Kính gửi: Trưởng phòng Giáo dục & Đào tạo

Thực hiện Công văn số 6408/BGD&ĐT-GDTrH ngày 25.07.2006 và Công văn số 12156/BGD&ĐT-GDTrH ngày 30.10.2006 của Bộ Giáo dục và Đào tạo về việc "Hoàn thiện và quản lý cấp phát bằng tốt nghiệp THCS năm 2006", Sở Giáo dục và Đào tạo hướng dẫn việc hoàn thiện nội dung trên bằng, quản lý và tổ chức cấp phát bằng với những nội dung như sau:

I. NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ QUẢN LÝ CẤP PHÁT BẰNG

Căn cứ Luật Giáo dục năm 2005, tại khoản 2, Điều 31 đã quy định: "Học sinh học hết chương trình trung học cơ sở có đủ điều kiện theo quy định của Bộ trưởng Bộ Giáo dục và Đào tạo thì được Trưởng phòng giáo dục và đào tạo … cấp bằng tốt nghiệp trung học cơ sở". Vì vậy, từ năm 2005 - 2006, Sở GD&ĐT chuyển giao công tác quản lý cấp phát bằng THCS cho các phòng GD&ĐT quận huyện với các yêu cầu sau:

1. Đề nghị cấp có thẩm quyền cho phép khắc dấu "Phòng Giáo dục và Đào tạo" của cấp quận, huyện (dấu ướt và dấu nổi) để đóng dấu vào những chỗ quy định trên bằng tốt nghiệp THCS.

2. Chọn người viết nội dung trên bằng tốt nghiệp THCS (nếu chưa có đầy đủ điều kiện để in bằng) theo các phương án sau:

- Phương án 1: Phòng GD&ĐT trực tiếp chọn người viết chữ đẹp, duyệt và lưu giữ mẫu chữ người được chọn viết bằng tốt nghiệp THCS.

- Phương án 2: Giao cho từng trường THCS chọn người viết chữ đẹp, Trưởng phòng GD&ĐT duyệt và lưu giữ mẫu chữ những người được chọn viết bằng tốt nghiệp THCS tại các trường.

3. Bố trí 1 cán bộ phụ trách công tác quản lý cấp phát văn bằng tại phòng GD&ĐT.

II. HOÀN THIỆN NỘI DUNG TRÊN BẰNG TỐT NGHIỆP, BẢN SAO BẰNG TỐT NGHIỆP

1. Hoàn thiện bằng tốt nghiệp

Bằng tốt nghiệp THCS có 2 trang bìa (trang 1 và trang 4) và 2 trang nội dung (trang 2 và trang 3).

Trang 2: in từ trên xuống dưới gồm 2 dòng đậm:

- Tên Sở GD&ĐT (Cỡ chữ 13);

- Tên Phòng GD&ĐT (Cỡ chữ 13);

Ví dụ: SỞ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

THÀNH PHỐ ĐÀ NẴNG

PHÒNG GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO

QUẬN THANH KHÊ

- Màu mực in nội dung trên bằng tốt nghiệp và bản sao là màu đen;

- Các chữ và số ghi trên bằng có cỡ chữ tương đương với cỡ chữ 12 hoặc 13, kiểu chữ Vntime của máy vi tính, không in nghiêng.

- Không sửa chữa hoặc tẩy xóa bằng tốt nghiệp, nếu in sai nội dung trên văn bằng thì phải in lại trên phôi mới.

- Ảnh cỡ 3 x 4 cm của học sinh được dán trong ô đóng khung ở trang 2; đóng dấu nổi của Phòng GD&ĐT vào góc phải dưới ảnh.

- Số hiệu bằng: Sở GD&ĐT quy định số hiệu bằng cho từng quận, huyện và quản lý thống nhất trong từng năm cấp bằng, số hiệu được đóng bằng dấu mực màu đỏ.

Ví dụ: Huyện Hòa Vang có số hiệu từ 0005100 đến 0007450.

- Vào sổ cấp bằng số: là số thứ tự ghi trên sổ cấp bằng do nhà trường lập và quản lý để phát bằng cho người được công nhận tốt nghiệp, mẫu số cấp bằng thực hiện như những năm trước.

- Ngày vào sổ cấp bằng: là ngày phát bằng cho học sinh.

