Thực hiện Nghị định số 92/2017/NĐ-CP ngày 07 tháng 8 năm 2017 của Chính phủ, Quyết định số 846/QĐ-TTg ngày 09 tháng 6 năm 2017 của Thủ tướng Chính phủ và hướng dẫn của Văn phòng Chính phủ tại Thông tư số 02/2017/TT-VPCP ngày 31 tháng 10 năm 2017, Văn phòng Chính phủ đã chỉnh sửa, hoàn thiện một số tính năng của Cơ sở dữ liệu quốc gia về thủ tục hành chính để phù hợp với trách nhiệm của các bộ, cơ quan, địa phương trong nhập và đăng tải dữ liệu thủ tục hành chính. Tiếp theo nội dung tập huấn và tài liệu hướng dẫn nhập, đăng tải công khai thủ tục hành chính, Văn phòng Chính phủ gửi các bộ, cơ quan, địa phương tài liệu hướng dẫn rà soát, chuẩn hóa, xóa bỏ dữ liệu thủ tục hành chính dư thừa, trùng lặp trên Cơ sở dữ liệu quốc gia về thủ tục hành chính (tại Phụ lục I, II kèm theo Công văn này, được đăng tải trên Trang thông tin điện tử tổng hợp của Cục Kiểm soát thủ tục hành chính, địa chỉ: http://thutuchanhchinh.vn, mục Văn bản điều hành).

Trong quá trình thực hiện, nếu có vướng mắc, đề nghị Quý bộ, cơ quan, địa phương phản ánh kịp thời về Cục Kiểm soát thủ tục hành chính, Văn phòng Chính phủ để hỗ trợ, hướng dẫn.

Trân trọng cảm ơn sự phối hợp của Quý cơ quan./.

PHỤ LỤC I

RÀ SOÁT, CHUẨN HÓA, XÓA BỎ DỮ LIỆU THỦ TỤC HÀNH CHÍNH DƯ THỪA, TRÙNG LẶP THUỘC PHẠM VI QUẢN LÝ CỦA BỘ, CƠ QUAN
(Ban hành kèm theo Công văn số 1078/VPCP-KSTT ngày 30 tháng 01 năm 2018 của Văn phòng Chính phủ)

1. Căn cứ rà soát, chuẩn hóa, xóa bỏ dữ liệu TTHC dư thừa, trùng lặp

- Trên cơ sở Quyết định công bố TTHC (sau đây viết tắt là QĐCB), văn bản quy phạm pháp luật (sau đây viết tắt là VBQPPL) có quy định TTHC, các bộ, cơ quan rà soát, xác định tính đầy đủ về số lượng và nội dung TTHC tại QĐCB phải cập nhật, công khai trên Cơ sở dữ liệu quốc gia về TTHC (sau đây viết tắt là CSDLQG).

Về số lượng TTHC, bộ, cơ quan thực hiện rà soát TTHC theo QĐCB và văn bản đề nghị công khai, không công khai TTHC (đối với những QĐCB được ban hành trước ngày 25/9/2017); theo QĐCB (bản giấy và bản điện tử trong Hệ thống; đối với những QĐCB được ban hành kể từ ngày 25/9/2017).

- Trên cơ sở QĐCB, quy định tại các văn bản quy phạm pháp luật có quy định TTHC, các bộ, cơ quan rà soát, xác định tính chính xác về nội dung của dữ liệu TTHC được cập nhật, công khai trên CSDLQG.

2. Rà soát, chuẩn hóa, xóa bỏ tên lĩnh vực dư thừa, trùng lặp

Các bộ, cơ quan rà soát tên các lĩnh vực có quy định TTHC, sau đó lập Danh mục lĩnh vực đề nghị thêm mới, sửa đổi hoặc xóa bỏ, gửi văn bản về Văn phòng Chính phủ (Cục Kiểm soát TTHC), đồng thời gửi bản điện tử đến hộp thư điện tử: kiemsoat@thutuchanhchinh.vn để đề nghị cập nhật tên lĩnh vực trong CSDLQG, theo mẫu dưới đây:

3. Rà soát, chuẩn hóa, xóa bỏ TTHC dư thừa, trùng lặp

a) Với TTHC mới ban hành/ sửa đổi, bổ sung

- Đăng nhập CSDLQG theo tài khoản được cung cấp;

- Vào mục “Danh sách TTHC”, thực hiện tìm kiếm TTHC trên Hệ thống theo Danh mục TTHC của QĐCB:

Nhập tên TTHC tại dòng “Từ khóa”, chọn trạng thái “công khai” và nhấn nút “tìm kiếm” tại chức năng “Tra cứu thủ tục”.

