Giới thiệu về Công văn 1345/GSQL-GQ5 năm 2019

Công văn 1345/GSQL-GQ5 được ban hành bởi Cục Giám sát quản lý về Hải quan nhằm hướng dẫn chi tiết về thành phần hồ sơ, thủ tục và quy trình thực hiện việc thu hẹp diện tích kho ngoại quan. Đây là văn bản hướng dẫn nghiệp vụ quan trọng dành cho các Cục Hải quan tỉnh, thành phố và các doanh nghiệp đang vận hành kho ngoại quan trên lãnh thổ Việt Nam, giúp thống nhất quy trình thực hiện và đảm bảo tuân thủ đúng quy định pháp luật hải quan.

Các quy định cốt lõi về hồ sơ xin thu hẹp kho ngoại quan

Theo hướng dẫn của Cục Giám sát quản lý về Hải quan, khi doanh nghiệp có nhu cầu thu hẹp diện tích kho ngoại quan đã được cấp phép, doanh nghiệp cần chuẩn bị và nộp bộ hồ sơ đầy đủ bao gồm các giấy tờ sau:

• Đơn đề nghị thu hẹp diện tích kho ngoại quan: Doanh nghiệp sử dụng mẫu đơn theo quy định pháp luật hiện hành, trong đó nêu rõ lý do thu hẹp, diện tích hiện tại, diện tích đề nghị thu hẹp và diện tích còn lại sau khi thu hẹp.
• Sơ đồ mặt bằng khu vực kho ngoại quan: Bản vẽ kỹ thuật hoặc sơ đồ chi tiết thể hiện rõ vị trí, ranh giới, diện tích của phần kho ngoại quan được giữ lại và phần diện tích đề nghị đưa ra khỏi chế độ kho ngoại quan. Sơ đồ phải có chữ ký và đóng dấu xác nhận của đại diện hợp pháp của doanh nghiệp.
• Tài liệu chứng minh quyền sử dụng đất, kho bãi: Các giấy tờ liên quan đến quyền sở hữu hoặc hợp đồng thuê kho bãi (nếu có sự thay đổi về pháp lý liên quan đến phần diện tích còn lại sau khi thu hẹp).
• Báo cáo tình hình hoạt động của kho ngoại quan: Báo cáo chi tiết về lượng hàng hóa đang lưu giữ tại kho, cam kết về việc đã giải tỏa hoàn toàn hàng hóa tại khu vực diện tích đề nghị thu hẹp và không làm ảnh hưởng đến công tác giám sát hải quan đối với phần diện tích còn lại.

Quy trình tiếp nhận và giải quyết hồ sơ thu hẹp kho ngoại quan

Quy trình xử lý hồ sơ xin thu hẹp diện tích kho ngoại quan được thực hiện qua các bước chặt chẽ nhằm đảm bảo tính pháp lý và an toàn trong công tác quản lý hải quan:

• Bước 1: Nộp hồ sơ: Doanh nghiệp gửi bộ hồ sơ đề nghị thu hẹp kho ngoại quan đến Cục Hải quan tỉnh, thành phố nơi quản lý trực tiếp kho ngoại quan đó.
• Bước 2: Kiểm tra hồ sơ và khảo sát thực tế: Cục Hải quan tỉnh, thành phố tiếp nhận hồ sơ, tiến hành kiểm tra tính hợp lệ của các giấy tờ. Đồng thời, cơ quan hải quan sẽ cử công chức xuống kiểm tra thực tế hiện trạng kho bãi để xác nhận phần diện tích đề nghị thu hẹp đã được dọn trống hàng hóa, có ranh giới ngăn cách cứng biệt lập với phần diện tích còn lại và đảm bảo điều kiện kiểm tra, giám sát hải quan.
• Bước 3: Báo cáo và đề xuất: Sau khi kiểm tra hồ sơ và thực tế đạt yêu cầu, Cục Hải quan tỉnh, thành phố lập văn bản báo cáo kèm theo ý kiến đề xuất gửi Tổng cục Hải quan xem xét, quyết định.
• Bước 4: Ban hành quyết định: Tổng cục Hải quan xem xét báo cáo và hồ sơ liên quan để ban hành Quyết định điều chỉnh giảm diện tích (thu hẹp) kho ngoại quan của doanh nghiệp.

Một số lưu ý quan trọng đối với doanh nghiệp

Để quá trình thu hẹp kho ngoại quan diễn ra thuận lợi và nhanh chóng, doanh nghiệp cần đặc biệt lưu ý các điểm sau:

• Đảm bảo điều kiện giám sát hải quan: Phần diện tích kho ngoại quan còn lại sau khi thu hẹp vẫn phải đáp ứng đầy đủ các điều kiện về rào chắn, hệ thống camera giám sát kết nối trực tiếp với cơ quan hải quan, phần mềm quản lý hàng hóa xuất nhập kho theo đúng quy định.
• Xử lý hàng hóa tồn đọng: Trước khi nộp hồ sơ đề nghị thu hẹp, doanh nghiệp phải di dời toàn bộ hàng hóa ra khỏi phần diện tích dự kiến thu hẹp. Tuyệt đối không được để hàng hóa tồn đọng tại khu vực này khi cơ quan hải quan tiến hành kiểm tra thực tế.
• Tính liên tục của hoạt động: Việc thu hẹp diện tích không được làm gián đoạn hoặc ảnh hưởng đến an toàn của hàng hóa đang được lưu giữ tại phần diện tích kho ngoại quan tiếp tục hoạt động.