Giới thiệu chung về Công văn 1248/TCT-CS

Công văn 1248/TCT-CS do Tổng cục Thuế ban hành nhằm giải quyết và hướng dẫn các vướng mắc phát sinh trong quá trình triển khai, áp dụng hóa đơn điện tử theo quy định tại Nghị định số 123/2020/NĐ-CP và Thông tư số 78/2021/TT-BTC. Nội dung của văn bản tập trung tháo gỡ khó khăn cho người nộp thuế liên quan đến việc xử lý hóa đơn điện tử đã lập có sai sót, phương thức lập hóa đơn điều chỉnh, thay thế và nguyên tắc kê khai thuế đối với các loại hóa đơn này.

1. Hướng dẫn xử lý hóa đơn điện tử đã lập có sai sót

Tổng cục Thuế đưa ra hướng dẫn chi tiết đối với từng trường hợp sai sót cụ thể nhằm giúp doanh nghiệp thực hiện đúng quy trình pháp lý:

• Trường hợp sai sót về tên, địa chỉ của người mua: Nếu hóa đơn điện tử đã lập và gửi cho người mua có sai sót về tên, địa chỉ của người mua nhưng không sai mã số thuế và các nội dung khác thì người bán chỉ cần thông báo cho người mua về việc có sai sót và gửi Mẫu số 04/SS-HĐĐT đến cơ quan thuế. Trong trường hợp này, người bán không phải lập lại hóa đơn mới.
• Trường hợp sai mã số thuế, số tiền, thuế suất hoặc quy cách hàng hóa: Người bán và người mua thỏa thuận để lựa chọn một trong hai phương thức xử lý là lập hóa đơn điện tử điều chỉnh hoặc lập hóa đơn điện tử thay thế cho hóa đơn đã lập có sai sót.

2. Quy định về việc lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế

Khi thực hiện điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn điện tử, người nộp thuế cần tuân thủ nghiêm ngặt các nguyên tắc sau:

• Đối với hóa đơn điện tử điều chỉnh: Hóa đơn điều chỉnh phải có dòng chữ "Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm...". Nội dung trên hóa đơn điều chỉnh phải thể hiện đúng giá trị điều chỉnh tăng (ghi dấu dương) hoặc giảm (ghi dấu âm) theo đúng thực tế phát sinh đối với các chỉ tiêu như số lượng hàng hóa, giá bán, thuế suất, tiền thuế.
• Đối với hóa đơn điện tử thay thế: Hóa đơn thay thế phải có dòng chữ "Thay thế cho hóa đơn Mẫu số... ký hiệu... số... ngày... tháng... năm...". Người bán phải lập lại toàn bộ nội dung hóa đơn mới với các thông tin chính xác để thay thế hoàn toàn cho hóa đơn bị lỗi.
• Sự đồng nhất giữa các bên: Việc lựa chọn hình thức điều chỉnh hay thay thế phải được sự thống nhất bằng văn bản hoặc thỏa thuận rõ ràng giữa người bán và người mua trước khi tiến hành xuất hóa đơn mới.

3. Hướng dẫn kê khai thuế đối với hóa đơn điều chỉnh, thay thế

Công văn làm rõ nguyên tắc kê khai thuế nhằm đảm bảo tính minh bạch, tránh việc khai trùng hoặc bỏ sót doanh thu và thuế đầu ra, đầu vào:

• Nguyên tắc kê khai bổ sung: Khi phát sinh hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế, người nộp thuế thực hiện kê khai bổ sung vào kỳ tính thuế có hóa đơn gốc bị sai sót theo quy định của Luật Quản lý thuế số 38/2019/QH14.
• Xử lý nghĩa vụ thuế phát sinh: Trường hợp kê khai bổ sung làm tăng số thuế phải nộp, doanh nghiệp phải nộp đủ số tiền thuế thiếu và tự tính tiền chậm nộp theo quy định. Trường hợp làm giảm số thuế phải nộp, doanh nghiệp được bù trừ vào kỳ tính thuế tiếp theo hoặc thực hiện thủ tục hoàn thuế theo quy định pháp luật.

4. Trách nhiệm thực hiện của người nộp thuế và cơ quan thuế

Để việc áp dụng hóa đơn điện tử đạt hiệu quả cao nhất, Tổng cục Thuế yêu cầu các bên liên quan thực hiện đúng vai trò:

• Đối với người nộp thuế: Cần chủ động rà soát hệ thống dữ liệu hóa đơn, kịp thời phát hiện các sai lệch để thực hiện điều chỉnh đúng thời hạn, tránh các rủi ro pháp lý và xử phạt vi phạm hành chính về hóa đơn.
• Đối với cơ quan thuế địa phương: Có trách nhiệm tuyên truyền, phổ biến rộng rãi nội dung hướng dẫn tại công văn này đến toàn thể doanh nghiệp, tổ chức kinh tế trên địa bàn; đồng thời tăng cường công tác thanh tra, kiểm tra việc sử dụng hóa đơn nhằm ngăn chặn các hành vi gian lận, trục lợi thuế.