tự động phản hồi cho TCTD để chỉnh sửa và gửi lại báo cáo.

b. Nếu báo cáo đáp ứng tiêu chí 3:

- Báo cáo có công thức kiểm tra à kiểm tra tiêu chí 4.

- Báo cáo không có công thức kiểm tra à chương trình phần mềm tự động chuyển báo cáo vào kho dữ liệu chờ duyệt.

1.2.2.4. Kiểm tra tiêu chí 4 (chỉ áp dụng đối với báo cáo có công thức kiểm tra):

a. Nếu báo cáo không đáp ứng tiêu chí 4 à chương trình phần mềm tự động phản hồi cho TCTD. Trong các file phản hồi ghi rõ nội dung lỗi để TCTD dễ nhận biết sai sót, đảm bảo việc tra soát được thực hiện nhanh, kịp thời theo đúng thời hạn quy định tại Thông tư 21/2010/TT-NHNN .

b. Nếu báo cáo đáp ứng tiêu chí 4 à Chương trình phần mềm tự động chuyển báo cáo vào kho dữ liệu chờ duyệt.

1.2.3. Kiểm tra, duyệt, tra soát báo cáo

1.2.3.1. Các Vụ, Cục, Cơ quan Thanh tra, giám sát ngân hàng (trừ Cục Công nghệ tin học):

a. Ngay sau khi nhận được báo cáo của các TCTD, các Vụ, Cục, Cơ quan Thanh tra, giám sát ngân hàng kiểm tra tính hợp lý của số liệu toàn hệ thống thông qua: (1) Theo dõi dãy biến động, tính logic của báo cáo, (2) đối chiếu với cân đối tài khoản kế toán (nếu có), (3) đối chiếu với các báo cáo khác (nếu có), (4) đối chiếu với kết quả thanh tra (nếu có),…

- Nếu báo cáo không hợp lý à Vụ, Cục, Cơ quan Thanh tra, giám sát ngân hàng phản hồi qua mạng truyền tin cho TCTD để chỉnh sửa và nêu rõ lý do phản hồi.

- Nếu báo cáo hợp lý à Vụ, Cục, Cơ quan Thanh tra, giám sát ngân hàng duyệt báo cáo (bao gồm số liệu toàn hệ thống và số liệu của Sở giao dịch, các chi nhánh TCTD) và chương trình phần mềm chuyển báo cáo vào kho dữ liệu chuẩn của NHNN để khai thác, sử dụng.

b. Trong thời gian tra soát, khi nhận được phản hồi từ các NHNN chi nhánh tỉnh, thành phố đối với số liệu báo cáo của Sở giao dịch, các chi nhánh TCTD trên địa bàn về nhóm chỉ tiêu, mẫu biểu báo cáo do mình phụ trách, các Vụ, Cục, Cơ quan Thanh tra, giám sát ngân hàng tổng hợp, xem xét và tra soát đối với Trụ sở chính TCTD để chỉnh sửa.

c. Khi nhận được báo cáo và thuyết minh về việc chỉnh sửa do Trụ sở chính TCTD gửi, các Vụ, Cục, Cơ quan Thanh tra, giám sát ngân hàng căn cứ vào nội dung đã phản hồi cho TCTD để xem xét và duyệt báo cáo do TCTD gửi lại.

Trường hợp TCTD gửi lại báo cáo toàn hệ thống, các Vụ, Cục, Cơ quan Thanh tra, giám sát ngân hàng kiểm tra tính hợp lý của báo cáo như nêu tại điểm a của mục này.

1.2.3.2. Các NHNN chi nhánh tỉnh, thành phố:

a. NHNN chi nhánh tỉnh, thành phố thực hiện khai thác số liệu báo cáo theo quy định tại điểm 1.1.4.2 công văn này và kiểm tra tính hợp lý của báo cáo thông qua: (1) Theo dõi dãy biến động, tính logic của báo cáo, (2) đối chiếu với cân đối tài khoản kế toán (nếu có),…

- Nếu báo cáo hợp lý à Khai thác và sử dụng trên địa bàn

- Nếu báo cáo không hợp lý à NHNN chi nhánh tỉnh, thành phố gửi phản hồi về Vụ, Cục, Cơ quan Thanh tra, giám sát ngân hàng phụ trách chỉ tiêu, mẫu biểu báo cáo đó trước khi hết thời hạn tra soát báo cáo để các Vụ, Cục, Cơ quan Thanh tra, giám sát ngân hàng tổng hợp, tra soát đối với TCTD và nêu rõ lý do phản hồi (trừ Biểu số 13-B/NHNN-CN).