- Xử lý kết quả tìm kiếm:

+ Trường hợp kết quả tìm kiếm không có TTHC trùng tên (TTHC chưa được tạo trên Hệ thống): thực hiện nhập mới, công khai và đánh dấu TTHC quan tâm     ();

+ Trường hợp kết quả tìm kiếm hiển thị nhiều TTHC trong đó có 01 TTHC trùng tên, thực hiện đối chiếu với QĐCB và/hoặc Đề nghị công khai:

(i) Nếu trùng mã số thì thực hiện cập nhật tạm thời và công khai phiên bản tạm thời TTHC (tại trường “Cấp thực hiện”, “Loại TTHC” và các thành phần TTHC khác), sau đó đánh dấu ();

(ii) Nếu không trùng mã số thì thực hiện kiểm tra hiệu lực và nội dung đúng với Quyết định công bố thì Cập nhật tạm thời và công khai phiên bản tạm thời TTHC (tại trường “Cấp thực hiện”, “Loại TTHC” và các thành phần TTHC khác) và sau đó đánh dấu ();

+ Trường hợp kết quả tìm kiếm hiển thị nhiều TTHC và có nhiều TTHC trùng tên, thực hiện đối chiếu với QĐCB và/hoặc Đề nghị công khai:

(i) Nếu trùng mã số thì thực hiện cập nhật tạm thời và công khai phiên bản tạm thời TTHC trùng mã số (tại trường “Cấp thực hiện”, “Loại TTHC” và các thành phần TTHC khác), sau đó đánh dấu () và hủy công khai, xóa những TTHC trùng tên còn lại;

(ii) Nếu không trùng mã số thì thực hiện kiểm tra, chọn 01 TTHC còn hiệu lực và nội dung đúng với QĐCB thì cập nhật tạm thời và công khai phiên bản tạm thời TTHC (tại trường “Cấp thực hiện”, “Loại TTHC” và các thành phần TTHC khác) và sau đó đánh dấu () và hủy công khai, xóa những TTHC trùng tên còn lại.

b) Với TTHC thay thế, bị bãi bỏ

Vào Danh sách TTHC, thực hiện tìm kiếm TTHC trên Hệ thống theo tên TTHC có trong QĐCB: đánh tên TTHC tại dòng Từ khóa, và nhấn tìm kiếm tại chức năng Tra cứu thủ tục.

- Trường hợp kết quả tìm kiếm không có TTHC trùng tên, thực hiện rà soát với TTHC tiếp theo.

- Trường hợp kết quả tìm kiếm hiển thị 1 hoặc nhiều TTHC trùng tên, thực hiện đối chiếu từng TTHC nếu có 1 TTHC trùng mã số và đang công khai thì hủy công khai TTHC trùng mã số, đánh dấu (). Sau đó xóa những TTHC không trùng mã số.

c) Xóa bỏ TTHC không có trong danh sách TTHC quan tâm

Tìm kiếm TTHC theo trạng thái không được đánh dấu () và thực hiện thao tác xóa những TTHC này.

d) Xuất thống kê và gửi danh mục TTHC do Bộ, cơ quan công bố

Sau khi hoàn thành việc rà soát, chuẩn hóa và xóa bỏ dữ liệu TTHC dư thừa, trùng lặp, thực hiện xuất thống kê TTHC về “Tổng hợp tình hình công bố” tại mục “Thống kê” và gửi bản điện tử Danh mục TTHC này đến hòm thư kiemsoat@thutuchanhchinh.vn.

