Tổng quan về Công văn 1059/CTTPHCM-TTHT năm 2021

Công văn 1059/CTTPHCM-TTHT do Cục Thuế thành phố Hồ Chí Minh ban hành năm 2021 hướng dẫn về việc đăng ký chữ viết và dấu phân cách chữ số trên hóa đơn điện tử. Đây là văn bản hướng dẫn nghiệp vụ quan trọng, giúp các doanh nghiệp và tổ chức kinh tế trên địa bàn thực hiện đúng các quy định về hình thức, thể thức trình bày của hóa đơn điện tử, đảm bảo tính pháp lý và sự đồng bộ với hệ thống dữ liệu của cơ quan thuế.

Quy định về chữ viết hiển thị trên hóa đơn điện tử

Theo các quy định pháp luật hiện hành về hóa đơn và hướng dẫn tại công văn, chữ viết hiển thị trên hóa đơn điện tử phải tuân thủ nghiêm ngặt các nguyên tắc sau:

• Chữ viết hiển thị trên hóa đơn điện tử bắt buộc phải là tiếng Việt có dấu, bảo đảm đúng chuẩn bộ mã ký tự tiếng Việt theo quy định của pháp luật.
• Trong trường hợp doanh nghiệp có nhu cầu ghi thêm chữ nước ngoài để phục vụ hoạt động giao thương quốc tế hoặc đối tác nước ngoài, chữ nước ngoài phải được đặt bên phải trong ngoặc đơn hoặc đặt ngay dưới dòng tiếng Việt và phải có cỡ chữ nhỏ hơn chữ tiếng Việt.
• Ngôn ngữ thể hiện trên hóa đơn phải rõ ràng, nhất quán, không được viết tắt tùy tiện dẫn đến việc hiểu sai lệch nội dung của nghiệp vụ kinh tế phát sinh.

Quy định về dấu phân cách chữ số trên hóa đơn điện tử

Dấu phân cách chữ số là yếu tố kỹ thuật quan trọng trên hóa đơn nhằm đảm bảo tính chính xác của giá trị số tiền và số lượng hàng hóa. Quy định cụ thể bao gồm:

• Chữ số hiển thị trên hóa đơn phải là chữ số Ả-rập (0, 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9).
• Theo chuẩn mực kế toán và quy định về hóa đơn của Việt Nam, dấu phân cách hàng nghìn, hàng triệu, hàng tỷ, hàng nghìn tỷ, hàng triệu tỷ, hàng tỷ tỷ phải là dấu chấm (.); dấu phân cách sau chữ số hàng đơn vị là chữ số thập phân phải là dấu phẩy (,).
• Đối với các doanh nghiệp sử dụng phần mềm kế toán hoặc phần mềm hóa đơn điện tử theo tiêu chuẩn quốc tế, có thiết lập dấu phân cách ngược lại (dùng dấu phẩy làm dấu phân cách hàng nghìn và dấu chấm làm dấu phân cách chữ số thập phân), doanh nghiệp phải đảm bảo hệ thống hiển thị rõ ràng, thống nhất và không gây hiểu nhầm cho người mua cũng như cơ quan thuế.
• Doanh nghiệp cần chủ động thực hiện việc thiết lập, đăng ký hoặc thông báo với cơ quan thuế quản lý trực tiếp về định dạng dấu phân cách chữ số áp dụng trên hóa đơn điện tử của đơn vị mình để đảm bảo tính hợp lệ trong suốt quá trình sử dụng.

Ý nghĩa thực tiễn và lưu ý quan trọng đối với doanh nghiệp

Việc áp dụng đúng hướng dẫn về chữ viết và dấu phân cách chữ số mang lại nhiều lợi ích thiết thực và hạn chế rủi ro pháp lý cho doanh nghiệp:

• Tránh rủi ro bị từ chối khấu trừ thuế: Hóa đơn điện tử không tuân thủ đúng định dạng chữ viết hoặc dấu phân cách chữ số theo quy định có thể bị coi là hóa đơn không hợp lệ, dẫn đến việc người mua không được khấu trừ thuế giá trị gia tăng (GTGT) hoặc không được tính vào chi phí được trừ khi xác định thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN).
• Đồng bộ hóa hệ thống công nghệ thông tin: Doanh nghiệp cần phối hợp chặt chẽ với các tổ chức cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử để cấu hình hệ thống phần mềm chuẩn xác ngay từ khâu khởi tạo, tránh việc phải điều chỉnh, hủy bỏ hoặc thay thế hóa đơn đã lập.
• Trách nhiệm giải trình của doanh nghiệp: Khi có sự kiểm tra, thanh tra thuế, doanh nghiệp có nghĩa vụ cung cấp các tài liệu, hồ sơ kỹ thuật liên quan đến phần mềm kế toán và phần mềm hóa đơn điện tử để chứng minh tính nhất quán và hợp pháp của các ký tự, chữ số hiển thị trên hóa đơn.