Giới thiệu về Công văn 1083/BTP-BTTP năm 2020

Công văn 1083/BTP-BTTP do Bộ Tư pháp ban hành năm 2020 nhằm hướng dẫn các Sở Tư pháp tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương thực hiện thống nhất việc quản lý, sử dụng phôi Thẻ Thừa phát lại. Đây là văn bản nghiệp vụ quan trọng giúp chuẩn hóa quy trình cấp mới, cấp đổi, cấp lại và quản lý thẻ của đội ngũ Thừa phát lại trên phạm vi cả nước, đảm bảo tính chính xác, bảo mật và đúng quy định pháp luật.

Các nội dung hướng dẫn cốt lõi của Công văn 1083/BTP-BTTP

- Quy trình tiếp nhận và quản lý phôi Thẻ Thừa phát lại

• Sở Tư pháp các tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương có trách nhiệm gửi văn bản đề nghị cung cấp phôi Thẻ Thừa phát lại về Bộ Tư pháp (Cục Bổ trợ tư pháp) dựa trên nhu cầu thực tế của địa phương.
• Sau khi tiếp nhận phôi thẻ từ Bộ Tư pháp, Sở Tư pháp phải lập sổ theo dõi việc giao nhận, quản lý chặt chẽ, không để xảy ra tình trạng thất thoát, hư hỏng hoặc sử dụng sai mục đích.
• Phôi Thẻ Thừa phát lại phải được lưu trữ tại nơi an toàn, có tủ khóa riêng biệt và do cán bộ chuyên trách quản lý trực tiếp.

- Quy chuẩn kỹ thuật và cách thức in thông tin trên Thẻ Thừa phát lại

• Việc in thông tin của Thừa phát lại lên phôi thẻ phải tuân thủ đúng các tiêu chí kỹ thuật, phông chữ, cỡ chữ và màu sắc theo hướng dẫn của Bộ Tư pháp để đảm bảo tính đồng bộ trên toàn quốc.
• Thông tin in trên thẻ bao gồm: Họ và tên Thừa phát lại, ngày tháng năm sinh, số Quyết định bổ nhiệm Thừa phát lại, ngày cấp thẻ, thời hạn sử dụng của thẻ và cơ quan cấp thẻ.
• Sở Tư pháp thực hiện việc dán ảnh của Thừa phát lại, đóng dấu nổi hoặc dấu ướt giáp lai lên ảnh theo đúng quy định trước khi thực hiện ép plastic bảo vệ thẻ.

- Chế độ báo cáo và xử lý phôi thẻ bị hư hỏng, mất mát

• Định kỳ hàng năm hoặc theo yêu cầu đột xuất, Sở Tư pháp có trách nhiệm báo cáo Bộ Tư pháp về tình hình sử dụng phôi thẻ, số lượng thẻ đã cấp, số lượng phôi thẻ còn tồn kho và các trường hợp phát sinh đặc biệt.
• Trong trường hợp phôi thẻ bị in hỏng, viết sai thông tin hoặc bị hư hỏng trong quá trình bảo quản, Sở Tư pháp phải tiến hành lập biên bản xác nhận tình trạng, thực hiện tiêu hủy theo quy trình và báo cáo số lượng phôi hỏng về Bộ Tư pháp.
• Trường hợp phát hiện mất phôi Thẻ Thừa phát lại, Sở Tư pháp phải kịp thời thông báo bằng văn bản cho Bộ Tư pháp và các cơ quan chức năng liên quan để vô hiệu hóa số sê-ri của phôi thẻ bị mất, phòng ngừa hành vi giả mạo.

- Thu hồi và tiêu hủy Thẻ Thừa phát lại đã hết hạn hoặc bị thu hồi

• Khi Thừa phát lại bị miễn nhiệm, bị thu hồi thẻ hoặc thẻ hết hạn sử dụng, Sở Tư pháp có trách nhiệm thu hồi lại thẻ cũ để quản lý và tiến hành tiêu hủy theo quy định pháp luật.
• Việc tiêu hủy thẻ phải được thực hiện bởi Hội đồng tiêu hủy do Sở Tư pháp thành lập, có biên bản ghi nhận chi tiết về số lượng, thông tin thẻ bị tiêu hủy và báo cáo kết quả về Bộ Tư pháp.

Ý nghĩa và tầm quan trọng của văn bản

Công văn 1083/BTP-BTTP đóng vai trò thiết thực trong việc tăng cường hiệu lực quản lý nhà nước đối với hoạt động Thừa phát lại. Việc siết chặt quy trình quản lý phôi thẻ giúp ngăn chặn các hành vi làm giả giấy tờ, giả danh Thừa phát lại để thực hiện các hành vi vi phạm pháp luật, đồng thời nâng cao tính chuyên nghiệp và uy tín của chế định Thừa phát lại trong tiến trình cải cách tư pháp tại Việt Nam.