4. Ví dụ minh họa

a) Rà soát, tạo mới, chuẩn hóa, xóa TTHC dư thừa, trùng lặp

- Nhập từ khóa TTHC “Thủ tục công nhận “Tổ dân phố văn hóa” và tương đương” trong Quyết định công bố của Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch à nhấn tìm kiếm.

Hệ thống không tìm thấy TTHC, chuyên viên thực hiện nhập mới, công khai TTHC và đánh dấu TTHC quan tâm .

- Nhập từ khóa TTHC “Cấp giấy phép kinh doanh karaoke (do Sở Văn hóa, Thể thao và Du lịch cấp)” được công bố trong QĐCB và/ hoặc Đề nghị công khai của Bộ Văn hóa, Thể thao và Du lịch, chọn trạng thái công khai à nhấn tìm kiếm.

+ Hệ thống hiển thị có 04 TTHC trùng với tên tìm kiếm và ở trạng thái công khai. Chọn TTHC có mã số B-BVH-204798-TT trùng với mã số có trong QĐCB và/ hoặc Đề nghị công khai à nhấn vào biểu tượng , và  để hủy công khai, xóa những TTHC trùng tên còn lại.

+ Thực hiện cập nhật phiên bản tạm thời của TTHC B-BVH-204798-TT tại biểu tượng  à giao diện cập nhật.

(i) Trong quá trình cập nhật TTHC Bộ, cơ quan đồng thời thực hiện gửi địa phương TTHC trong trường hợp TTHC thực hiện tại địa phương:

(ii) Tại Cấp thực hiện: đánh dấu vào Cấp Tỉnh (với thủ tục do Sở Văn hóa, Thể thao và Du lịch cấp) à Khi Bộ, cơ quan đánh dấu vào trường Cấp thực hiện tại địa phương hoặc TTHC ủy quyền cho các tổ chức xã hội khác thì sau khi TTHC được công khai, hệ thống sẽ gửi TTHC đến các địa phương.

(iii)  Loại TTHC: chọn loại TTHC phù hợp trên giao diện.

(iv) Lĩnh vực: chọn lĩnh vực phù hợp theo danh mục trên giao diện.

(v) Cập nhật các thành phần TTHC tiếp theo

* Thành phần hồ sơ, mỗi mẫu đơn, tờ khai tương ứng với 1 thành phần hồ sơ: nhấn dấu  để Thêm Hồ sơ

Đối với TTHC được cập nhật lại thì hệ thống thông báo lựa chọn Thành phần Hồ sơ mới hoặc giữ nguyên. Trong trường hợp này Thành phần Hồ sơ là “Mẫu đơn, tờ khai đã được biên tập” được thay mới bằng cách tích vào ô “Sử dụng dữ liệu thành phần HS mới”

* Cập nhật Lệ phí: nhấn vào  à  để thêm lệ phí, điền thông tin lệ phí vào bảng Thêm mới

Nhấn  để lưu lệ phí

Sau khi cập nhật xong, tắt giao diện cập nhật Lệ phí tại dấu “x”

* Cập nhật các thành phần TTHC tiếp theo theo quy định

Sau khi cập nhật thông tin TTHC theo QĐCB xong nhấn  để lưu phiên bản tạm thời TTHC.

Nhấn  để Công khai phiên bản đã cập nhật và hoàn thành việc chuẩn hóa TTHC. Sau đó đánh dấu TTHC quan tâm .

(vi) Thực hiện lần lượt như trên với TTHC trong các QĐCB thuộc lĩnh vực đang được rà soát và thực hiện tiếp các QĐCB về các lĩnh vực khác cho đến khi hoàn thành việc rà soát TTHC theo QĐCB.

