Giới thiệu chung về Công văn 109/TCT-CS

Công văn 109/TCT-CS được Tổng cục Thuế ban hành nhằm hướng dẫn một số nội dung cấp bách, tháo gỡ khó khăn cho các doanh nghiệp và cơ quan thuế địa phương trong quá trình triển khai thực hiện Thông tư số 153/2010/TT-BTC về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ. Đây là văn bản hướng dẫn quan trọng giúp đảm bảo sự thống nhất trong việc tạo, phát hành và sử dụng hóa đơn trong giai đoạn chuyển tiếp.

Các nội dung trọng tâm của Công văn 109/TCT-CS

- Quy định về tạo và phát hành hóa đơn của doanh nghiệp

• Doanh nghiệp tự in hóa đơn phải đáp ứng đầy đủ các điều kiện về vốn điều lệ, hệ thống máy móc thiết bị và phần mềm tự in hóa đơn theo quy định.
• Đối với hóa đơn đặt in, doanh nghiệp phải lựa chọn các nhà in có đủ điều kiện hoạt động in theo quy định của pháp luật và ký kết hợp đồng bằng văn bản rõ ràng.
• Trước khi sử dụng hóa đơn, tổ chức, cá nhân kinh doanh phải lập Thông báo phát hành hóa đơn gửi đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp trong thời hạn quy định.

- Hướng dẫn xử lý hóa đơn chuyển tiếp từ năm 2010 sang năm 2011

• Các doanh nghiệp còn tồn hóa đơn do Bộ Tài chính phát hành (hóa đơn mua của cơ quan thuế) chưa sử dụng hết tính đến hết ngày 31/12/2010 phải thực hiện kiểm kê, báo cáo cơ quan thuế và thực hiện thanh hủy theo đúng thủ tục.
• Trường hợp doanh nghiệp muốn tiếp tục sử dụng hóa đơn tự in hoặc đặt in đã phát hành trong năm 2010 thì phải thực hiện đăng ký với cơ quan thuế để được xem xét, chấp thuận chuyển tiếp sử dụng sang năm 2011 nếu đáp ứng đủ điều kiện.

- Chế độ báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn

• Doanh nghiệp có trách nhiệm nộp Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn định kỳ theo quý cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp.
• Thời hạn nộp báo cáo chậm nhất là ngày 30 của tháng đầu quý tiếp theo.
• Nội dung báo cáo phải thể hiện rõ số lượng hóa đơn đã sử dụng, hóa đơn xóa bỏ, hóa đơn mất, hóa đơn hủy trong kỳ.

- Xử lý các trường hợp mất, cháy, hỏng hóa đơn

• Khi phát hiện mất, cháy, hỏng hóa đơn (kể cả hóa đơn đã lập hoặc chưa lập), doanh nghiệp phải lập biên bản và báo cáo ngay với cơ quan thuế quản lý trực tiếp trong vòng 05 ngày kể từ ngày xảy ra sự việc.
• Quy định rõ trách nhiệm của bên bán và bên mua trong việc phối hợp lập biên bản ghi nhận sự việc và sao chụp liên 1 của hóa đơn để làm chứng từ hạch toán, kê khai thuế.

- Hướng dẫn về việc ủy quyền lập hóa đơn

• Doanh nghiệp được phép ủy quyền cho bên thứ ba lập hóa đơn đối với hoạt động bán hàng hóa, dịch vụ của mình.
• Việc ủy quyền phải được thể hiện bằng văn bản hợp đồng giữa hai bên, nêu rõ mục đích, phạm vi, thời hạn ủy quyền và phương thức thanh toán.
• Doanh nghiệp ủy quyền vẫn phải chịu trách nhiệm hoàn toàn trước pháp luật về nghĩa vụ thuế phát sinh từ các hóa đơn đã ủy quyền lập.

Ý nghĩa và tác động của văn bản

Công văn 109/TCT-CS đã kịp thời giải quyết các vướng mắc thực tế của cộng đồng doanh nghiệp khi chuyển đổi phương thức quản lý hóa đơn từ cơ chế Nhà nước cấp phát sang cơ chế doanh nghiệp tự chịu trách nhiệm. Văn bản này góp phần tạo hành lang pháp lý rõ ràng, giảm thiểu rủi ro sai sót trong việc kê khai, khấu trừ thuế và nâng cao tính tự chủ của người nộp thuế.