Tổng quan về Công văn 1205/TCT-CS

Công văn 1205/TCT-CS do Tổng cục Thuế ban hành nhằm hướng dẫn các Cục Thuế tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương và các doanh nghiệp thực hiện thống nhất quy định về ngôn ngữ hiển thị trên hóa đơn xuất khẩu. Văn bản này giải quyết các vướng mắc thực tế của doanh nghiệp trong quá trình lập hóa đơn khi giao thương với đối tác nước ngoài, đảm bảo tính pháp lý của hóa đơn theo quy định của pháp luật Việt Nam.

Quy định về ngôn ngữ trên hóa đơn theo pháp luật thuế

Theo nội dung hướng dẫn tại Công văn 1205/TCT-CS và các văn bản quy phạm pháp luật liên quan về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, nguyên tắc sử dụng ngôn ngữ được quy định cụ thể như sau:

• Ngôn ngữ chủ đạo: Chữ viết hiển thị trên hóa đơn bắt buộc phải là tiếng Việt. Đây là quy định nền tảng nhằm phục vụ công tác thanh tra, kiểm tra và quản lý thuế của cơ quan chức năng.
• Trường hợp sử dụng chữ nước ngoài: Khi doanh nghiệp có nhu cầu ghi thêm chữ nước ngoài trên hóa đơn (đặc biệt là trong các hoạt động xuất khẩu hoặc giao dịch với tổ chức, cá nhân nước ngoài), chữ nước ngoài phải được đặt bên phải trong ngoặc đơn hoặc đặt ngay dưới dòng tiếng Việt và có cỡ chữ nhỏ hơn chữ tiếng Việt.

Hướng dẫn cụ thể đối với hóa đơn xuất khẩu

Đối với hoạt động xuất khẩu hàng hóa, dịch vụ ra nước ngoài, việc thể hiện ngôn ngữ trên hóa đơn cần lưu ý các điểm sau:

• Sự kết hợp ngôn ngữ: Doanh nghiệp không được phép lập hóa đơn hoàn toàn bằng tiếng nước ngoài mà không có tiếng Việt đi kèm, trừ các trường hợp đặc biệt được pháp luật cho phép cụ thể. Việc ghi song ngữ (tiếng Việt và tiếng nước ngoài) giúp đảm bảo cả hai mục tiêu: tuân thủ pháp luật Việt Nam và giúp đối tác nước ngoài hiểu rõ nội dung giao dịch.
• Cách thức trình bày: Phần chữ tiếng nước ngoài (thường là tiếng Anh) phải được trình bày đúng quy chuẩn kỹ thuật (nhỏ hơn chữ tiếng Việt và nằm phía dưới hoặc bên phải trong ngoặc đơn) để tránh gây nhầm lẫn khi tra cứu thông tin hóa đơn.
• Tính nhất quán: Các thông tin về tên hàng hóa, dịch vụ, đơn vị tính, đơn giá và thành tiền khi dịch sang tiếng nước ngoài phải đảm bảo tính chính xác, đồng nhất với nội dung tiếng Việt và hợp đồng ngoại thương đã ký kết.

Trách nhiệm của cơ quan thuế và doanh nghiệp

Công văn 1205/TCT-CS cũng nhấn mạnh vai trò và trách nhiệm của các bên liên quan trong việc thực thi quy định:

• Đối với cơ quan thuế địa phương: Có trách nhiệm tuyên truyền, phổ biến và hướng dẫn kịp thời cho các doanh nghiệp trên địa bàn quản lý thực hiện đúng quy định về ngôn ngữ trên hóa đơn, tránh việc xử phạt không đáng có do doanh nghiệp hiểu sai quy định.
• Đối với doanh nghiệp xuất khẩu: Cần chủ động rà soát lại hệ thống phần mềm in hóa đơn hoặc hóa đơn điện tử của đơn vị mình để đảm bảo thiết kế mẫu hóa đơn xuất khẩu đáp ứng đúng tiêu chuẩn về ngôn ngữ theo hướng dẫn của Tổng cục Thuế.