Công văn 10394/TCHQ-TXNK được Tổng cục Hải quan ban hành năm 2015 nhằm hướng dẫn việc xử lý và trả lại hồ sơ đề nghị xác định trước mã số đối với hàng hóa xuất khẩu, nhập khẩu không đủ điều kiện hoặc thiếu thông tin theo quy định pháp luật.

- Lý do trả lại hồ sơ xác định trước mã số

Theo nội dung hướng dẫn, Tổng cục Hải quan thực hiện việc trả lại hồ sơ cho doanh nghiệp trong các trường hợp cụ thể sau:

• Hồ sơ đề nghị xác định trước mã số của doanh nghiệp không đầy đủ thành phần, không đúng mẫu quy định tại Thông tư số 38/2015/TT-BTC của Bộ Tài chính.
• Thông tin mô tả về hàng hóa trong đơn đề nghị không rõ ràng, thiếu các tài liệu kỹ thuật đi kèm, catalogue, hình ảnh hoặc tài liệu chứng minh bản chất, thành phần cấu tạo và nguyên lý hoạt động của hàng hóa.
• Doanh nghiệp không cung cấp bổ sung thông tin, tài liệu hoặc mẫu hàng hóa đúng thời hạn quy định khi có yêu cầu bằng văn bản từ cơ quan Hải quan.
• Hàng hóa nêu trong đơn đề nghị không thuộc đối tượng hoặc không đáp ứng các tiêu chí, điều kiện để thực hiện thủ tục xác định trước mã số theo quy định pháp luật hiện hành.

- Trách nhiệm của cơ quan Hải quan trong việc xử lý hồ sơ

Công văn đưa ra các chỉ đạo cụ thể đối với các đơn vị hải quan nhằm tối ưu hóa quy trình nghiệp vụ và đảm bảo tính minh bạch:

• Thực hiện kiểm tra, rà soát kỹ lưỡng hồ sơ ngay khi tiếp nhận để kịp thời phát hiện các sai sót hoặc thiếu sót về mặt thông tin, chứng từ.
• Trường hợp hồ sơ không đủ điều kiện xử lý, cơ quan Hải quan phải có văn bản thông báo rõ ràng, nêu cụ thể lý do trả hồ sơ hoặc yêu cầu bổ sung để doanh nghiệp biết và thực hiện.
• Đảm bảo thời hạn giải quyết và trả hồ sơ theo đúng quy trình thủ tục hành chính, tránh gây phiền hà, kéo dài thời gian không cần thiết cho người khai hải quan.

- Khuyến nghị và hướng dẫn đối với doanh nghiệp

Để hạn chế việc bị trả lại hồ sơ và đẩy nhanh tiến độ xác định trước mã số, doanh nghiệp cần lưu ý các điểm sau:

• Nghiên cứu kỹ các quy định pháp luật về hải quan để chuẩn bị đầy đủ các chứng từ, tài liệu kỹ thuật liên quan đến hàng hóa cần xác định trước mã số.
• Mô tả chi tiết, chính xác về tên gọi thương mại, tên khoa học, công dụng, thành phần cấu tạo, thông số kỹ thuật và quy trình sản xuất của sản phẩm.
• Chủ động phối hợp chặt chẽ với cơ quan Hải quan để giải trình, cung cấp thêm thông tin hoặc mẫu thử khi có yêu cầu từ phía cơ quan quản lý.