b) Xóa bỏ TTHC không có trong danh sách TTHC quan tâm

Tìm kiếm TTHC và xóa những TTHC không được đánh dấu quan tâm  (để xóa những TTHC chưa chuẩn hóa thì không thực hiện chọn lĩnh vực):

c) Xuất thống kê và gửi danh mục TTHC do Bộ, cơ quan công bố

PHỤ LỤC II

RÀ SOÁT, CHUẨN HÓA, XÓA BỎ DỮ LIỆU THỦ TỤC HÀNH CHÍNH DƯ THỪA, TRÙNG LẶP THUỘC PHẠM VI GIẢI QUYẾT CỦA UBND CẤP TỈNH
(Ban hành kèm theo Công văn số 1078/VPCP-KSTT ngày 30 tháng 01 năm 2018 của Văn phòng Chính phủ)

1. Căn cứ rà soát, chuẩn hóa, xóa bỏ dữ liệu TTHC dư thừa, trùng lặp

- Trên cơ sở Quyết định công bố TTHC (sau đây viết tắt là QĐCB), văn bản quy phạm pháp luật (sau đây viết tắt là VBQPPL) có quy định TTHC, các bộ, cơ quan rà soát, xác định tính đầy đủ về số lượng và nội dung TTHC tại QĐCB phải cập nhật, công khai trên Cơ sở dữ liệu quốc gia về TTHC (sau đây viết tắt là CSDLQG).

Về số lượng TTHC, địa phương thực hiện rà soát TTHC theo QĐCB và văn bản đề nghị công khai, không công khai TTHC (đối với những QĐCB được ban hành trước ngày 25/9/2017); theo QĐCB (bản giấy và bản điện tử trong Hệ thống; đối với những QĐCB được ban hành kể từ ngày 25/9/2017).

- Trên cơ sở QĐCB, quy định tại các văn bản quy phạm pháp luật có quy định TTHC, các địa phương rà soát, xác định tính chính xác về nội dung của dữ liệu TTHC được cập nhật, công khai trên CSDLQG.

2. Rà soát, chuẩn hóa, xóa bỏ TTHC dư thừa, trùng lặp^[1]

2.1. Đối với TTHC đặc thù

- Thực hiện rà soát tương tự như với TTHC do Bộ ban hành tại mục 3 Phụ lục I.

- Khi thực hiện nhập mới TTHC, địa phương chọn Loại TTHC là TTHC được luật giao quy định.

2.2. Đối với TTHC do Bộ, cơ quan ban hành

a) Với TTHC mới ban hành/ sửa đổi, bổ sung

- Đăng nhập CSDLQG theo tài khoản được cung cấp;

- Vào Danh sách TTHC, thực hiện tìm kiếm TTHC trên hệ thống Cơ sở dữ liệu quốc gia theo tên TTHC có trong QĐCB: đánh tên TTHC tại dòng Từ khóa, chọn trạng thái công khai và nhấn tìm kiếm tại chức năng Tra cứu thủ tục^[2].

- Xử lý kết quả tìm kiếm:

+ Trường hợp kết quả tìm kiếm không có TTHC trùng tên, thực hiện Lấy về TTHC trùng tên do Bộ, cơ quan ban hành tại menu: TTHC thuộc phạm vi quản lý của Bộ, ngành, sau đó cập nhật (Loại TTHC, thời gian, địa điểm, phí, lệ phí và các trường khác theo quy định), công khai TTHC và đánh dấu ();

+ Trường hợp kết quả tìm kiếm hiển thị nhiều TTHC trong đó có 1 TTHC trùng tên, xem xét các trường hợp sau:

(i) Nếu TTHC có liên kết đến TTHC do Bộ ban hành (đã được địa phương hóa) và trùng mã số với Đề nghị công khai và Quyết định công bố thì thực hiện Cập nhật tạm thời (Loại TTHC, thời gian, địa điểm, phí, lệ phí và các trường khác theo quy định) và công khai phiên bản tạm thời, sau đó đánh dấu ();

(ii) Nếu TTHC có liên kết đến TTHC do Bộ ban hành (đã được địa phương hóa) và không trùng mã số với Đề nghị công khai và Quyết định công bố thì chuyên viên thực hiện kiểm tra hiệu lực và nội dung đúng với Quyết định công bố thì Cập nhật tạm thời và công khai phiên bản tạm thời TTHC (tại trường Cấp thực hiện, Loại TTHC và các thành phần TTHC khác theo quy định) và đánh dấu ().

