- Giới thiệu chung về Công văn 1045/GLA-QLDN1

Công văn số 1045/GLA-QLDN1 do Cục Thuế tỉnh Gia Lai ban hành năm 2025 là văn bản hướng dẫn nghiệp vụ quan trọng dành cho các doanh nghiệp và tổ chức kinh tế trên địa bàn tỉnh. Văn bản này tập trung giải quyết các vướng mắc phát sinh liên quan đến việc điều chỉnh hóa đơn đã lập khi các bên tiến hành thanh lý hợp đồng thuê đất trước thời hạn. Hướng dẫn này đảm bảo việc thực hiện nghĩa vụ thuế và quản lý hóa đơn, chứng từ tuân thủ đúng các quy định pháp luật hiện hành, đặc biệt là Luật Quản lý thuế và các nghị định về hóa đơn điện tử.

- Nguyên tắc điều chỉnh hóa đơn khi thanh lý hợp đồng thuê đất trước thời hạn

Khi chấm dứt hoặc thanh lý hợp đồng thuê đất trước thời hạn, việc xử lý hóa đơn đã lập phải tuân thủ các nguyên tắc cốt lõi sau:

• Căn cứ pháp lý thực tế: Việc điều chỉnh hóa đơn phải dựa trên các văn bản pháp lý có hiệu lực như Biên bản thanh lý hợp đồng thuê đất, Quyết định thu hồi đất của cơ quan nhà nước có thẩm quyền, hoặc văn bản thỏa thuận chấm dứt hợp đồng hợp pháp giữa các bên.
• Tính chính xác của nghĩa vụ tài chính: Các bên phải xác định rõ ràng, chính xác số tiền thuê đất thực tế phát sinh tính đến thời điểm thanh lý và số tiền chênh lệch cần hoàn trả hoặc bù trừ do không tiếp tục thực hiện hợp đồng.
• Tuân thủ quy định về hóa đơn điện tử: Việc lập hóa đơn điều chỉnh phải thực hiện theo đúng quy định tại Điều 19 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP của Chính phủ và các văn bản hướng dẫn thi hành. Hóa đơn điều chỉnh phải phản ánh đúng bản chất giao dịch giảm doanh thu và giảm thuế tương ứng.

- Quy trình và phương pháp xử lý hóa đơn cụ thể

Cục Thuế tỉnh Gia Lai hướng dẫn chi tiết phương pháp xử lý hóa đơn đối với từng trường hợp thanh toán tiền thuê đất cụ thể:

• Đối với trường hợp thuê đất trả tiền một lần cho cả thời gian thuê: Khi thanh lý hợp đồng trước hạn, bên cho thuê đất phải lập hóa đơn điều chỉnh giảm giá trị dịch vụ đã cung cấp. Trên hóa đơn điều chỉnh phải ghi rõ nội dung điều chỉnh giảm doanh thu và giảm thuế giá trị gia tăng (GTGT) tương ứng với khoảng thời gian còn lại của hợp đồng mà bên thuê không tiếp tục sử dụng đất.
• Đối với trường hợp thuê đất trả tiền định kỳ (hàng năm, hàng quý): Trường hợp doanh nghiệp đã xuất hóa đơn và kê khai nộp thuế cho kỳ hiện tại nhưng hợp đồng bị thanh lý giữa chừng, bên cho thuê thực hiện lập hóa đơn điều chỉnh giảm cho phần thời gian không sử dụng đất còn lại trong kỳ thanh toán đó.
• Yêu cầu về nội dung trên hóa đơn điều chỉnh: Hóa đơn điều chỉnh phải ghi rõ: "Điều chỉnh giảm doanh thu và thuế GTGT cho hóa đơn số... ký hiệu... ngày... tháng... năm... do thanh lý hợp đồng thuê đất trước thời hạn theo Biên bản thanh lý số... ngày...".

- Hướng dẫn kê khai thuế và hạch toán kế toán liên quan

Việc lập hóa đơn điều chỉnh do thanh lý hợp đồng thuê đất trước thời hạn làm thay đổi nghĩa vụ thuế của cả hai bên, yêu cầu các doanh nghiệp phải thực hiện kê khai điều chỉnh như sau:

• Đối với bên cho thuê đất (bên lập hóa đơn): Căn cứ vào hóa đơn điều chỉnh giảm đã ký số giữa hai bên, bên cho thuê thực hiện kê khai giảm doanh thu tính thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN) và giảm thuế GTGT đầu ra tại kỳ tính thuế phát sinh hóa đơn điều chỉnh.
• Đối với bên thuê đất (bên nhận hóa đơn): Bên thuê đất có nghĩa vụ kê khai giảm thuế GTGT đầu vào tương ứng (nếu đã thực hiện khấu trừ trước đó) và giảm chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế TNDN đối với phần tiền thuê đất được hoàn trả hoặc giảm trừ.
• Hạch toán kế toán: Các bên căn cứ vào hóa đơn điều chỉnh và chứng từ hoàn tiền để thực hiện hạch toán giảm doanh thu, giảm chi phí, giảm các khoản phải thu/phải trả theo đúng chế độ kế toán doanh nghiệp hiện hành (Thông tư 200/2014/TT-BTC hoặc Thông tư 133/2016/TT-BTC).

- Những lưu ý quan trọng nhằm đảm bảo tính tuân thủ

Để tránh các rủi ro pháp lý và xử phạt vi phạm hành chính về thuế, Cục Thuế tỉnh Gia Lai khuyến nghị người nộp thuế lưu ý các điểm sau:

• Hoàn thiện hồ sơ pháp lý: Doanh nghiệp phải lưu trữ đầy đủ bộ hồ sơ liên quan đến việc thanh lý hợp đồng thuê đất, bao gồm hợp đồng gốc, biên bản thanh lý, biên bản bàn giao lại đất, chứng từ thanh toán/hoàn trả tiền và hóa đơn điều chỉnh để phục vụ công tác thanh tra, kiểm tra thuế sau này.
• Không tự ý hủy hóa đơn trái quy định: Đối với các hợp đồng thuê đất đã thực hiện một phần thời gian, doanh nghiệp tuyệt đối không được thực hiện thủ tục hủy hóa đơn đã lập mà bắt buộc phải thực hiện phương thức lập hóa đơn điều chỉnh theo quy định.
• Thời hạn lập hóa đơn: Hóa đơn điều chỉnh phải được lập ngay khi các bên hoàn tất thủ tục ký kết biên bản thanh lý hợp đồng và xác định xong nghĩa vụ tài chính phát sinh.