- Đối với Biểu số 13-B/NHNN-CN, NHNN chi nhánh tỉnh, thành phố thực hiện khai thác và kiểm tra tính hợp lý của báo cáo. Nếu báo cáo không hợp lý à Phản hồi cho Trụ sở chính TCTD thông qua chương trình như hiện tại và nêu rõ lý do phản hồi.

b. Khi nhận được thuyết minh của TCTD về việc chỉnh sửa báo cáo do TCTD gửi lại, NHNN chi nhánh tỉnh, thành phố thực hiện kiểm tra tính hợp lý của báo cáo như nêu tại điểm a của mục này.

1.2.4. Khóa, mở cổng tiếp nhận dữ liệu báo cáo

1.2.4.1. Hết thời hạn gửi báo cáo quy định tại Điều 11 Thông tư 21/2010/TT-NHNN, Cục Công nghệ tin học thực hiện:

- Khóa tự động cổng tiếp nhận báo cáo.

- Lưu sao kê, nhật ký tình hình gửi báo cáo của các đơn vị.

1.2.4.2. Trong thời hạn tra soát báo cáo (trừ biểu 13-B/NHNN/CN) theo quy định tại Điều 12 Thông tư 21/2010/TT/NHNN, các Vụ, Cục, Cơ quan Thanh tra, giám sát ngân hàng:

- Chủ động mở cổng để các đơn vị báo cáo gửi lại báo cáo đúng.

- Chủ động xem xét và các quyết định việc mở và khóa cổng tiếp nhận báo cáo còn thiếu.

- Thống kê các đơn vị chưa gửi báo cáo, gửi sai báo cáo nhưng chưa gửi lại trước khi hết thời hạn tra soát để phục vụ công tác đánh giá tình hình chấp hành quy định về báo cáo thống kê đối với các đơn vị.

1.2.4.3. Riêng đối với Biểu 13-B/NHNN-CN: Trong thời hạn tra soát báo cáo theo quy định tại Điều 12 Thông tư 21/2010/TT-NHNN, NHNN các chi nhánh tỉnh, thành phố chủ động mở cổng để các đơn vị báo cáo gửi lại báo cáo đúng.

1.2.5. Tạo kho dữ liệu để khai thác

1.2.5.1. Khi hết thời hạn tra soát báo cáo:

a. Các Vụ, Cục, Cơ quan Thanh tra, giám sát ngân hàng:

- Căn cứ vào nhu cầu tổng hợp số liệu toàn hệ thống và tính chất của từng nhóm chỉ tiêu để tạo kho dữ liệu chuẩn đối với báo cáo do mình duyệt bằng cách copy số liệu của kỳ gần nhất có gửi báo cáo hoặc chưa gửi lại báo cáo đúng của kỳ báo cáo.

- Ghi nhật ký về việc copy số liệu của các đơn vị báo cáo để theo dõi.

b. Đối với các đơn vị không gửi báo cáo hoặc không gửi lại báo cáo đúng của ít nhất 05 kỳ liên tiếp (đối với báo cáo định kỳ ngày) hoặc 02 kỳ liên tiếp (đối với báo cáo định kỳ 10 ngày, tháng) hoặc 01 kỳ báo cáo (đối với báo cáo định kỳ quý, 6 tháng, năm), chương trình đưa ra cảnh báo để các đơn vị thuộc NHNN đôn đốc đơn vị báo cáo gửi báo cáo. Đồng thời, các Vụ, Cục, Cơ quan Thanh tra, giám sát ngân hàng có văn bản chấn chỉnh kịp thời các TCTD về việc thực hiện gửi báo cáo thuộc chức năng của đơn vị và gửi báo cáo thuộc chức năng của đơn vị và gửi Vụ dự báo, thống kê tiền tệ để theo dõi, tổng hợp vi phạm của các TCTD.

1.2.5.2. Cục Công nghệ tin học xây dựng chương trình để các Vụ, Cục, Cơ quan Thanh tra, giám sát ngân hàng chủ động copy số liệu của kỳ gần nhất, tạo kho dữ liệu chuẩn đối với nhóm chỉ tiêu thuộc trách nhiệm đơn vị mình.

1.2.5.3. Định kỳ hàng tháng, Cục Công nghệ tin học lưu sao kê về tình hình kiểm tra, duyệt, tra soát báo cáo của các đơn vị thuộc NHNN gửi Vụ Dự báo, thống kê tiền tệ tổng hợp, báo cáo Thống đốc.

2. Gửi, kiểm tra, duyệt và tra soát báo cáo của QTDCS

Việc gửi, kiểm tra, duyệt và tra soát báo cáo của QTDCS được thực hiện theo quy định tại Thông tư 21/2010/TT-NHNN và hướng dẫn triển khai về công nghệ thông tin của Cục Công nghệ tin học tại công văn 991/NHNN-CNTH ngày 29/01/2011.

3. Thời gian thực hiện: Bắt đầu từ kỳ báo cáo tháng 9/2012.

Trên đây là hướng dẫn chi tiết của NHNN về việc gửi, kiểm tra, duyệt và tra soát báo cáo theo quy định tại Thông tư 21/2010/TT-NHNN gửi các đơn vị để thực hiện./.