Số vào sổ cấp bằng và ngày vào sổ, do nhà trường ghi trực tiếp khi phát bằng cho học sinh.

Trang 3: in các nội dung từ trên xuống dưới như trang 2, chữ đứng, gồm:

- Họ và tên: Họ, tên đệm (nếu có), tên của người học được cấp bằng căn cứ không thống nhất về họ, tên đệm, tên ghi trên giấy khai sinh và hồ sơ của người học. Nếu có sự không thống nhất về họ, tên đệm, tên ghi trên sổ hộ tịch và hồ sơ học sinh thì người học được thông báo và tự chịu trách nhiệm điều chỉnh cho thống nhất về họ, tên đệm, tên trên các loại giấy tờ; đề nghị cơ sở giáo dục sửa chữa trước khi hoàn chỉnh gửi danh sách về Sở GD&ĐT để hoàn thiện văn bằng tốt nghiệp (Họ, tên đệm, tên được in đậm bằng kiểu chữ VnTimeH, cỡ chữ 12 hoặc 13);

Ví dụ: NGUYỄN VĂN ĐÔNG

- Ngày sinh: ghi đầy đủ ngày, tháng, năm sinh bằng chữ số;

- Giới tính: ghi nam hoặc nữ.

- Nơi sinh: ghi tên đơn vị hành chính cấp huyện, tỉnh (thành phố trực thuộc trung ương), căn cứ vào nơi sinh ghi trên giấy khai sinh.

Ví dụ: Sinh tại Bệnh viện thành phố Đà Nẵng thì ghi nơi sinh là: thành phố Đà Nẵng.

- Nơi học: ghi tên cơ sở giáo dục nơi học lớp 9 (ghi rõ trường THCS, Trung tâm GDTX, trường văn hóa quân đội …, vì chỉ có 1 loại bằng tốt nghiệp THCS chung cho cả học sinh phổ thông và GDTX).

Ví dụ: Trường THCS Trưng Vương, TP Đà Nẵng.

Nếu nội dung ghi trên các dòng nơi sinh, nơi học quá dài, có thể điều chỉnh cỡ chữ nhỏ hơn để ghi đầy đủ nội dung nhưng phải đủ rõ, dễ đọc.

- Tốt nghiệp ngày, tháng, năm và xếp loại tốt nghiệp: ghi theo ngày ký duyệt công nhận và xếp loại tốt nghiệp của Trưởng phòng GD&ĐT.

- Dòng ngày, tháng, năm trên dòng chữ Trưởng phòng ghi theo ngày ký duyệt công nhận tốt nghiệp;

- Trưởng phòng ký trực tiếp vào bằng tốt nghiệp; đóng dấu chữ họ, tên; đóng con dấu ướt của Phòng GD&ĐT lên 1/3 bên trái chữ ký; mực dấu màu đỏ.

2. Hoàn thiện bản sao bằng tốt nghiệp

Thực hiện như hoàn thiện bằng tốt nghiệp.

3. Công việc cụ thể của phòng GD&ĐT và cơ sở giáo dục trong hoàn thiện bằng tốt nghiệp THCS

a) Phòng GD&ĐT:

- Duyệt danh sách người học được công nhận tốt nghiệp THCS ở tất cả các cơ sở giáo dục thuộc thẩm quyền cấp phát theo mẫu của Sở GD&ĐT, danh sách này cần được kiểm tra cẩn thận nhằm tránh sai sót khi hoàn thiện văn bằng; trường hợp phát hiện có sai lệch trong danh sách công nhận tốt nghiệp phải yêu cầu cơ sở giáo dục điều chỉnh ngay cho đúng;

- Tiếp nhận phôi bằng do Sở GD&ĐT chuyển giao.

- Hoàn thiện các khâu: In hoặc viết các nội dung trên bằng, kiểm dò, dán ảnh lên bằng và đóng dấu nổi của Phòng GD&ĐT lên ảnh theo quy định.

- Trưởng phòng GD&ĐT ký cấp bằng và đóng dấu phòng GD&ĐT theo quy định.

