Công văn 1195/HTQTCT-HT được ban hành bởi Cục Hộ tịch, quốc tịch, chứng thực vào năm 2020 nhằm tháo gỡ các vướng mắc, khó khăn trong nghiệp vụ đăng ký khai tử tại các địa phương. Văn bản này tập trung hướng dẫn chi tiết quy trình, thủ tục và cách thức giải quyết đối với các trường hợp đăng ký khai tử đặc thù, đặc biệt là người đã chết từ lâu hoặc không có đầy đủ giấy tờ chứng minh theo quy định thông thường.

Xác định thẩm quyền đăng ký khai tử

Văn bản hướng dẫn rõ ràng về việc xác định cơ quan có thẩm quyền thực hiện đăng ký khai tử nhằm tránh việc đùn đẩy trách nhiệm giữa các địa phương:

• Thẩm quyền đăng ký khai tử thuộc về Ủy ban nhân dân cấp xã nơi cư trú cuối cùng của người chết.
• Trường hợp không xác định được nơi cư trú cuối cùng của người chết thì Ủy ban nhân dân cấp xã nơi người đó chết hoặc nơi phát hiện thi thể người chết thực hiện đăng ký khai tử.

Giải quyết trường hợp đăng ký khai tử cho người đã chết từ lâu

Đây là một trong những nội dung cốt lõi của Công văn 1195/HTQTCT-HT, giải quyết vướng mắc thực tế khi người dân yêu cầu đăng ký khai tử cho người thân đã qua đời nhiều năm nhưng không có Giấy báo tử hoặc giấy tờ thay thế Giấy báo tử:

• Yêu cầu về hồ sơ và chứng cứ: Người yêu cầu đăng ký khai tử phải nộp các giấy tờ, tài liệu, chứng cứ liên quan chứng minh sự kiện chết (như gia phả dòng họ, văn bia mộ, xác nhận của người làm chứng, hoặc các giấy tờ của cơ quan có thẩm quyền trước đây có ghi nhận thông tin về việc người đó đã chết).
• Trách nhiệm xác minh của cơ quan đăng ký hộ tịch: Công chức tư pháp - hộ tịch có trách nhiệm kiểm tra, xác minh tính xác thực của các thông tin, tài liệu do người dân cung cấp. Trường hợp cần thiết, phải tiến hành xác minh trực tiếp tại nơi cư trú trước đây của người chết hoặc phối hợp với cơ quan công an để làm rõ.
• Xác định ngày, tháng, năm chết: Trường hợp không có giấy tờ chứng minh chính xác ngày, giờ chết thì xác định theo ngày, tháng, năm chết được ghi nhận trong các tài liệu, chứng cứ đã được xác minh. Nếu chỉ xác định được năm chết thì ghi ngày 01 tháng 01 của năm đó; nếu xác định được tháng và năm chết thì ghi ngày 01 của tháng đó.

Đăng ký khai tử cho người chết trong thời kỳ chiến tranh, mất tích

Đối với các trường hợp hy sinh, chết trong chiến tranh hoặc người bị tòa án tuyên bố là đã chết:

• Việc đăng ký khai tử cho người hy sinh trong chiến tranh phải căn cứ vào Bằng Tổ quốc ghi công, Giấy chứng nhận hy sinh hoặc các giấy tờ xác nhận của cơ quan quân đội, cơ quan có thẩm quyền quản lý hồ sơ thương binh, liệt sĩ.
• Đối với người bị Tòa án tuyên bố là đã chết, quyết định của Tòa án đã có hiệu lực pháp luật chính là cơ sở pháp lý duy nhất để thực hiện việc đăng ký khai tử.

Ý nghĩa và tác động thực tiễn của văn bản

Công văn 1195/HTQTCT-HT đóng vai trò quan trọng trong việc thống nhất áp dụng pháp luật hộ tịch trên toàn quốc. Văn bản giúp tháo gỡ điểm nghẽn cho hàng loạt hồ sơ tồn đọng liên quan đến việc khai tử cho người đã chết từ lâu, bảo đảm quyền lợi hợp pháp của người dân trong việc thừa kế di sản, giải quyết các thủ tục đất đai và hoàn thiện cơ sở dữ liệu hộ tịch quốc gia.