Giới thiệu về Công văn 1003/TCT/PCCS

Công văn 1003/TCT/PCCS do Tổng cục Thuế ban hành nhằm hướng dẫn chi tiết về thời gian lưu trữ đối với các loại hóa đơn có in sẵn mệnh giá (như vé xe, vé xem phim, thẻ cào điện thoại, và các loại ấn chỉ có mệnh giá khác). Đây là văn bản nghiệp vụ quan trọng giúp các doanh nghiệp, tổ chức kinh doanh xác định rõ thời hạn bảo quản, lưu trữ cũng như thủ tục tiêu hủy hóa đơn đúng quy định pháp luật về kế toán và thuế.

Quy định về thời gian lưu trữ hóa đơn có in sẵn mệnh giá

Theo nội dung hướng dẫn của Tổng cục Thuế, thời gian lưu trữ hóa đơn có in sẵn mệnh giá được phân loại cụ thể dựa trên trạng thái sử dụng của hóa đơn:

• Đối với hóa đơn đã lập, đã sử dụng: Các hóa đơn có in sẵn mệnh giá đã được xuất bán cho khách hàng, đã thanh toán và ghi nhận vào sổ sách kế toán được xác định là chứng từ kế toán sử dụng trực tiếp để ghi sổ kế toán và lập báo cáo tài chính. Do đó, thời gian lưu trữ bắt buộc đối với loại hóa đơn này là tối thiểu 10 năm theo quy định của Luật Kế toán.
• Đối với hóa đơn chưa sử dụng, bị hỏng hoặc hết giá trị sử dụng: Các loại hóa đơn, vé, thẻ có in sẵn mệnh giá nhưng chưa qua sử dụng, bị rách nát, hỏng hóc hoặc hết hạn sử dụng không tiếp tục lưu hành thì không bắt buộc phải lưu trữ 10 năm. Doanh nghiệp được phép tiến hành thủ tục hủy hóa đơn theo quy định của pháp luật về thuế.

Thủ tục và quy trình tiêu hủy hóa đơn có in sẵn mệnh giá hết giá trị sử dụng

Để đảm bảo tính pháp lý khi xử lý các hóa đơn có in sẵn mệnh giá không còn giá trị sử dụng, doanh nghiệp phải thực hiện đầy đủ các bước sau:

• Thành lập Hội đồng hủy hóa đơn: Doanh nghiệp phải ra quyết định thành lập Hội đồng hủy hóa đơn gồm đại diện ban lãnh đạo, bộ phận kế toán và các thành viên liên quan.
• Lập bảng kiểm kê hóa đơn cần hủy: Hội đồng phải lập bảng kê chi tiết các hóa đơn cần hủy, ghi rõ tên hóa đơn, ký hiệu mẫu hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số lượng hóa đơn hủy (từ số... đến số...).
• Lập biên bản tiêu hủy hóa đơn: Biên bản phải có chữ ký đầy đủ của các thành viên Hội đồng hủy hóa đơn và được lưu trữ tại doanh nghiệp.
• Thông báo kết quả hủy hóa đơn: Doanh nghiệp phải gửi thông báo kết quả hủy hóa đơn đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp theo đúng thời hạn quy định.

Thời hạn lưu trữ hồ sơ tiêu hủy hóa đơn

Mặc dù các hóa đơn chưa sử dụng hoặc hết giá trị sử dụng được phép tiêu hủy, tuy nhiên, toàn bộ hồ sơ liên quan đến việc tiêu hủy (bao gồm Quyết định thành lập Hội đồng hủy hóa đơn, Bảng kiểm kê hóa đơn cần hủy, Biên bản hủy hóa đơn, Thông báo kết quả hủy hóa đơn) phải được lưu trữ tại doanh nghiệp trong thời hạn ít nhất là 10 năm kể từ ngày thực hiện tiêu hủy để phục vụ công tác thanh tra, kiểm tra của cơ quan có thẩm quyền.

Trách nhiệm của doanh nghiệp và chế tài xử phạt

Doanh nghiệp có nghĩa vụ quản lý chặt chẽ hệ thống hóa đơn có in sẵn mệnh giá từ khâu in ấn, phát hành, sử dụng cho đến khâu lưu trữ và tiêu hủy. Việc làm mất, cháy, hỏng hóa đơn hoặc tiêu hủy hóa đơn không đúng quy trình, không đúng thời hạn lưu trữ quy định sẽ bị xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực kế toán và thuế theo các quy định hiện hành của pháp luật.