- Chuyển giao bằng tốt nghiệp đã hoàn thiện về từng cơ sở giáo dục theo danh sách được công nhận tốt nghiệp.

b) Cơ sở giáo dục: (trường THCS, Trung tâm GDTX-HN)

- Tiếp nhận văn bằng đã hoàn thiện do Phòng GD&ĐT chuyển giao;

- Phát bằng tốt nghiệp cho người học ở cơ sở giáo dục theo danh sách được công nhận tốt nghiệp; người phát bằng tốt nghiệp và bản sao bằng tốt nghiệp phải ghi trực tiếp số vào sổ cấp bằng, ngày, tháng, năm vào sổ cấp bằng khi phát bằng cho người được công nhận tốt nghiệp. Cơ sở giáo dục có trách nhiệm ghi đầy đủ các thông tin về bằng tốt nghiệp của người học ở cơ sở giáo dục vào sổ đăng bộ.

c) Đối với người được công nhận tốt nghiệp: Khi nhận văn bằng hoặc bản sao văn bằng phải kiểm tra để phát hiện sai sót (nếu có) và trực tiếp ký nhận vào sổ cấp văn bằng (người được ủy quyền nhận văn bằng hộ người được cấp phát, phải có đầy đủ thủ tục ủy quyền và cũng phải ký nhận trực tiếp vào sổ).

d) Cơ sở giáo dục trực thuộc Sở GD&ĐT:

- Trường THCS Nguyễn Khuyến giao cho Phòng GD&ĐT quận Hải Châu xét duyệt và cấp bằng tốt nghiệp THCS.

- Các Trung tâm GDTX-HN quận, huyện giao cho các Phòng GD&ĐT các quận, huyện xét duyệt và cấp bằng tốt nghiệp THCS của quận, huyện đó.

- Trung tâm GDTX thành phố giao cho Phòng GD&ĐT quận Sơn Trà xét duyệt và cấp bằng tốt nghiệp THCS.

4. Chi phí cho công tác hoàn thiện, quản lý và cấp phát bằng

Sử dụng kinh phí từ nguồn học phí chi trả cho công tác hoàn thiện, quản lý và cấp phát văn bằng, cụ thể như sau:

Kinh phí hoàn thiện một văn bằng THCS: 1500 đ

(Trong đó: 1000 đ dành chi trả cho tất cả các khâu hoàn thiện một văn bằng và 500 đ để sử dụng trong việc thanh lý phôi hỏng)

III. QUẢN LÝ VÀ TỔ CHỨC CẤP PHÁT BẰNG TỐT NGHIỆP, BẢN SAO BẰNG TỐT NGHIỆP

Bằng tốt nghiệp THCS chỉ cấp một lần sau khi được công nhận tốt nghiệp; người mất bằng tốt nghiệp hoặc có yêu cầu sẽ được cấp bản sao thay cho bản chính. Bằng tốt nghiệp và bản sao có giá trị pháp lý như nhau; người học có thể xuất trình bản sao bằng tốt nghiệp thay cho bản chính khi cần sử dụng.

1. Phôi bằng

Phôi bằng tốt nghiệp THCS được Bộ GD&ĐT duyệt cấp đúng theo số lượng học sinh được công nhận tốt nghiệp. Vì vậy, trong quá trình hoàn thiện bằng, cần tránh hư hỏng nhiều vì Bộ chỉ cho phép số phôi hư hỏng không quá 3/1000 (ba phần nghìn) số phôi được cấp.

2. Tiếp nhận, quản lý phôi văn bằng, phôi bản sao văn bằng, văn bằng và bản sao văn bằng tốt nghiệp đã hoàn thiện.

a. Tiếp nhận:

- Phòng GD&ĐT là cơ quan trực tiếp nhận phôi bằng tốt nghiệp THCS và phôi bản sao của bằng tốt nghiệp THCS từ Sở GD&ĐT;

- Người được giao nhiệm vụ nhận phôi bằng, khi đến nhận phải xuất trình đủ các giấy tờ sau:

+ Giấy giới thiệu của Phòng GD&ĐT, trong đó ghi rõ số lượng phôi bằng và bản sao văn bằng.

+ Bảng kê số lượng người học được công nhận tốt nghiệp THCS của quận, huyện, có xác nhận của Trưởng Phòng GD&ĐT.