Nếu không chọn TTHC trong trường hợp này thì thực hiện hủy công khai, xóa TTHC trùng tên và Lấy về TTHC trùng tên do Bộ, cơ quan ban hành tại menu:  TTHC thuộc phạm vi quản lý của Bộ, ngành, sau đó cập nhật (Loại TTHC, thời gian, địa điểm, phí, lệ phí và các trường khác theo quy định), công khai và đánh dấu ().

(iii) TTHC không có liên kết đến TTHC do Bộ ban hành, thực hiện hủy công khai, xóa TTHC. Sau đó Lấy về TTHC trùng tên do Bộ, cơ quan ban hành tại menu:  TTHC thuộc phạm vi quản lý của Bộ, ngành, sau đó cập nhật tạm thời (Loại TTHC, thời gian, địa điểm, phí, lệ phí và các trường khác theo quy định), công khai và đánh dấu ().

+ Trường hợp kết quả tìm kiếm hiển thị nhiều TTHC và có nhiều TTHC trùng tên, xem xét các trường hợp sau:

(i) Nếu 01 trong số các TTHC trùng tên có liên kết đến TTHC do Bộ ban hành (đã được địa phương hóa) và trùng mã số với Đề nghị công khai và Quyết định công bố thì thực hiện hủy công khai, xóa  những TTHC không trùng mã số. Sau đó Cập nhật tạm thời (Loại TTHC, thời gian, địa điểm, phí, lệ phí và các trường khác theo quy định), công khai phiên bản tạm thời với TTHC đã chọn, đánh dấu đánh dấu ().

(ii) Nếu 01 trong số các TTHC trùng tên có liên kết đến TTHC do Bộ ban hành nhưng không trùng mã số với QĐCB thì kiểm tra và chọn 01 TTHC có hiệu lực và nội dung đúng với Quyết định công bố và hủy công khai, xóa những TTHC trùng tên còn lại. Tiếp tục Cập nhật tạm thời và công khai phiên bản tạm thời TTHC được chọn (tại trường Cấp thực hiện, Loại TTHC và các thành phần TTHC khác theo quy định) và đánh dấu .

Nếu đơn vị không chọn TTHC trong trường hợp này thì thực hiện hủy công khai, xóa những TTHC trùng tên và Lấy về TTHC trùng tên do Bộ, cơ quan ban hành tại menu:  TTHC thuộc phạm vi quản lý của Bộ, ngành, sau đó cập nhật (Loại TTHC, thời gian, địa điểm, phí, lệ phí và các trường khác theo quy định), công khai và đánh dấu ().

(iii) Những TTHC trùng tên không có liên kết đến TTHC do Bộ ban hành, chuyên viên thực hiện hủy công khai, xóa TTHC. Sau đó Lấy về TTHC trùng tên do Bộ, cơ quan ban hành tại menu:  TTHC thuộc phạm vi quản lý của Bộ, ngành, sau đó cập nhật (Loại TTHC, thời gian, địa điểm, phí, lệ phí và các trường khác theo quy định), công khai và đánh dấu ().

b) Với TTHC thay thế, bị bãi bỏ

Vào Danh sách TTHC, thực hiện tìm kiếm TTHC trên Hệ thống theo tên TTHC có trong QĐCB: đánh tên TTHC tại dòng Từ khóa, và nhấn tìm kiếm tại chức năng Tra cứu thủ tục.

- Trường hợp kết quả tìm kiếm không có TTHC trùng tên, thực hiện rà soát với TTHC tiếp theo.

- Trường hợp kết quả tìm kiếm hiển thị 1 hoặc nhiều TTHC trùng tên, thực hiện đối chiếu từng TTHC nếu có 1 TTHC trùng mã số và đang công khai thì hủy công khai TTHC trùng mã số, đánh dấu (). Sau đó xóa những TTHC không trùng mã số.

c) Xóa TTHC không có trong danh sách TTHC quan tâm

Tìm kiếm TTHC theo trạng thái không được đánh dấu () và thực hiện thao tác xóa những TTHC này./.