Giới thiệu về Công văn 10189/CT-QTTVAC

Công văn 10189/CT-QTTVAC được ban hành bởi Cục Thuế thành phố Hồ Chí Minh nhằm hướng dẫn chi tiết cho các doanh nghiệp, tổ chức và cá nhân kinh doanh về cách ghi chỉ tiêu ngày, tháng, năm trên hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ. Đây là văn bản hướng dẫn nghiệp vụ quan trọng giúp tháo gỡ các vướng mắc thực tế của người nộp thuế trong quá trình lập hóa đơn, đảm bảo tính pháp lý và tránh các sai sót không đáng có dẫn đến việc hóa đơn bị cơ quan thuế từ chối hoặc xử phạt.

Các nội dung hướng dẫn cốt lõi về cách viết ngày, tháng, năm trên hóa đơn

Văn bản tập trung làm rõ các nguyên tắc và cách thức thể hiện ngày, tháng, năm trên hóa đơn nhằm đảm bảo tính rõ ràng, minh bạch và tạo điều kiện thuận lợi nhất cho doanh nghiệp:

• Nguyên tắc ghi nhận đầy đủ thông tin thời gian: Khi lập hóa đơn, người bán bắt buộc phải ghi đầy đủ các thông tin về ngày, tháng, năm lập hóa đơn. Việc xác định chính xác thời điểm này là cơ sở pháp lý quan trọng để xác định nghĩa vụ khai thuế, nộp thuế và khấu trừ thuế theo đúng quy định của pháp luật về quản lý thuế.
• Cách viết đối với các chữ số đơn lẻ: Đối với các ngày hoặc tháng chỉ có một chữ số (từ ngày 1 đến ngày 9, hoặc tháng 1, tháng 2), người lập hóa đơn nên viết thêm chữ số "0" phía trước (ví dụ: ngày 01, ngày 02, tháng 01, tháng 02). Cách viết này giúp thông tin rõ ràng, tránh việc bị đối tượng khác cố ý sửa chữa, chèn thêm chữ số khác làm thay đổi thời gian lập hóa đơn gốc.
• Chấp nhận các định dạng viết tắt và viết bằng số: Để phù hợp với xu hướng hiện đại hóa, đặc biệt là việc áp dụng hóa đơn điện tử và hóa đơn tự in từ phần mềm máy tính, Cục Thuế chấp nhận các cách viết ngày, tháng, năm bằng số dạng rút gọn hoặc sử dụng các ký tự phân cách (ví dụ: DD/MM/YYYY hoặc DD-MM-YYYY). Điều kiện tiên quyết là cách viết này phải đảm bảo người đọc hiểu rõ, chính xác ngày, tháng, năm và không gây ra bất kỳ sự nhầm lẫn nào về mặt thời gian.
• Tính hợp lệ của hóa đơn khi có cách viết linh hoạt: Các hóa đơn đã lập có cách ghi ngày, tháng, năm rõ ràng, phản ánh đúng thực tế nghiệp vụ kinh tế phát sinh và không làm sai lệch thời điểm xác định nghĩa vụ thuế thì vẫn được coi là hóa đơn hợp lệ. Doanh nghiệp mua hàng vẫn được sử dụng các hóa đơn này để khấu trừ thuế giá trị gia tăng (GTGT) đầu vào và tính vào chi phí được trừ khi xác định thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN).

Khuyến nghị và lưu ý quan trọng dành cho người nộp thuế

Để hạn chế tối đa các rủi ro pháp lý và tranh chấp với cơ quan quản lý thuế, doanh nghiệp cần lưu ý các điểm sau khi thể hiện ngày, tháng, năm trên hóa đơn:

• Thống nhất định dạng hiển thị: Doanh nghiệp nên quy định thống nhất một định dạng viết ngày, tháng, năm trên toàn bộ hệ thống hóa đơn của mình (đặc biệt là cấu hình trên phần mềm hóa đơn điện tử) để tạo sự đồng bộ, chuyên nghiệp và dễ dàng trong công tác lưu trữ, tra cứu, kiểm tra.
• Tuyệt đối không tẩy xóa, sửa chữa: Đối với các loại hóa đơn giấy (nếu còn sử dụng theo quy định chuyển tiếp), tuyệt đối không được tẩy xóa, sửa chữa thông tin ngày, tháng, năm. Mọi sai sót về ngày tháng trên hóa đơn phải được xử lý bằng cách hủy bỏ, lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế theo đúng quy định pháp luật hiện hành về hóa đơn.
• Đảm bảo tính nhất quán về thời điểm: Người lập hóa đơn cần kiểm tra kỹ lưỡng để đảm bảo ngày lập hóa đơn hiển thị trên mặt hóa đơn phù hợp với thời điểm chuyển giao quyền sở hữu, sử dụng hàng hóa hoặc hoàn thành dịch vụ theo quy định của Luật Thuế.