- Sau khi nhận phôi từ Sở GD&ĐT về, người đi nhận phải bàn giao để nhập kho các loại phôi. Biên bản bàn giao phải có đủ chữ ký của người giao, người nhận và có đại diện Thanh tra phòng GD&ĐT.

b) Giao nhận phôi bằng tốt nghiệp THCS:

Hằng năm, Sở sẽ có văn bản thông báo lịch cấp phát phôi bằng cho các phòng GD&ĐT.

c) Cấp bản sao văn bằng:

Sở giao cho các phòng GD&ĐT quận, huyện thực hiện việc cấp bản sao bằng tốt nghiệp THCS cho những người học được công nhận tốt nghiệp THCS kể từ năm học 2005 - 2006. Sở tiếp tục thực hiện việc cấp bản sao bằng tốt nghiệp THCS cho những người học được công nhận tốt nghiệp THCS trước năm học 2005 - 2006.

d) Quản lý:

- Phôi bằng tốt nghiệp, phôi bản sao bằng tốt nghiệp, bằng và bản sao đã hoàn thiện phải được các cấp quản lý giáo dục, các cơ sở giáo dục quản lý chặt chẽ và bảo quản cẩn thận.

- Mỗi cấp quản lý giáo dục có một bộ phận quản lý cấp phát văn bằng; mỗi cơ sở giáo dục có một cán bộ làm nhiệm vụ quản lý cấp phát văn bằng. Việc bố trí cán bộ làm nhiệm vụ quản lý cấp phát văn bằng phải lựa chọn những người có phẩm chất đạo đức tốt, trung thực, thói quen làm việc cẩn thận và có tinh thần trách nhiệm cao trong công tác.

- Lãnh đạo các cơ quan quản lý giáo dục, các cơ sở giáo dục phải coi trọng việc bảo đảm đầy đủ cơ sở vật chất phục vụ cho công tác quản lý và bảo quản bằng tốt nghiệp, bản sao bằng tốt nghiệp.

- Khi tiếp nhận, bàn giao phôi bằng, phôi bản sao bằng, bằng và bản sao bằng tốt nghiệp đã hoàn thiện giữa các cá nhân hoặc các cơ quan quản lý, giữa cơ quan quản lý với cơ sở giáo dục phải ghi đầy đủ vào sổ cấp phát có kèm theo biên bản bàn giao của từng lần cấp phát, chuyển giao.

- Phôi bằng, phôi bản sao, bằng tốt nghiệp và bản sao bằng tốt nghiệp đã hoàn thiện phải được bảo quản chu đáo. Trường hợp bằng hoặc bản sao bằng tốt nghiệp bị mất mát, cơ quan quản lý hoặc cơ sở giáo dục phải báo cáo với cơ quan Công an từ cấp xã trở lên để làm rõ nguyên nhân; lập biên bản (ghi rõ nguyên nhân mất, trách nhiệm thuộc về ai, số lượng bằng hoặc bản sao bị mất, các biện pháp đã giải quyết, các biện pháp giải quyết tiếp) có xác nhận của Công an và báo cáo với Sở GD&ĐT. Khi đề nghị cấp bù số lượng bị mất, Phòng GD&ĐT có văn bản đề nghị với Sở GD&ĐT, gửi kèm theo biên bản.

Về việc đổi phôi bằng: Những trường hợp bằng bị hỏng do lỗi kỹ thuật in ấn, viết hoặc vì bất kỳ lý do nào khác, Phòng GD&ĐT phải lập biên bản xác nhận đúng số lượng, lý do bị hỏng và báo cáo bằng văn bản với Sở GD&ĐT. Khi đề nghị cấp bù số phôi bằng bị hỏng, phải có công văn đề nghị kèm theo biên bản nói trên và nộp lại các phôi bằng bị hỏng (Biên bản xác nhận phải có đủ chữ ký của Lãnh đạo Phòng, Thanh tra Phòng GD&ĐT, Tổ trưởng tổ phổ thông hoặc đại diện bộ phận tổ chức hoàn thiện bằng).

Nhận được công văn này, các Phòng GD&ĐT cần hướng dẫn cho các trường THCS thuộc phạm vi quản lý và bộ phận cấp phát văn bằng tổ chức thực hiện. Trong quá trình thực hiện, nếu có vướng mắc cần kịp thời báo cáo với Sở GD&ĐT (Phòng GDTrH) để hướng dẫn giải quyết.