Công văn 1193/HTQTCT-HT năm 2022 do Cục Hộ tịch, quốc tịch, chứng thực ban hành là văn bản hướng dẫn nghiệp vụ quan trọng nhằm tháo gỡ các vướng mắc, đồng thời bảo đảm triển khai đồng bộ, hiệu quả các quy định của Luật Cư trú năm 2020 trong công tác đăng ký và quản lý hộ tịch. Văn bản tập trung vào việc thay đổi phương thức xác minh thông tin cư trú của công dân khi Sổ hộ khẩu và Sổ tạm trú giấy không còn giá trị sử dụng.

Phương thức xác minh thông tin cư trú trong đăng ký hộ tịch

Để bảo đảm quyền lợi tối đa cho người dân và đơn giản hóa thủ tục hành chính, Công văn hướng dẫn cụ thể các phương thức khai thác, xác minh thông tin về cư trú của công dân thay thế cho việc xuất trình Sổ hộ khẩu giấy:

• Khai thác Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư: Cơ quan đăng ký hộ tịch có trách nhiệm chủ động tra cứu, khai thác thông tin về cư trú của người yêu cầu đăng ký hộ tịch trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư thông qua Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính cấp tỉnh đã được kết nối.
• Sử dụng thiết bị đọc chuyên dụng: Sử dụng thiết bị đọc thông tin tích hợp trong chip trên thẻ Căn cước công dân (CCCD) để xác định nơi cư trú thực tế của công dân khi thực hiện các giao dịch hộ tịch trực tiếp.
• Sử dụng ứng dụng VNeID: Chấp nhận việc công dân xuất trình thông tin cư trú đã được tích hợp trên ứng dụng định danh điện tử quốc gia (VNeID) để làm căn cứ xác định thẩm quyền đăng ký hộ tịch.
• Sử dụng Giấy xác nhận thông tin về cư trú: Trong trường hợp không thể khai thác thông tin cư trú bằng các phương thức điện tử nêu trên do lỗi hệ thống hoặc thông tin chưa được cập nhật, cơ quan đăng ký hộ tịch mới yêu cầu công dân nộp Giấy xác nhận thông tin về cư trú (Mẫu CT07) do cơ quan Công an có thẩm quyền cấp.

Giải quyết hồ sơ hộ tịch trong giai đoạn chuyển tiếp

Văn bản đưa ra các giải pháp cụ thể nhằm xử lý các tình huống phát sinh thực tế khi thực hiện đăng ký hộ tịch:

• Xác định thẩm quyền đăng ký hộ tịch: Việc xác định thẩm quyền đăng ký hộ tịch (như đăng ký khai sinh, kết hôn, khai tử, giám hộ...) phải căn cứ vào nơi cư trú thực tế (thường trú hoặc tạm trú) của công dân được lưu trữ trên hệ thống cơ sở dữ liệu, không phân biệt việc công dân có hay không có Sổ hộ khẩu giấy.
• Phối hợp liên thông giữa các cơ quan: Trường hợp thông tin về nơi cư trú của công dân trên Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư chưa đầy đủ hoặc có sự sai lệch so với giấy tờ thực tế, công chức tư pháp - hộ tịch phải chủ động phối hợp với cơ quan Công an cấp xã để kiểm tra, xác minh và cập nhật thông tin, không được tự ý bác bỏ hồ sơ của người dân.
• Đơn giản hóa thành phần hồ sơ: Nghiêm cấm công chức hộ tịch yêu cầu người dân nộp thêm các giấy tờ chứng minh nơi cư trú nếu các thông tin này đã có sẵn và hợp lệ trên hệ thống dữ liệu điện tử chuyên ngành.

Trách nhiệm của công chức làm công tác hộ tịch tại địa phương

Cục Hộ tịch, quốc tịch, chứng thực yêu cầu Sở Tư pháp các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương chỉ đạo cơ quan đăng ký hộ tịch cấp huyện và cấp xã thực hiện nghiêm túc các nội dung sau:

• Nâng cao tinh thần trách nhiệm: Công chức tư pháp - hộ tịch phải nâng cao tinh thần trách nhiệm, chủ động nghiên cứu quy định của Luật Cư trú và các văn bản hướng dẫn thi hành để giải quyết hồ sơ cho công dân nhanh chóng, đúng pháp luật.
• Không gây phiền hà cho người dân: Tuyệt đối không được lạm dụng việc yêu cầu cung cấp Giấy xác nhận thông tin về cư trú (Mẫu CT07) một cách tràn lan, gây khó khăn, phiền hà và làm phát sinh thêm chi phí, thời gian đi lại của người dân.
• Tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin: Đẩy mạnh việc sử dụng Phần mềm đăng ký, quản lý hộ tịch điện tử dùng chung của Bộ Tư pháp, bảo đảm dữ liệu hộ tịch được cập nhật kịp thời, chính xác và đồng bộ với Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư.