Công văn 1251/QLD-VP được ban hành bởi Văn phòng Cục Quản lý Dược vào năm 2022 nhằm điều chỉnh và hướng dẫn quy trình tiếp nhận hồ sơ, công văn tại Cục Quản lý Dược. Đây là biện pháp hành chính quan trọng nhằm tối ưu hóa quy trình tiếp nhận tài liệu, tăng cường ứng dụng dịch vụ công trực tuyến và dịch vụ bưu chính, đồng thời bảo đảm an toàn trong công tác phòng chống dịch bệnh tại thời điểm ban hành.

- Thay đổi phương thức tiếp nhận hồ sơ và công văn

Văn bản đưa ra các chỉ đạo cụ thể nhằm chuyển đổi phương thức giao dịch hành chính từ trực tiếp sang gián tiếp, cụ thể như sau:

• Hạn chế tối đa việc các tổ chức, cá nhân và đại diện doanh nghiệp đến nộp hồ sơ, công văn trực tiếp tại trụ sở của Cục Quản lý Dược.
• Ưu tiên và khuyến khích việc gửi hồ sơ, tài liệu, công văn thông qua dịch vụ bưu chính công ích. Địa chỉ tiếp nhận được chỉ định rõ ràng về Văn phòng Cục Quản lý Dược để thực hiện phân loại và xử lý theo đúng thẩm quyền.
• Đẩy mạnh việc nộp hồ sơ trực tuyến đối với các thủ tục hành chính đã được tích hợp trên cổng dịch vụ công trực tuyến của Bộ Y tế và Cục Quản lý Dược.

- Quy trình xử lý đối với các trường hợp đặc biệt và khẩn cấp

Để đảm bảo không làm gián đoạn các hoạt động nghiệp vụ khẩn cấp, công văn quy định quy trình tiếp nhận đặc biệt:

• Đối với các hồ sơ, công văn có tính chất khẩn cấp, mật hoặc yêu cầu bàn giao trực tiếp theo quy định của pháp luật, các đơn vị gửi phải liên hệ trước với bộ phận tiếp nhận của Văn phòng Cục để được hướng dẫn cụ thể.
• Việc giao nhận trực tiếp (nếu có) phải tuân thủ nghiêm ngặt các quy định về phòng chống dịch, giữ khoảng cách an toàn và thực hiện đầy đủ các biện pháp khử khuẩn theo hướng dẫn của Bộ Y tế.

- Trách nhiệm triển khai của các bên liên quan

Công văn phân định rõ trách nhiệm của từng bộ phận nhằm đảm bảo tính thông suốt trong công tác quản lý hành chính:

• Văn phòng Cục Quản lý Dược có trách nhiệm bố trí nhân sự tiếp nhận đầy đủ, kịp thời các hồ sơ, công văn gửi qua đường bưu điện và hệ thống trực tuyến; thực hiện phân loại và chuyển giao ngay cho các phòng chuyên môn xử lý, không để xảy ra tình trạng chậm trễ, tồn đọng.
• Các doanh nghiệp dược phẩm, cơ sở sản xuất, kinh doanh và các tổ chức có liên quan có trách nhiệm chủ động cập nhật quy định này, phối hợp chặt chẽ với Cục Quản lý Dược để thực hiện nộp hồ sơ đúng phương thức, đảm bảo tính pháp lý và tính chính xác của tài liệu gửi đi.